Die tutum GmbH ist ein junges Unternehmen, das seit seiner Gründung 2008 in Nürnberg Projekte rund um Dokumentenmanagement, digitale Workflows und Belegerkennung umsetzt. Anfang 2019 kam bei tutum der Wunsch nach Veränderung auf. "Wir wussten alle, dass wir hinter unseren Möglichkeiten blieben, und das wollten wir dringend ändern", erzählt Florian Körber, der Gründer und Geschäftsführer der tutum GmbH. Der Führungskreis hatte sich seinerzeit mit dem Ansatz und gleichnamigen Buch "Scaling Up" von Verne Harnish autodidaktisch beschäftigt, kam damit jedoch nicht wirklich voran.

Der Wunsch der tutum-Kunden ist es, die angebotenen Lösungen möglichst schnell in ihrer täglichen Arbeit nutzen zu können. Das Nürnberger Softwarehaus arbeitete jedoch noch nach dem klassischen Wasserfall-Prinzip: Lösungen werden zunächst konzipiert, dann implementiert und nach drei bis vier Monaten dem Kunden präsentiert. Nicht selten hörten die Projektmanager, dass Kunden mit der Lösung nicht zufrieden waren, dass sie aber auch in der Konzeptionsphase nicht besser mitteilen konnten, was sie wirklich benötigten. Konsequenz war, dass mehrere Schleifen gedreht wurden, was zu längeren Projektlaufzeiten führte.

Florian Körber machte es sich und seinem Team zum Ziel, in der Bearbeitung von Kundenprojekten schneller zu werden und gleichzeitig den Kundenservice zu verbessern. Doch das war nicht das einzige Ziel: "Weiterhin wollten wir Wissensinseln bei einzelnen Teammitgliedern abbauen, unsere Kundennähe verbessern und unsere Schlagkraft erhöhen", ergänzt er.

OKR-Methode muss von allen geübt werden

Bei der Erreichung dieser Ziele sollte ihnen eine externe Beratungsfirma helfen. Dabei stellte Körber fest, dass er keine klassische Unternehmensberatung suchte, die nur Analysen und Konzepte erstellt, ohne den Kunden aktiv einzubeziehen. Seine Wahl fiel daher auf die DigitalWinners GmbH. So konnte tutum im Rahmen gemeinsamer Workshops seine Strategie, Organisationsform und die Prozesse des Unternehmens optimieren und an die Kundenbedürfnisse anpassen.

Gleichzeitig führte tutum mit Hilfe der Digital Winners die Zielmanagementmethode OKR - Objectives and Key Results ein. "Seit der Einführung von OKR sind wir zielgerichteter, klarer und motivierter auf dem Weg zur Marktführerschaft in unserem Umfeld", freut sich Körber. Alle Mitarbeiter bei tutum haben an einem OKR Online-Kurs teilgenommen und sind somit auf demselben Wissensstand, sodass nun das gleiche Verständnis über die Methode gewährleistet ist. Zudem haben zwei Mitarbeiter durch zusätzliche Qualifikationen den Status des OKR Process Owners erlangt: Claudia Weiss und Gerhard Daum, die nun dieses Vorhaben auch steuern.

"Dank OKR konnten wir schnell auf die Veränderungen in der Pandemie-Zeit eingehen und durch die Transparenz das Vertrauen und die Zuversicht der Kolleginnen und Kollegen aufrechterhalten", berichtet Gerhard Daum. Kollegin Claudia Weiss ergänzt: "Seit OKR haben wir einen klaren Fokus auf das Richtige und Wichtige sowie mehr Engagement und Motivation bei den Mitarbeitern."

Sie ergänzt jedoch, dass es auch Stolpersteine gab. Die Erstellung optimaler Objectives und die dazu passenden Key Results ist für die Teams nach wie vor eine Herausforderung, die sich aber bezahlt macht - im Fokus muss dafür der "Outcome" (Nutzen, Wertbeitrag) statt des "Outputs" stehen. Auch der erste Vorstoß für die Erstellung der Team OKR-Sets nach dem bottom-up Ansatz zur Erhöhung der intrinsischen Motivation lief laut Weiss etwas chaotisch ab. "Die Teams waren mit den plötzlichen Freiheitsgraden überfordert. Die OKR-Methode bedarf einfach der Übung durch Anwendung. Im darauffolgenden Zyklus stellten sich sofort Verbesserungen ein, weil wir stetig lernen, die Methodik tiefer zu verankern."

Transformation auf allen Ebenen

Das Denken und Arbeiten in Fachsilos wurde bei tutum durch cross-funktionale Teams, sogenannte Squads, nach dem Spotify-Organisationsmodell, aufgelöst und die Abläufe optimiert. Für die IT-Lösung "digitale Personalakte" bauten die tutum-Mitarbeiter eine Standardlösung, so dass die Kunden nun bereits nach nur drei Wochen mit der kundenspezifisch konfigurierten IT-Lösung arbeiten können. Nachdem die Anwender die Lösung nutzen, können sie jetzt besser mitteilen, was sie gerne noch optimiert haben wollen.

Damit konnten die Nürnberger die Zufriedenheit aller Projektbeteiligten steigern, die der Kunden und die ihrer Mitarbeiter. Mithilfe von OKR lässt sich der Fokus jedes Quartal klar setzen, wodurch nun alle Mitarbeiter abgestimmt am gleichen Strang ziehen, "engagiert und motiviert sind und zur Umsetzung der ambitionierten Ziele beitragen", so Geschäftsführer Körber.

E-Books und Hintergrundinfos zum Thema OKR sind kostenlos verfügbar.