IT-Führungskräfte mussten schon immer mit spitzem Bleistift rechnen und gleichzeitig alle geschäftlichen Anforderungen erfüllen. Da sich die digitale Transformation in den letzten Jahren intensiviert hat, bot sich jedoch seltener die Gelegenheit, innezuhalten und die finanzielle Situation der IT neu zu bewerten. "Einige Unternehmen haben so schnell innoviert, transformiert und expandiert, dass sie keine Zeit hatten, ältere Kostenstrukturen zu bereinigen", berichtet Stewart Buchanan, Research Vice President im CIO-Team von Gartner. "Das technische Erbe blockiert nun Budgets und die Innovationsfähigkeit."

"Der CIO von heute muss die Kosten genau unter die Lupe nehmen und sicherstellen, dass seine Ausgaben auf die Zukunft ausgerichtet sind und nicht nur die Vergangenheit aufrechterhalten", sagt Jay Upchurch, EVP und CIO bei SAS. Aber die Notwendigkeit, das IT-Budget auf zukünftige Chancen auszurichten, ist nicht der einzige Grund, warum CIOs ihre IT-Portfolios jetzt überprüfen: Wirtschaftliche Ungewissheit, Wettbewerb, Nachhaltigkeitsbedenken, Erwartungen der Aktionäre und regulatorische Herausforderungen stehen ebenfalls ganz oben auf der Agenda.

"Hat der CIO sein Budget im Griff, hat er mehr Spielraum bei strategischen Entscheidungen zu neuen Plattformen oder Projekten", folgert Jon Pratt, CIO beim Security-Anbieter 11:11 Systems. Wir präsentieren zehn große Stellhebel, mit denen IT-Leiter Ressourcen für die Zukunft sichern können.

1. Überprüfen Sie die Cloud-Kosten

"Hochgradig skalierbare Technologie in Kombination mit zunehmender Nutzung und steigenden Kosten führt zu ausufernden Ausgaben" - so lautet die Rechnung von Mark Troller, CIO bei Tangoe, einem Unternehmen zur Verwaltung von TK-Kosten. Er schätzt, dass Unternehmen bis zu 40 Prozent zu viel für die Cloud ausgeben. Marc Tanowitz, Partner beim Digitalisierungsdienstleister West Monroe, stimmt dem zu: "Es gibt Cloud-Ausgaben, bei denen unausgereifte Governance-Ansätze zu einem übermäßigen Verbrauch geführt haben. Dieser lässt sich durch einen ganzheitlichen Cloud-Architekturansatz reduzieren."

Neben der Cloud-Nutzung spielen weitere Faktoren eine Rolle. "Hyperscaler erhöhen Preise, um ihre Investitionen in die Cloud und in GenAI wieder hereinzuholen", sagt Anil Cheriyan, ehemaliger CIO und Gründer von Phase IV Ventures. Er ist der Ansicht, dass IT-Führungskräfte einige schwierige Fragen über ihre Cloud-Kosten beantworten müssen: Etwa, ob bestimmte frühere Cloud-Optionen jetzt teurer sind als lokale Varianten, und welchen Wert sie im Verhältnis zu diesen Kosten bieten.

Auch ein Multi-Cloud-Ansatz kann die Betriebskosten in die Höhe treiben, warnt Barrett Schrader, Manager der Technology Consulting Group bei Protiviti. Werde die Komplexität reduziert, böten sich mehr Chancen für Mengenrabatte, aber auch für eine vereinfachte Verwaltung und Governance. SAS-Manager Jay Upchurch verweist auf den Trend zu FinOps für die Optimierung von Cloud-Investitionen: "FinOps-Praktiken versprechen erhebliche Kostensenkungsvorteile, indem sie die unnötige Cloud-Nutzung eliminieren, notwendige Services rationalisieren und Cloud-Native-Dienste ermöglichen."

