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ChatGPT hat die Landschaft der KI-gestützten Tools erheblich verändert, geradezu revolutioniert. Mit seiner Fähigkeit, menschenähnliche Texte zu generieren und auf Eingabeaufforderungen zu reagieren, ist es der Konkurrenz meilenweit voraus. Diese Funktionen machen es zu einem effektiven Werkzeug, unter anderem auch bei der Erstellung von OKRs: Objectives und dazugehörigen Key Results.
Mit gezielten Eingabeaufforderungen (Prompts) kann ChatGPT OKRs formulieren, indem es aufgrund seiner riesigen Datenbasis Vorschläge macht. Die exakte Formulierung der Prompts spielt bei der Qualität der OKRs eine wesentliche Rolle. Ein fundiertes Wissen der OKR-Methode und des ChatGPT Prompt-Engineering ist erforderlich, um einen optimalen Prompt erstellen zu können. Unternehmen haben dieses Wissen kombiniert und daraus spezielle Tools entwickelt: OKR-Generatoren. Oder sie haben es in OKR-Softwareprodukte integriert.
OKR-Generatoren: Spezialisierte Tools für spezifische Aufgaben
Für eine optimale Erstellung von OKRs kommen spezialisierte OKR-Generatoren ins Spiel. Die Tools, die KI-Technologien nutzen, basieren meist auf ChatGPT. Sie sind darauf fokussiert, Objectives und Key Results zu generieren. Das erforderliche OKR-spezifische Prompt-Engineering übernehmen die Anbieter. Die Eingabe eines ChatGPT-Prompts entfällt - dies übernimmt der Generator im Hintergrund.
Einfache Versionen dieser Helfer fragen nur eine Eingabe ab: das Vorhaben, das Ziel, die strategische Initiative beziehungsweise Maßnahme oder den Zielzustand. Ausgeklügeltere Versionen fragen in Analogie zu User Stories die Rolle, den Wertbeitrag und den Zielzustand in drei getrennten Feldern ab - dies erhöht die Qualität der generierten OKRs deutlich. Weitere Tools fragen nach der Branche des Unternehmens und für welche Abteilung beziehungsweise welches Team ein OKR-Set erstellt werden soll.
Key Results auf Knopfdruck generieren
Das OKR Software Vergleichsportal OKR.Software hat beispielsweise einen OKR-Generator entwickelt, der mehrere alternative Eingabemöglichkeiten erlaubt. Er erlaubt sowohl die Eingabe einer strategischen Initiative als auch die Eingabe nach der User Story-Methode. Zudem erlaubt das Tool die Optimierung bereits erstellter OKR-Sets auf Knopfdruck.
Der intelligente Helfer ermöglicht zudem die Wahl der Ausgabesprache (derzeit deutsch und englisch), die Wahl der Zeitform, der OKR-Zyklusdauer und des Wirkungsbereichs (Unternehmen, Abteilung, Team), sowie die Eingabe der Anzahl an Mitarbeitenden. Dadurch kann das Tool noch optimalere OKR-Sets generieren, die auf die spezifischen Bedürfnisse und Fähigkeiten des jeweiligen Unternehmens beziehungsweise der jeweiligen Abteilung oder Teams zugeschnitten sind. Auch zu den Key Results zugehörige Tasks und Aufgaben können auf Knopfdruck generiert werden.
Urteilsvermögen kann auch ChatGPT nicht ersetzen
Der Einsatz von OKR-Generatoren kann erhebliche Vorteile bieten. Diese können etwa in OKR-Planning- Meetings helfen, Anlaufschwierigkeiten zu überwinden. So gibt der OKR-Generator beispielsweise Impulse zu möglichen Dimensionen, in die ein Objective zerlegt werden kann, samt passenden Metriken und Zielwerten. Insgesamt können OKR-Generatoren helfen, die Zeit stark zu reduzieren, die für die Erstellung von OKRs benötigt wird.
KI im Allgemeinen - ChatGPT im Speziellen - kann, trotz seiner beeindruckenden Fähigkeiten, menschenähnliche Texte zu generieren, menschliches Urteilsvermögen und Weisheit nicht ersetzen - zumindest noch nicht. Es ist zweifelsohne ein wertvolles Werkzeug zur Unterstützung des Erstellungsprozesses von Zielen in Form von OKR-Sets. Die endgültige Definition und Annahme von OKRs sollte jedoch immer auf menschlicher Erfahrung und Kenntnis der organisatorischen Realität basieren.
