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Wichtige E-Mails in Outlook mit Notizen versehen

26.05.2019
Von 
Roland Freist, Jahrgang 1962, studierte in München Kommunikationswissenschaft und arbeitete danach als Redakteur bei IT-Fachverlagen. Seit 1999 ist er selbstständig und schreibt Artikel zu Windows, Android, Anwendungen, Netzwerken, Security und Internet. Im professionellen Umfeld bearbeitet er Themen rund um Storage, Cloud-Computing und Virtualisierung.
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Viele Nachrichten müssen zwar nicht beantwortet werden, sind aber so interessant oder wichtig, dass man sie aufheben und mit Stichworten versehen will. Microsoft Outlook bietet dazu gleich mehrere Möglichkeiten an.
Wichtige E-Mails in Outlook mit Notizen versehen
Wichtige E-Mails in Outlook mit Notizen versehen
Foto: Microsoft

Option 1: Sie können die E-Mail mit einer benutzerdefinierten Kennzeichnung versehen. Dazu klicken Sie in der Liste der empfangenen Nachrichten mit der rechten Maustaste auf das kleine Flaggensymbol und wählen "Benutzerdefiniert". Alternativ dazu drücken Sie die Tastenkombination [Strg + Shift + G]. Damit öffnet sich das gleichnamige Fenster, in dem Sie neben "Kennzeichnung" einen beliebigen Text eingeben können. Nach dem Klick auf "OK" erscheint das Flaggensymbol rot, und der eingegebene Text ist nach dem Öffnen der Mail unterhalb der Betreffzeile sichtbar.

Option 2: Bearbeiten Sie die Betreffzeile. Dazu öffnen Sie die Nachricht und überschreiben den vorhandenen Text. Benutzer von Outlook 2013 und 2016 müssen dabei zunächst auf den kleinen, nach unten weisenden Pfeil klicken, der den kompletten Header sichtbar macht.

Über die Kategorisierung versehen Sie empfangene E-Mails mit einem kurzen Kommentar – nur eine von mehreren hier beschriebenen Möglichkeiten.
Über die Kategorisierung versehen Sie empfangene E-Mails mit einem kurzen Kommentar – nur eine von mehreren hier beschriebenen Möglichkeiten.

Option 3: Sie können auch direkt in das Nachrichtenfeld schreiben. Öffnen Sie dazu die E-Mail, und klappen Sie im Abschnitt "Verschieben" des Ribbons "Nachricht" das Pull-down-Menü "Weitere Verschiebeaktionen" auf. Klicken Sie dort auf "Nachricht bearbeiten".

Option 4: Eine weitere Möglichkeit ist das Anhängen einer Notiz. Öffnen Sie dazu die Nachricht, bereiten Sie sie, wie im vorherigen Tipp beschrieben, zum Bearbeiten vor, und lassen Sie das Fenster geöffnet. Wechseln Sie dann aber im Hauptfenster von Outlook in der linken Spalte unten zum Bereich "Notizen", und legen Sie eine neue Notiz mit Ihrem Text an. Schließen Sie das Bearbeitungsfenster für die Notiz; diese erscheint nun im Übersichtsfenster unter "Meine Notizen". Ziehen Sie sie von hier per Drag & Drop in das E-Mail-Fenster.

Option 5: Onenote als Bestandteil der Office-Pakete bietet eine besonders komfortable Möglichkeit zum Ablegen von Stichwörtern. Öffnen Sie dazu in Outlook Ihre E-Mail, und klicken Sie im Ribbon "Nachricht" im Abschnitt "Verschieben" auf das Onenote-Symbol. Anschließend wählen Sie ein Notizbuch aus und bestätigen mit einem Klick auf "OK", um Ihren Text einzugeben. Onenote bietet hier den Vorteil, dass Sie den Text auch formatieren sowie Grafiken oder auch Videos hinzufügen können. (PC-Welt)