2. Überprüfen Sie das Projektportfolio

Ein starkes Demand-Management sei für eine nachhaltige Optimierung der IT-Kosten unerlässlich, behauptet Anja Allen, Principal in der Technologie-Practice von EY Americas. Wenn alle IT-Ausgaben direkt an den Geschäftsbedarf gekoppelt seien, würden die Kosten automatisch optimiert. CIOs sollten außerdem regelmäßig die laufenden Projekte überprüfen, um sie auf der Grundlage des erwarteten ROI und der Durchführbarkeit neu zu priorisieren, empfiehlt Pratt von 11:11. "Die Bewertung, ob das Projekt dem Unternehmen eine Umsatzsteigerung ermöglicht oder ein veraltetes, teures System ersetzt, ist eine notwendige Übung. So lassen sich Projekte eliminieren, die nicht zielführend sind."

3. Richten Sie Support-Level neu aus

Support-Kosten sind ein weiterer Bereich, in dem IT-Führungskräfte Mittel einsparen können - indem sie nur für das bezahlen, was zur Erfüllung der erforderlichen Service-Level notwendig ist. "Bei Speichersystemen wollen Sie vielleicht immer den besten Support-Plan, um ausgefallenen Komponenten rasch zu ersetzen", sagt Pratt. "Bei weniger kritischen oder redundanten Netzwerk- oder Computerinfrastrukturen kann man sich jedoch für einen zurückhaltenden Support-Plan entscheiden, der weniger kostet."

4. Prüfen Sie verbrauchsabhängige Verträge

Eine der besten Möglichkeiten, IT-Kosten mit wertschöpfenden Ergebnissen in Einklang zu bringen, ist die verbrauchsabhängige Preisgestaltung, auch wenn diese Option auf den ersten Blick teurer erscheint. "Verbrauchsabhängige Verträge sind selbstoptimierend", erklärt Buchanan von Gartner. "Die variablen Kosten mögen pro Einheit etwas höher sein als die Fixkosten, aber sie kosten insgesamt weniger, wenn Ihr Unternehmen weniger abruft."

5. Überdenken Sie Beschaffungsentscheidungen

Es lohnt sich immer, die Vereinbarungen mit Outsourcern und anderen Drittanbietern zu überdenken, die oft zu den größten Ausgaben der IT gehören. "Auftragnehmer und Lieferanten sollten wie eine Autoversicherung behandelt werden", empfiehlt Pratt. "Stehen eine Erneuerung oder Verlängerung des Vertrags an, sollte man sich umsehen." Vor allem bei externen Mitarbeitern zahlen CIOs oft über dem Marktdurchschnitt liegende Preise oder arbeiten mit einer teureren Skill-Klasse als nötig, so Tanowitz von West Monroe. Er sieht Einsparungsmöglichkeiten zwischen sechs und 30 Prozent.

Es gibt mehrere Methoden, mit denen IT-Manager Wertverluste bei IT-Dienstleistungsverträgen aufspüren. Anja Allen von EY Americas schlägt etwa vor:

• Eine Analyse der Ausgaben, um die Anbieterzahl zu optimieren und zu konsolidieren;

• Benchmarking, um die Preisgestaltung an die Marktbedingungen anzupassen;

• Eine Marktanalyse der Skill Sets, um Fähigkeiten zu niedrigeren Preisen zu erwerben.

Allen hat beobachtet, dass IT-Führungskräfte mit diesen Techniken zwischen 15 und 30 Prozent ihrer Ausgaben für IT-Services einsparen konnten.

6. Führen Sie Agile Sourcing ein

Schon der Sourcing-Prozess und die Entscheidungsfindung können IT-Organisationen am Ende mehr als erwartet kosten. Einige fortschrittliche IT-Führungskräfte verfolgen beim Sourcing einen agilen Ansatz und unterteilen den Prozess in kürzere, iterative Abschnitte, um Kostenüberschreitungen, Verzögerungen und falsch ausgerichtete Ergebnisse zu vermeiden. Darüber hinaus trägt die frühzeitige Einbindung von Finanz- und Beschaffungsexperten dazu bei, den Entscheidungsprozess zu straffen. Laut Mittal von der Everest Group ist das Ziel, "Ideen auszutauschen, um den Sourcing-Ablauf effizienter zu gestalten, was Verhandlungen und bewährte Marktpraktiken angeht".

