Wir leben in spannenden Zeiten: Die Art wie wir arbeiten, hat sich in den vergangenen Jahren massiv verändert. Mobil, asynchron, in wechselnden Teams. Um diese neue Flexibilität organisatorisch in den Griff zu bekommen, beginnen viele Unternehmen damit, ihre Arbeitsprozesse und ihre Arbeitsumgebungen umzubauen. Stichwort: Digitaler Arbeitsplatz.

Dahinter steckt die Grundidee, Mitarbeitern Zugang zu allen für sie relevanten Informationen und Ressourcen innerhalb einer zentralen Umgebung zu bieten - und zwar unabhängig von Ort, Zeit und Gerät. Soweit so klar. Richtig interessant wird es aber, wenn der "Digital Workplace" kontextbasierte Informationen im richtigen Augenblick anbietet; wenn das System seinem Anwender - also wie ein intelligenter Assistent - zum Beispiel nicht nur ein Dokument bereitstellt, sondern die zugehörige E-Mail-Korrespondenz gleich mitliefert.

Ganz abgesehen davon, dass die Mitarbeiter eine moderne Arbeitsumgebung zu schätzen wissen, haben solche Funktionen direkten Einfluss auf Produktivität, Arbeitsqualität und Arbeitszufriedenheit. Mithilfe intelligenter Tools lassen sich Aufgaben effizienter und schneller lösen - und hier schlummert wertvolles ROI-Potenzial. Der digitale Arbeitsplatz liefert damit einen messbaren Wettbewerbsvorteil. Er muss sich rechnen - und er rechnet sich.

Mitarbeiter müssen Vorteile deutlich spüren

Damit der digitale Arbeitsplatz für ein Unternehmen zum Erfolg wird, sind zwei Aspekte wichtig: Erstens geht es um die Bereitstellung eines personalisiertes User Interface (UI), über das die Mitarbeiter alle ihre Aufgaben effizient erledigen können. Innerhalb dieser homogenen Umgebung rücken die einzelnen vorhandenen Werkzeuge in den Hintergrund, im Vordergrund steht die eigentliche Aufgabe. Die verwendeten Technologien müssen dabei selbstverständlich anwenderfreundlich und zweckmäßig sein - und natürlich stabil laufen.

Zweiter Punkt: Employee Experience! Das heißt über ein ganzheitliches "erlebnisorientiertes Konzept" die Motivation und Leistungsfähigkeit der Angestellten zu verbessern und den Arbeitsplatz angenehmer zu gestalten - durch einen optimalen, reibungslosen Wechsel und Übergang zwischen den Applikationen. Das fördert die Akzeptanz, stärkt Effizienz, die Teamarbeit und letztlich auch die Zufriedenheit.

Damit die Mitarbeiter ihren neuen digitalen Arbeitsplatz nicht nur akzeptieren, sondern gar nicht mehr missen wollen, muss der Fokus auf Inhalten und Aufgaben liegen, die für den einzelnen wirklich zählen. In diesem Fall ist Kontext der König: Ein Digital Workplace ist ein "fließendes Gebilde" bestehend aus Geschäftsanwendungen, Services und Tools - und zwar rollen- und skillbasiert.

Das funktioniert zum einen über Personalisierung: Jeder Mitarbeiter hat sein eigenes Cockpit, das seinem Profil und seinen konkreten Aufgaben entspricht, darin integriert ist das Standard-Corporate-Cockpit. Zum anderen sorgt Künstliche Intelligenz (KI) dafür, dass Teams immer die richtigen Informationen erhalten und nicht mühevoll selbst zusammensuchen müssen.

Angestellte profitieren dann besonders vom digitalen Arbeitsplatz, wenn sie von überall arbeiten können. Das bedeutet ganz klar: Mobile first! Smartphones, Tablets & Co. stehen im Zentrum der Digital-Workplace-Strategie. Daraus ergibt sich natürlich, dass es auch einer Content-Strategie bedarf. Denn Inhalte müssen an die Situation, das Nutzerverhalten, Interessen, Kanal und dem Endgerät angepasst werden. Mobil werden Informationen reduzierter konsumiert während an einem Laptop die Informationen ausführlicher sein dürfen bzw. auch sollen.

