Weniger Kosten und mehr Produktivität - so lauten die Erwartungen an das Home Office. Ein Webcast der Computerwoche zeigt, wie IT-Chefs den mobile Workplace effizient einrichten.

Denn zu viele Firmen haben in der Corona-Krise die Erfahrung gemacht, dass Mitarbeiter im schlecht oder übereilt angeordneten Home Office weniger produktiv sind als zuvor. Michael Mors, Regional Vice President DACH bei Box, Oliver Blüher, Head of Sales bei Slack, Sven Kniest, Regional Vice President Central & Eastern Europe bei Okta, und Peer Stemmler, Head of Sales DACH bei Zoom, zeigen, welche Tools die Mitarbeiter brauchen und wie sie über Unternehmensgrenzen hinweg zusammenarbeiten können.

Fachjournalist Arne Arnold von der Computerwoche moderiert den Webcast und steigt mit einer guten Nachricht ein: laut Umfragen können sich rund zwei Drittel der jetzigen Home Office-Worker vorstellen, auch künftig so zu arbeiten. Was allerdings nicht darüber hinwegtäuschen darf, dass viele die technische Ausstattung bemängeln. Blüher (Slack) zählt es denn auch zu den Key Learnings, dass "Homeoffice funktioniert, weil es in der jetzigen Extremsituation funktionieren muss". Er fügt an: "Es wird viel improvisiert. Das ist im Moment ein echter Stress-Test für die Workplace-Konzepte!" Wie hoch der Bedarf ist, zeigt sich an einer Zahl: Zoom hat kürzlich die 300 Millionen-Grenze überschritten, so Stemmler.

Vier Best-of-Breed-Anbieter in einer Allianz

Die vier Unternehmen, die an diesem Webcast teilnehmen, haben sich zu einer Future of Work-Alliance zusammengeschlossen. Sie verstehen sich als Best-of-Breed-Anbieter und damit gegenüber Anbietern monolithischer Lösungen im Vorteil. Das bekannte Best-of-Breed-Problem der Schnittstellen zeigt sich hier nicht, denn der Zusammenschluss verspricht eine nahtlose Integration und verzahnte Prozesse.

Um einen Eindruck von den Webcast-Zuschauern zu bekommen, startet Moderator Arnold eine Umfrage: "Wie viele Cloud-Dienste setzen Sie bereits in ihrem Unternehmen ein?" "Bis zehn", antworten 50 Prozent. Kniest (Okta) kommentiert: "Das spricht klare Sprache, wir sehen hier den Trend zur Cloud." Was den Experten nicht überrascht, denn: "VPN war in den meisten Fällen nicht dafür ausgelegt, dass man die ganze Mitarbeiterschaft nach Hause schickt."

Die Vorteile von Remote Work umreißt Blüher (Slack) mit Schlagworten wie Geschwindigkeit und Effektivität des Einzelnen. Mors (Box) ergänzt: "Man spart den Arbeitsweg und die Firmen sparen Kosten, weil sie keine Infrastruktur mehr bereitstellen müssen." Bei den vier Alliance-Unternehmen liegen die Daten in der Cloud, so dass Server-Kosten wegfallen. Ein weiterer Pluspunkt: Prozesse werden deutlich beschleunigt. Mors hat Kunden, die Prozessdauern von bis zu zwei Wochen auf wenige Stunden verkürzen konnten. Insgesamt seien Einsparungen im sechs- bis siebenstelligen Bereich möglich, so der Experte.

Nachteile in Sachen Remote Work zeigen sich vor allem dann, wenn ein Unternehmen "technologische Schulden" (Kniest) aufgebaut hat. Der Okta-Manager betont außerdem: "Wenn wir mehr von zuhause aus arbeiten, geht die Anzahl der Angriffsvektoren nach oben. Hier ist die IT-Security gefordert!"

Jeder Zweite mit Sicherheitsbedenken

Doch worauf müssen IT-Entscheider nun achten? "Die Zahl an Diensten wächst. Der Zugriff muss Multi-faktor abgesichert und soll ohne allzu viele Passwords möglich sein", betont Kniest. Blüher stellt die Slack-Interface vor, die wie ein virtueller Raum funktioniert, ein "Channel", in dem Menschen und Informationen zusammenkommen. Integriert wurde Zoom integriert, so dass die Kollegen Face-to-face zusammenkommen. Box schließlich sorgt dafür, "dass die Kommunikation nicht ungesichert durch die Cloud schwirrt" (Mors).

Und wo sehen die Webcast-Zuschauer die größten Herausforderungen bei Remote Work? Eine weitere Umfrage ergibt dieses Bild: Sicherheitsbedenken liegen mit 47 Prozent vor Hardware wie Ausstattung und Internetverbindung (41 Prozent). Es folgen der organisatorische Rahmen und die Frage von Kultur beiehungsweise Mindest (jeweils 35 Prozent). Schwierigkeiten mit der Digitalisierung nennen dagegen nur 24 Prozent.

"Welche Vorarbeiten muss ein IT-Entscheider leisten?" will der Moderator von den Experten wissen. Für Blüher (Slack) beginnen diese mit der Frage: "Was will ich erreichen?" Daraus leiten sich Ziele, Kommunikation und Messbarkeit ab. Zweitens muss klar sein: die Umstellung auf Remote bedeutet Veränderung. "Ich muss die Leute verstehen und enablen", so Blüher. Und natürlich muss ein Unternehmen das Ganze auch vorleben.

Remote Work wird zum "new normal"

Im Hinblick auf die Dateien sagt Mors: "Ich kann mich heute bei Box oder Zoom anmelden und innerhalb einer Minute loslegen." Das setzt eine vorherige Migration der Dokumente in die Cloud voraus. Auch Mors betont, dass ein Change-Management wichtig ist: "Viele verschicken Dateien immer noch per Mail, statt sie in die Box zu legen, hier ist Training nötig." Außerdem braucht ein Unternehmen Richtlinien dazu, wann ein Dokument vertraulich ist oder ob die elektronische Signatur erlaubt wird. Kniest (Okta) fügt an: "Technologisch kriege ich das ganz schnell hin." Organisatorisch muss geregelt sein, wer die die Dienste über welche Geräte nutzen darf, oder was passiert, wenn im Homeoffice das Kind über das Heimnetzwerk auf den Arbeitsplatz des Vaters zugreift.

Zum Abschluss des Webcasts bekommen die Zuschauer das Wort und sie haben einige Fragen über Zoom - schließlich sind erst vor Kurzem die sogenannten "Meeting-Bombings" durch den Blätterwald gerauscht. "Wir haben da etwas verändert", antwortet Stemmler. Er rät, den neuesten Client der Version 5 zu benutzen. "Es gibt auch eine On premise-Version von Zoom", fügt er an.

Wie auch immer es nach der Corona-Krise weiter geht - eines gilt als sicher: "Remote Work wird das new normal sein!"

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