Die Anforderungen an die Abteilung Human Resources (HR) sind heute komplexer denn je. Ihre Aufgaben umfassen ein breites Spektrum, von der Lohnbuchhaltung über Recruiting, Personalentwicklung und Mitarbeiterbindung bis hin zu Themen wie Employer Branding und Talent Management. Und viele Unternehmen spüren bereits den Fachkräftemangel: Sie müssen länger nach geeignetem Nachwuchs suchen und mehr dafür tun, ihn zu halten. Insbesondere in den Branchen, in denen sich die Wertschöpfung hauptsächlich aus dem Humankapital - dem Wissen und den Fähigkeiten der Mitarbeiter - speist, wächst somit die Verantwortung der Personalabteilung. Umso wichtiger ist es, dass HR-Verantwortliche in die Lage versetzt werden, diese Herausforderung zu meistern. Administrative HR-Prozesse gilt es für CIOs daher mit passenden Software Tools so zu gestalten, dass die Mitarbeiter sich auf die wesentlichen Aufgaben konzentrieren können. Vor allem auf Dokumenten basierende Vorgänge sollten durch die Digitalisierung so optimiert werden, dass HR-Mitarbeiter von einer Zeiteinsparung profitieren.

Personalaktenlösung ergänzt SAP HCM

Viele mittelständische und große Unternehmen nutzen für ihre HR-Prozesse beispielsweise das Modul SAP HCM. Mit Hilfe eines angebundenen Archivsystems lassen sich damit auch Dokumente erfassen und archivieren. Doch um das Aufgabenspektrum von Personalverantwortlichen komplett abzudecken, fehlen gewisse Funktionalitäten, wie zum Beispiel das Anlegen von Terminen zu Akten und Dokumenten einschließlich einer Erinnerungsfunktion per E-Mail. Auch hinsichtlich einer komfortableren Dokumentensuche sowie verschiedenartiger Zugriffsmöglichkeiten lässt sich SAP HCM sinnvoll ergänzen - und zwar durch eine elektronisch angebundene Personalaktenlösung, entweder on Premise oder in der Cloud. Diese stellt unter anderem folgende Zusatzfunktionen bereit:

• eine Terminkontrolle mit Wiedervorlage,

• eine aktenübergreifende Volltextsuche, die Recherchearbeiten erheblich vereinfacht, sowie

• die Möglichkeit einer zeitlich begrenzbaren Akteneinsicht für Dritte, um Abläufe zu beschleunigten.

Die Einführung einer externen digitalen Aktenlösung, die per Schnittstelle an das Modul der SAP angebunden wird, ist somit ein Weg, die Personalverwaltung einfacher und produktiver zu gestalten. Der Vorteil: In der digitalen Personalakte sind sämtliche Dokumente zu einem Mitarbeiter jederzeit in elektronischer Form verfügbar. Damit entfällt die Koexistenz von digitalen Dateien und Papierdokumenten, wie sie derzeit in vielen Unternehmen noch üblich ist.

Datenschutz und Verfügbarkeit gewährleisten

Aufgrund der höheren Beweiskraft von Papierdokumenten vor Gericht ist es jedoch sinnvoll, juristisch relevante Unterlagen in einem Ordnerarchiv aufzubewahren. Im Tagesbetrieb hat es allerdings Vorteile, wenn die HR-Abteilung ohne Papierakten auskommt. Es besteht die Gefahr, dass diese ganz oder in Teilen verlorengehen, unbeaufsichtigt herumliegen, wegen verteilter Standorte nicht zugänglich und aufgrund daraus resultierender Schattenakten unvollständig sind. Eine digitale Verwaltung der sensiblen Personaldokumente gewährleistet hingegen, dass der Datenschutz stets eingehalten wird. Ein durchdachtes Rollen- und Rechtekonzept sorgt dafür, dass nur befugte Personen auf die Informationen und Dokumente zugreifen können. Umgekehrt sind diese für die berechtigten Mitarbeiter zu jeder Zeit und von jedem Ort aus einsehbar, selbst wenn mehrere Personen gleichzeitig die elektronische Akte nutzen. Somit leistet eine vollständige Digitalisierung der Personalprozesse auch einen wichtigen Beitrag zur Einhaltung der Compliance.