Realitätscheck: Digitale Arbeitsplätze in der Brauerei

So weit die Theorie - aber funktioniert das auch in der Praxis? Ja, weiß eine weltweit tätige Brauerei, die den mobilen digitalen Arbeitsplatz bereits umgesetzt hat. Der Getränkekonzern wollte seinen Vertriebsmitarbeitern eine mobile Anwendung zur Verfügung stellen, mit der sie während Kundenverhandlungen datenbasierte Entscheidungen treffen können. Die App läuft heute auf Tablets und nutzt eine Front-End-Schnittstelle zur Verwaltung von Kundendaten, Handelsverträgen und Umsätzen. Diese Informationen stehen überall und jederzeit zum Abruf bereit und helfen den Mitarbeitern, im richtigen Moment optimal zu entscheiden.

Ein dickes Plus: Kundenmeetings lassen sich so qualitativ hochwertiger vorbereiten und durchführen. Das bedeutet, weniger Vororttermine in Getränkemärkten, weniger Fahrerei und mehr Zeit für die Kunden oder andere wichtige Aufgaben. Ergebnis: Höhere Produktivität und zufriedenere Mitarbeiter - ein lohnende Investition also.

Wichtig: Der digitale Arbeitsplatz ist hier kein isoliertes Projekt, sondern betrifft das ganze Unternehmen. Beispielsweise stehen neue Kundeninformationen via CRM-System quer durch alle Unternehmensbereiche schneller und auch einheitlich - Stichwort: One View on the Customer - zur Verfügung. Damit kann etwa die Marketing-Abteilung ihre Maßnahmen gezielter planen und ausführen. Und die Unternehmensleitung hat die Geschäftsentwicklung tagesaktuell im Blick und kann bei Bedarf sofort gegensteuern.

Change braucht Management

Entscheiden sich Unternehmen für die Implementierung einer Digital-Workplace-Umgebung, ist das natürlich eine erhebliche Disruption mit unternehmensweiten Auswirkungen. Deshalb ist ein sorgsam geplanter und durchgeführter Change-Management-Prozess nötig. Die Arbeit daran beginnt bereits lange, bevor die ersten Implementierungen oder Migrationen in den IT-Abteilungen erfolgen. Ein wichtiger Startpunkt ist das Entwickeln von Personas und das Ableiten des User Experience Mapping.

Ein Beispiel: Angestellter A sucht Informationen bevorzugt über einen Navigator oder eine Struktur, Angestellter B verwendet dafür lieber die Suchfunktion. Das UI ist entsprechend den jeweiligen Präferenzen angepasst. Angestellter A als auch Angestellter B sind zufrieden, denn sie werden in ihrem normalen Workflow überhaupt nicht unterbrochen und können ganz intuitiv mit ihrem digitalen Arbeitsplatz umgehen. Damit ist der "erlebte Change" sehr gering.

Im Zuge der Umstellung sollte man sich zudem die Chance nicht entgehen lassen, Vorgehensweisen auf den Prüfstand zu stellen und auch eingeschliffene Workflows zu optimieren. Denn ein schlechter Prozess wird nicht deshalb besser, weil er plötzlich digital ist. Darüber hinaus ist eine abteilungsübergreifende Zieldefinition von allergrößter Bedeutung - ehe die Planung und Durchführung der eigentlichen Arbeiten überhaupt starten kann.

Studie zeigt Mehrwert

Ein Projekt solchen Ausmaßes braucht Zeit und lässt sich nicht von heute auf morgen erledigen. Aber: Investitionen gehen Erträgen immer voraus. Und dass sich der Digital Workplace lohnt, bestätigt unter anderem eine von Avanade beauftragte Studie: 100 Prozent der deutschen Führungskräfte haben als direktes Ergebnis des digitalen Arbeitsplatzes in ihrem Unternehmen einen positiven Geschäftsnutzen erlebt - etwa eine gesteigerte Produktivität (61 Prozent), größere Mitarbeitermotivation (44 Prozent) und Umsatzwachstum (40 Prozent).

Der digitale Arbeitsplatz birgt viele Potenziale und zwar nicht nur für das Unternehmensergebnis. Mitarbeiter, das kostbarste Asset eines jeden Unternehmens, fordern heutzutage moderne Arbeitsumgebungen, die ihre beruflichen Aufgaben und ihr persönliches Kommunikationsverhalten berücksichtigen. Und sie suchen sich Arbeitgeber nicht zuletzt auch nach diesem Kriterium aus. Der Digital Workplace wird damit auch im harten "War for Talents" zum wichtigen Wettbewerbsfaktor. (mb)