Mehr als die Hälfte aller Beschäftigten arbeitet hin und wieder außerhalb des eigenen Unternehmens. Das geht aus einer kürzlich veröffentlichten Ausgabe der IW-Trends vom Institut der deutschen Wirtschaft hervor. In Zahlen ausgedrückt: 54,4 Prozent sind während ihrer Arbeitszeit unterwegs, bei rund 44 Millionen Erwerbstätigen in der Bundesrepublik sind das fast 24 Millionen Menschen. Immer mit dabei: das Smartphone.

Das Thema FMC rückt für viele Firmen daher immer stärker in den Fokus. Denn schließlich ist der Telefonkontakt häufig der erste Eindruck, den sich etwa ein potentieller Kunde von einem Unternehmen macht. Dementsprechend professionell sollte der Erstkontakt ausfallen - egal, ob das Gespräch am eigenen Schreibtisch oder unterwegs entgegengenommen wird. Doch wie können Unternehmen eine reibungslose Mobilfunkintegration technisch umsetzen?

Einbindung via App oder Client weit verbreitet

Das einfache Weiterleiten von Anrufen auf das Mobiltelefon ist heute noch immer in vielen Unternehmen Normalität, wobei die Abrechnung bei Telefonaten über das Handy nicht selten über andere Anbieter geschieht als bei Nutzung des Desktop-Geräts. So wirkt die klassische Weiterleitung auf eine mobile Rufnummer aus heutiger Sicht eher antiquiert, sind doch moderne UCC-Lösungen längst in der Lage, mobile Endgeräte direkt zu integrieren.

Viele Anbieter entsprechender Lösungen bieten eine Einbindung entweder per App oder über einen Client. Sind diese einmal auf dem gewünschten Gerät installiert, können Anwender über diese Zugänge auf die Funktionen der im Betrieb genutzten TK-Anlage zugreifen. Auf diese Weise wird das Smartphone zur mobilen Nebenstelle, sodass Anrufe, die im Büro eingehen, je nach Einstellung gleichzeitig auch das Handy erreichen (Parallel Ringing).

Allerdings bringt diese Art der Integration auch Nachteile mit sich. So muss Software auf den mobilen Endgeräten installiert werden. Die Einflussnahme auf das vorhandene Betriebssystem und die regelmäßigen Updates der Hersteller sind dabei sehr begrenzt.

Native Integration als Alternative

Eine Alternative bietet die native Integration. Hierbei wird das mobile Endgerät unmittelbar über das Mobilfunknetz in die TK-Anlage eingebunden. Diese Möglichkeit bieten jedoch nur Anbieter von IP-Centrex-Systemen, die mit einem Mobilfunkbetreiber kooperieren und dadurch als Mobile Virtual Network Operator (MVNO) auftreten können.

Kunden solcher Anbieter erhalten eine SIM-Karte. Das Mobiltelefon wird nach dem Einlegen der SIM-Karte ganz einfach als Nebenstelle innerhalb der laufenden TK-Anlage registriert. Dieses Verfahren bietet eine Reihe von Vorteilen: Da keine App notwendig ist, muss diese auch nicht extra auf allen benötigten Endgeräten installiert werden. Auch das Erlernen des korrekten Umgangs mit einer solchen App entfällt.

Weil das Endgerät den nativen Dialer des Smartphones nutzt, statt einer Applikation der TK-Anlagenhersteller, ist beispielsweise die Wahl von Rufnummern aus Internetseiten und Standard-Apps direkt möglich. Bei diesem Vorgang wird das Gespräch nicht über die Festnetzrufnummer oder über die TK-Anlage geführt, was unter dem Strich eine tatsächlich vollständige Integration des Mobiltelefons bedeutet.

Darüber hinaus muss es sich beim Diensthandy des Mitarbeiters nicht zwingend um ein Smartphone handeln, auch ein klassisches Feature Phone kann nativ in die TK-Anlage eingebunden und für Telefonate genutzt werden. Der Nachteil einer solchen Lösung: Der Anwender ist an den Netzbetreiber gebunden, mit dem der MVNO kooperiert.

Personenbezogene Daten: Ist BYOD noch tragbar?

Ein neues Schlaglicht auf die Debatte rund um Enterprise Mobility wirft zudem die bald wirksame EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Ab Mai 2018 muss diese endgültig umgesetzt werden. Das bedeutet Probleme für Unternehmen, die bislang kein konsistentes Unified Endpoint Management (UEM) betrieben haben. Denn: Jedes dritte Smartphone mit Zugriff auf Firmendaten wird einer aktuellen IDC-Studie zufolge von Unternehmensseite nicht zentral verwaltet.

Häufig handelt es sich bei diesen Geräten um das private Smartphone des Mitarbeiters - eine Praxis, die nur schwer mit den Anforderungen der DSGVO vereinbar ist. Nachdem viele Unternehmen in den letzten Jahren eher großzügige Bring-Your-Own-Device-(BYOD)-Konzepte verfolgt haben mögen, wird diese Praxis durch die neue DSGVO zumindest stark in Frage gestellt. Die Idee des BYOD stellte in der Vergangenheit ein weiteres Hindernis für die native Integration mobiler Nebenstellen über eine dienstliche SIM-Karte dar.

Vermutlich wird die Verordnung eher dazu führen, dass Unternehmen ihre Mitarbeiter aus Compliance-Gründen wieder mit rein dienstlich zu nutzenden Geräten ausstatten, die zentral und datenschutzkonform gemanagt werden. So fordert auch die IDC in ihrer neuen Studie: "IT-Entscheider müssen den Schutz personenbezogener Firmendaten insbesondere auf privaten Devices dringend in den Griff bekommen, sonst wird die DSGVO-Compliance nicht zu halten sein." Viele Unternehmen müssen in diesen Tagen demnach eine konsistente UEM-Strategie auf den Weg bringen. Hier empfiehlt es sich, auch die technische Einbindung mobiler Endgeräte in die allgemeine Telefonanlage des Unternehmens zu prüfen.

Für TK-Systemhäuser sind zugleich Whitelabel-Lösungen interessant, denn sie ermöglichen es, gegenüber den eigenen Kunden als eigenständiger Anbieter der Services unter eigener Marke aufzutreten. Somit sind sie in der Lage, die erbrachten Leistungen selbst abzurechnen. Die oft über Jahre gepflegten Kundenbeziehungen, die meist eine zentrale Geschäftsgrundlage darstellen, bleiben so aufrechterhalten. (mb)