Dokumente außerhalb der Personalakte

Allein mit einer digitalen Personalakte lassen sich jedoch noch nicht alle Vorgänge im Dokumentenmanagement abdecken. In jeder Personalabteilung werden nämlich auch Dokumente ohne eindeutigen Personenbezug aufbewahrt. Diese Dokumente gehören entweder aufgrund ihres Inhalts nicht in eine Personalakte, oder sie lassen sich keiner bestimmten Personalakte zuordnen. Zum einen sind dies regelmäßig anfallende Beleglisten wie etwa Lohnjournale, die alle Gehaltsaufwendungen pro Monat beziehungsweise Jahr aufführen, oder Zahlungslisten für Lohnsteuer- und Krankenkassenbeiträge. Zum anderen fallen darunter Dokumente allgemeiner Art, die keine konkrete Person betreffen oder aber mehrere. Beispiele sind etwa

• Beitragsbescheide wie beispielsweise die jährlichen Beiträge, die Arbeitgeber an Berufsgenossenschaften zahlen,

• die Korrespondenz mit Arbeitsagenturen, etwa bezüglich vom Arbeitgeber bereitgestellter Ausbildungsplätze, oder

• Personalstatistiken und Prämienvorschlagslisten (wenn etwa eine Führungskraft mehrere Mitarbeiter für eine Bonuszahlung vorschlägt, aber nur einer die Prämie erhält).

Schließlich gibt es auch Dokumente mit eindeutigem Personenbezug, die nicht in der Personalakte aufbewahrt werden dürfen. So sind Arbeitgeber verpflichtet, Mitarbeitern, die wegen einer bestimmten Erkrankung mehr als sechs Wochen innerhalb eines Jahres arbeitsunfähig sind, ein sogenanntes Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) anzubieten. Im Zuge eines BEM darf aber zum Beispiel nur in der Personalakte vermerkt werden, ob diese Maßnahme dem Mitarbeiter angeboten wurde und ob er zugestimmt hat. Dokumente, die sensible Informationen zum Gesundheitszustand der betroffenen Person enthalten, wie etwa ärztliche Gutachten oder Stellungnahmen eines Rehabilitationsträgers, haben in der Personalakte nichts zu suchen.

Arbeitgeberakte als zusätzliches Modul

Um sämtliche Personaldokumente zeiteffizient und rechtssicher verwalten zu können, sollten Unternehmen bei der Auswahl einer Lösung zum Enterprise Content Management (ECM) für die HR-Abteilung vor allem darauf achten: Das System darf nicht nur die digitale Verwaltung von Personalakten beherrschen, sondern muss sämtliche HR-relevanten Dokumente auch in einer digitalen Arbeitgeberakte erfassen können. Letztere sollte sauber von den Personalakten getrennt werden können. Das Modul "Arbeitgeberakten" muss ebenso übersichtlich und strukturiert aufgebaut sein wie eine digitale Personalakte. Es sollte die Möglichkeit bieten, Prozesse zu automatisieren. Sinnvoll ist zum Beispiel eine Ablagesystematik, in der Beleglisten wie Lohnjournale oder Zahlungslisten sowie sonstige Dokumente getrennt voneinander erfasst werden können. Da Erstere oft sehr umfangreich sind und deshalb von externen Dienstleistern ohnehin nur elektronisch geliefert werden, können sie fast vollständig automatisiert in die Arbeitgeberakte überführt beziehungsweise geladen werden. Bei der Ablage der sonstigen Dokumente sollte es möglich sein, Verbindungen zu Geschäftspartnern und Mitarbeitern herzustellen. Damit wird sichergestellt, dass sich Dokumente über unterschiedliche Suchbegriffe und -wege finden lassen.

Effiziente Suchfunktionalitäten

Neben einem intuitiven Aufbau der Aktenlösung, der jedem Benutzer ein schnelles Zurechtfinden ermöglicht, ist eine leistungsfähige Reporting-Funktion unabdingbar. Diese erlaubt, durch Abfragen nach bestimmten Kriterien schnell und einfach Übersichten zu generieren, sei es nach Dokumentenart, Geschäftspartner oder Mitarbeiter. So sollte es beispielsweise möglich sein, mit wenigen Klicks eine Übersicht über die Beitragsbescheide des Pensionssicherungsvereins der letzten fünf Jahre zu erstellen. Voraussetzung dafür ist, dass ein Benutzer ein Dokument beim Ablegen entsprechend klassifizieren kann. Durch Zuordnung zu Mitarbeitern und Geschäftspartnern ist der Bezug des Dokuments sofort ersichtlich und für die Gliederungsfunktion zugänglich. Für das schnelle Auffinden von Dokumenten darf natürlich auch eine Volltextsuche nicht fehlen. Hierfür benötigt die Lösung eine integrierte Texterkennung. Mit diesen Funktionalitäten kann sich jeder Benutzer innerhalb von Sekunden einen Überblick über die gerade benötigten Dokumente verschaffen - und die frei gewordene Zeit für andere Aufgaben nutzen. (pg)