7. Bringen Sie die IT-Tonne raus

Für CIOs ist es an der Zeit, ihre technologischen Schulden zu begleichen, um Kosten zu senken und in neue Wege der Wertschöpfung zu investieren, fordert Gartner-Experte Buchanan. "Erweiterter Support ist ein teurer Weg, um für ein geringeres Maß an Service und Sicherheit zu bezahlen", sagt er. Unternehmen könnten nur dann wirklich weniger ausgeben, wenn sie ihre Kostenbasis durch Umstrukturierung reduzieren. "Dazu müssen sie Technologien, die ihr Verfallsdatum überschritten haben, ausmustern und ersetzen, bevor sie nicht mehr sicher und effektiv sind."

8. Prüfen Sie alle Verträge

IT-Organisationen zahlen fast immer mehr für Hardware, Software und Netzwerke, als das Unternehmen tatsächlich benötigt. "Regelmäßige Überprüfungen der IT-Ausgaben decken versteckte Kosten auf, von ungenutzten Softwarelizenzen bis hin zu redundanten Services. Diese kleinen Posten summieren sich zu großen Beträgen", berichtet Vineet Arora, CTO beim IT-Dienstleister WinWire. Laut Tanowitz von West Monroe sind die Netzwerkausgaben einer der häufigsten Bereiche, in denen zu viel Geld ausgegeben wird, da Unternehmen weiterhin für nicht mehr genutzte Leitungen zahlen. Abrechnungsfehler, überhöhte Lizenzen und Kapazitätsänderungen sind weitere Punkte, auf die man achten sollte.

9. Rationalisieren Sie die Applikationen

Wenn es um Software geht, müssen nicht nur die Lizenzen oder Arbeitsplätze rationalisiert werden, sondern auch die Anwendungen selbst. Laut einer Freshworks-Umfrage unter IT-Fachleuten ist die Zahl der genutzten Applikationen im vergangenen Jahr um 71 Prozent gestiegen. "IT-Teams müssen unerbittlich kürzen, was nicht zur Effizienz beiträgt", so Freshworks-CIO Prasad Ramakrishnan. Und Erik Bailey, CIO des IP-Management-Softwareherstellers Anaqua, verweist auf die Bewertung und Konsolidierung von Lieferanten. "Wir wollen eine kleinere Anzahl von Tools als Standard festlegen, um Kosten zu senken und gleichzeitig die betriebliche Effizienz, die Produktivität und die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter deutlich zu verbessern."

10. Ziehen Sie mehr Wert aus vorhandener Technologie

"Ich strebe ständig danach, mehr Wert aus unseren Ausgaben zu schöpfen", sagt SAS-Manager Upchurch. Sein Ziel bestehe darin, den Kauf sich überschneidender oder konkurrierender Systeme zu vermeiden, um ein effizientes Technologieportfolio zu erhalten. "Daher müssen die internen Kunden begründen, warum die bestehenden IT-Lösungen ihre Anforderungen nicht erfüllen." Ebenso wichtig sei es, Mitarbeiter kontinuierlich über die vorhandenen Tools aufzuklären und Schulungen über die gesamte Bandbreite ihrer Möglichkeiten anzubieten.

Behalten Sie die Kostenreduzierung im Blick

Auf dem Weg zur Kosteneffizienz ist die langfristige Perspektive entscheidend. "Kurzfristige Entscheidungen können dazu führen, dass das Unternehmen technische Schulden eingeht, deren Beseitigung später kostspieliger und arbeitsintensiver sein kann", erläutert Pratt von 11:11. Zudem sollten IT-Führungskräfte immer wieder den geschäftlichen Nutzen von Technologie darlegen. Gartner-Experte Buchanan ergänzt: "Die Herausforderung besteht nicht im Kostenmanagement, sondern darin, aus den Kosten einen Wert zu schaffen."

Dieser Artikel basiert auf einem Beitrag unserer Schwesterpublikation cio.com