Team muss Ziele akzeptieren
Auch die Akzeptanz der Ziele durch das Team spielt eine entscheidende Rolle. So hat es sich bewährt, den OKR-Generator als Co-Pilot zu betrachten und das Team als Pilot. Die Vorgabe von Teamzielen durch einen "Roboter" kann intrinsische Motivation verhindern oder deutlich abschwächen. Beim Team muss das Gefühl erhalten bleiben, seine Ziele selbstbestimmt zu entwickeln.
Mit der rasanten Entwicklung der KI-Technologie werden zudem immer mehr OKR-Software und -Tools mit intelligenten Funktionen ausgestattet, beispielsweise zur Unterstützung der Erstellung von OKRs. Erste Produkte wie Quantive und Workpath bieten erste Basis-Funktionen, die manchen OKR-Generatoren noch etwas hinterherhinken - es ist jedoch nur eine Frage der Zeit, bis sie in diesem Punkt nachziehen.
Gesamtblick aufs Unternehmen
Ein weiteres Schlüsselelement von OKR-Software und -Tools ist die Verfolgung des Fortschritts der OKRs, insbesondere der Key Results. Auch hier können KI-Technologien künftig zum Einsatz kommen. Durch maschinelles Lernen lassen sich Trends und Muster identifizieren und damit Frühwarnsysteme implementieren. Zudem können passende Handlungsoptionen vorgeschlagen werden, um die Zielerreichung sicherzustellen.
Durch die Integration mit anderen IT-Systemen können OKR-Tools kontinuierlich Daten analysieren, um den Fortschritt in Richtung der definierten Ziele zu überwachen. Gleichzeitig können sie sämtliche operativen Kennzahlen (KPIs) und Finanzdaten des gesamten Unternehmens im Blick behalten. Damit ist es möglich, in Echtzeit einen holistischen Einblick in den Status Quo des Unternehmens zu bekommen.
Sicherheitsaspekte nicht ignorieren
Durch KI lassen sich Trends und Muster nicht nur in den OKRs identifizieren, sondern in sämtlichen KPIs - und damit Frühwarnsysteme für das gesamte Unternehmen einführen. Auch hier können passende Handlungsoptionen vorgeschlagen werden, um die Geschäftskontinuität sicherzustellen.
Bei der Verwendung von ChatGPT zur Erstellung von OKRs und der Nutzung von OKR-Generatoren sollten Unternehmen natürlich auch die Sicherheitsaspekte berücksichtigen. Denn zur Erstellung von OKR-Sets werden sensible Daten wie Unternehmensziele und -strategien an die digitalen Helfer und deren Anbieter übermittelt. Zwei Hauptaspekte verdienen dabei besondere Aufmerksamkeit: die Sicherheit der übermittelten Daten an OpenAI und die Vertrauenswürdigkeit der Anbieter von OKR Tools.
Personenbezogene Daten sind zu schützen
Die Datenübermittlung an OpenAI erfolgt zwar in der Regel über eine sichere Online-Schnittstelle oder API. Gleichzeitig werden die Daten aus DSGVO-Sicht in ein Drittland, nämlich in die Vereinigten Staaten von Amerika, übertragen. OpenAI speichert alle Daten, um den Chatbot zu verbessern und das Sprachmodell im Hintergrund weiter zu trainieren. Daher gilt es, personenbezogene Daten und Geschäftsgeheimnisse zu schützen.
Bei der Auswahl eines OKR-Generator Tools und des OKR-Tools ist zudem die Vertrauenswürdigkeit des Anbieters entscheidend. Der Anbieter hat Zugriff auf sämtliche eingegebenen Informationen. Bei OKR-Tools hat der Anbieter auch auf den Zielerreichungsgrad und die Daten sämtlicher integrierter IT-Systeme Einblick. Unternehmen sollten sicherstellen, dass der Anbieter angemessene Sicherheitsvorkehrungen getroffen hat und Datenschutzrichtlinien transparent kommuniziert. Bei der Bewertung der Vertrauenswürdigkeit eines Anbieters sind Reputation, Sicherheitsstandards, Datenschutzrichtlinien und Kundenbewertungen zu berücksichtigen.
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