Eine öffentliche Verwaltung funktioniert anders als ein Wirtschaftsunternehmen, und der Führungsstil muss sich daran anpassen. Das ist eines der Learnings, die Florian Gefrörer, IT-Leiter der Stadt Hildesheim, aus seinem Projekt "TransIT: Vom Bottleneck zum Innovationstreiber" mitnimmt. Bei Amtsantritt stellte sich ihm die Aufgabe, die IT für kommende Herausforderungen in der kommunalen Verwaltung wie dem Onlinezugangsgesetz zu rüsten, dabei eine größere Wirtschaftlichkeit zu erzielen und die Fachbereiche in IT-Projekten effektiv zu unterstützen.

Allerdings sah sich der IT-Chef mit Misstrauen, Ängsten, Erwartungen sowie Wünschen der Mitarbeiter konfrontiert. Im ganzheitlichen Change-Management widmete er sich deswegen vor allem diesen Themen. "Die Mitarbeiter sollten die Zukunft der eigenen IT-Abteilung mitgestalten, Ängste verlieren und die Kundenorientierung gewinnen", so der IT-Chef.

In Workshops erarbeiteten sich die Teilnehmer parallel eine Vielzahl von Ansatzpunkten zur Weiterentwicklung der IT-Abteilung: Themen wie die technischen Architekturen und Ausstattungen, notwendige Service-Level, die Organisationsstruktur oder die IT-Sicherheit wurden neu evaluiert und die Transparenz der IT für den Kunden erhöht.

So etablierte sich ein Verfahren für OnlineFeedback durch den Kunden. Ein Live-Zufriedenheitsbarometer zeigt den Mitarbeitern der Stadt die Leistung der IT an. Zwischenergebnisse wie ein Gerätekonzept zur technischen Ausstattung werden mit den Führungskräften diskutiert und in Tests evaluiert. Auch können Kunden in der IT hospitieren, um die Abteilung und die Kollegen besser kennenzulernen.

"Florian Gefrörer überzeugt in seiner Bewerbung mit einem sehr pragmatisch-anpackenden Vorgehen", lautet das Urteil der Jury. "Er hat es geschafft, in kürzester Zeit die Prozesse und Organisationsstruktur innerhalb der IT der Stadt Hildesheim grundlegend zu verbessern, und dabei sogar positive Kosteneffekte erzielt."

Die wirtschaftlichen Ergebnisse zeigen sich unter anderem in einer verkürzten Bearbeitungszeit von Tickets und in höherer Kundenzufriedenheit, aber auch in ermittelten Einsparpotenzialen in Höhe von 150.000 Euro jährlich.