Die Pandemie hat unsere Arbeitswelt verändert. Immer mehr Konzerne planen bei Standortentscheidungen das Thema Home-Office mit ein. Nestlé etwa rechnet fest damit, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter künftig mehr von zuhause arbeiten. In der neuen Deutschland-Zentrale sind daher für 1.000 Angestellte lediglich 700 Büroarbeitsplätze geplant, berichtet die Lebensmittelzeitung.

Workation - Definition

Die neue Arbeitskultur lässt Arbeit und Freizeit - und damit auch Urlaub - immer mehr zusammenfließen. Wie eine Expedia-Umfrage zeigt, wünschen sich knapp 50 Prozent der befragten Berufstätigen ihren Büroarbeitsplatz immer mal wieder an einen anderen Ort verlegen zu können, zum Beispiel ans Meer oder in die Berge. Passend dazu gibt es den Begriff Workation - zusammengesetzt aus den englischen Wörtern "Work" und "Vacation". War es bislang vor allem Selbstständigen und Freiberuflern vorbehalten, mit Laptop und WLAN von überall auf der Welt aus arbeiten zu können, bieten hybride Arbeitsmodelle diese Chance nun auch Angestellten. Doch nicht alles was möglich ist, ist auch erlaubt.

5 Tipps, um Workation-Modelle umsetzen

Die nachfolgenden Tipps helfen Personalverantwortlichen bei der Organisation von Workation-Modellen:

1. Einen möglichst standardisierten Prozess aufsetzen

Bevor Angestellte auf eigene Faust ihren Arbeitsplatz an einen Urlaubsort verlegen, sollten sie die Personalabteilung informieren. Häufen sich die Anfragen, können Unternehmen einen weitestgehend standardisierten Prozess für Workation-Anträge aufsetzen, der beschreibt, was im Rahmen der Sozialversicherung erlaubt und möglich ist. Auch bestimmte Richtlinien festlegt, wie etwa eine Vorlauf-Frist können vorab festgelegt werden.

2. Einheitliche Regeln klar kommunizieren

Arbeitgeber sollten sich überlegen, ob sie Workation generell ermöglichen wollen, oder nur unter bestimmten Voraussetzungen, wie etwa eine maximale Anzahl von Arbeitstagen. Statt individueller Sonderabsprachen sollte es klare Regeln geben, die an alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter kommuniziert werden. Zum Beispiel in Team-Meetings, Newslettern oder übers Intranet. Es kann auch sinnvoll sein, Grundregeln für den Mix aus Arbeit und Urlaub in den Arbeitsvertrag mit aufzunehmen. Wichtig ist dabei: gleiches Recht für alle, die ihre Arbeit auch aus der Ferne erledigen können.

3. Geltendes Steuer- und Arbeitsrecht beachten

Kürzere Workation-Aufenthalte in Staaten der Europäischen Union, wie beispielsweise drei Wochen in einer Ferienwohnung auf Mallorca zu arbeiten, lassen sich meist recht unkompliziert regeln. Soll es ein Land außerhalb der EU sein, gibt es oft länderspezifische Sonderregeln hinsichtlich Lohnsteuer und Rentenversicherung zu beachten. Dann kann die externe Unterstützung eines Steuerberaters oder Arbeitsrechtlers hilfreich sein, um den rechtlichen Rahmen abzustecken.

4. Kompetenzen und Erreichbarkeit festlegen

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die für einige Zeit in Workation gehen, sollten wissen, welche Entscheidungen sie alleine fällen können und wann eine Rücksprache mit Vorgesetzten notwendig ist. Auch sollte geklärt werden, zu welchen Zeiten Fernarbeitende erreichbar sein müssen und an welchen Meetings sie digital teilnehmen - vor allem, wenn sie sich in einer anderen Zeitzone befinden.

5. An technische Voraussetzungen denken

Arbeiten aus dem Home-Office ist spätestens seit der Coronakrise in vielen Unternehmen nichts ungewöhnliches mehr. Der Einsatz von mobilen Geräten, Meeting-Tools und digitaler Kommunikation hat sich etabliert, das meiste kann auch im Ausland unproblematisch genutzt werden. Dass es eine gute WLAN-Verbindung gibt, die VPN-Verbindung funktioniert und alle wichtigen Werkzeuge, die für die Arbeit benötigt werden, zur Verfügung stehen, muss dennoch sichergestellt sein. Arbeitgeber sollten sich vorab von "Workationern" bestätigen lassen, dass vor Ort die technischen Voraussetzungen für die Fernarbeit stimmen.

Workation-Modelle: Im Idealfall Win-Win

Lassen sich Unternehmen auf das "Abenteuer" Workation ein, profitieren meist beide Seiten davon: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erweitern ihren Horizont, frischen Sprachkenntnisse auf oder entdecken neue Trends. Arbeitgebern kommt zugute, dass sich motivierte und loyale Teams in der Regel positiv aufs Unternehmensergebnis auswirken. (fm)