Atlassians Work-Management- und Collaboration-Lösung Trello ist darauf konzipiert, Team-Projekte nachzuvollziehen, Tasks zuzuweisen den Weg zur Zielerreichung zu dokumentieren. Inzwischen hat das Tool mehr als 50 Millionen Nutzer. Im Kern verlässt sich Trello dabei auf das Prinzip der Kanban-Boards, um Arbeitsabläufe zu visualisieren und allen Projektbeteiligten einen einfachen Überblick zu ermöglichen.

Trello - Board, Karte & Co.

Die wichtigsten Komponenten von Trello sind Boards, Listen und Karten:

• Boards sind der Ausgangspunkt und konzentrieren sich in der Regel auf ein übergreifendes Projekt (zum Beispiel die Einführung einer neuen Website) oder auf prozessbasierte Aufgaben (etwa das Onboarding eines Mitarbeiters).

• Innerhalb jedes Boards können mehrere Listen erstellt werden, um den Fortschritt eines Projekts anzuzeigen; "to do", "in Arbeit" und "erledigt" sind gängige Beispiele.

• Einzelne Karten innerhalb der Listen enthalten Informationen zu einer bestimmten Aufgabe und lassen sich je nach Bedarf von Liste zu Liste verschieben (beispielsweise wenn eine Aufgabe abgeschlossen ist). Jede Karte kann ein breites Spektrum an Aufgabeninformationen enthalten, darunter eine Textbeschreibung, Dateianhänge, Automatisierungen, Kommentare und mehr.

Die Benutzer navigieren in Trello ausgehend von einer Startansicht, die als Drehscheibe und zentraler Newsfeed fungiert. Hier lassen sich leicht einzelne Boards auswählen oder alle Karten anzeigen, die seit dem letzten Login hinzugekommen sind. Trello - das 2017 vom Softwareanbieter Atlassian übernommen wurde - lässt sich auch gut in andere Anwendungen integrieren - über sogenannte "Power-Ups". Diese API-Integrationen ermöglicht es den Nutzern, direkt von Trello auf Slack, Salesforce, Gmail oder andere Anwendungen (sowie die eigenen Produkte von Atlassian) zuzugreifen.

Trello ist insbesondere wegen seiner Benutzerfreundlichkeit und Vielseitigkeit beliebt. Häufig wird die App auch für persönliche Planungen verwendet, von der Urlaubsreise bis hin zur Hochzeit. In dieser Hinsicht unterscheidet sich Trello von einer Projektmanagement-Software mit vollem Funktionsumfang: das Atlassian-Tool legt den Schwerpunkt auf einfache Funktionalität und Zugänglichkeit statt auf großen Funktionsumfang. "Im Gegensatz zu Projektmanagement-Software wie Microsoft Project kann Trello unternehmensweit von jedem genutzt werden, der Projekte verwalten muss, aber kein spezialisiertes - und komplexes - Projektmanagement-Tool benötigt oder will", meint Raúl Castañón, Senior Analyst bei 451 Research.

Atlassian hat nach der Übernahme von Butler versucht, dessen Funktionen zu integrieren und Trello durch die Einführung von Workflow-Automatisierungen noch leistungsfähiger zu machen. Damit können Benutzer einfache Regeln einrichten, um sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren - beispielsweise, eine Karte in die "Erledigt"-Liste zu verschieben, wenn eine Checkliste abgeschlossen ist.

Trello-Board und -Karte löschen: So funktioniert's

Wenn Sie ein Trello-Board oder eine Karte löschen möchten, greift Ihnen die offizielle Trello-Webseite mit übersichtlichen Tutorials unter die Arme:

• Trello-Board löschen

• Trello-Karte löschen

Trello - Kosten

Trello hat seine Preisstruktur zuletzt im August 2021 überarbeitet und setzt nun auf ein vierstufiges Modell:

• Die kostenlose Stufe erfordert lediglich eine Anmeldung und bietet Zugang zu unbegrenzten Power-Up-Integrationen, unbegrenztem Speicherplatz (bis zu 10 MB pro Datei), 250 Butler-Automatisierungen und andere Funktionen. Die Anzahl der zugänglichen Boards ist jedoch auf maximal zehn begrenzt.

• Die Standard-Stufe bietet erweiterte Checklisten und benutzerdefinierte Felder, zusätzliche Butler-Automatisierungen und unterstützt größere Dateien (bis zu 250 MB). Sie kostet 5 Dollar pro Benutzer und Monat, bei jährlicher Zahlung.

• Die Premium-Option bietet für 10 Dollar pro Monat unbegrenzte Butler-Automatisierungen, zusätzliche Dashboard-, Zeitleisten- und Kalenderansichten sowie Verwaltungs- und Sicherheitstools.

• Der Enterprise-Plan umfasst weitere Sicherheitsmaßnahmen, die für den Einsatz in großen Unternehmen entwickelt wurden. Zu diesen Maßnahmen gehören unternehmensweite Berechtigungen, die Integration der Verwaltung mobiler Geräte und andere verwaltungsspezifische Funktionen. Der Preis der Enterprise-Version richtet sich nach der Anzahl der Benutzer - die Preise beginnen bei 17,50 Dollar pro Benutzer und Monat.

Trello vs. Alternativen

Schon vor der COVID-19-Pandemie stieg die Nachfrage nach Work Management Tools. Die wachsende Beliebtheit von Remote und Hybrid Work hat den Bedarf an Tools zur Koordinierung von Aufgaben zwischen unterschiedlichen Teams weiter erhöht. Gartner geht davon aus, dass die Ausgaben für Plattformen für soziale und kollaborative Zusammenarbeit in diesem Jahr um 17 Prozent auf 4,5 Milliarden Dollar steigen werden - wobei die Ausgaben für Work-Management-Plattformen der größte Treiber seien.

Das Feld ist hart umkämpft: Neben Trello sind eine Reihe von Anbietern im Work-Management-Segment aufgetaucht, die von der starken Nachfrage profitieren wollen. Dazu gehören etwa Asana und Monday, die beide in den letzten zwölf Monaten einen Börsengang mit einer Bewertung von 4 Milliarden beziehungsweise 7,5 Milliarden Dollar absolviert haben. In den letzten Monaten wurden weitere Konkurrenten in diesem Bereich geschluckt, darunter Workfront (von Adobe für 1,5 Milliarden Dollar) und Wrike (von Citrix für 2,25 Milliarden Dollar). Auch Microsoft hat ein Aufgabenmanagement-Tool im Angebot: Planner ist Teil von Microsoft 365.

Viele dieser Tools basieren auf demselben Kanban-ähnlichen Ansatz für Aufgabenlisten, der durch Trello populär geworden ist: Sie bieten ähnliche Boards, Listen- und Karten-Layouts sowie andere "Ansichten" und Automatisierungs- und Kollaborationsfunktionen. Andere Konkurrenten verfolgen eine eher auf Tabellenkalkulationen ausgerichtete Sichtweise des Projektmanagements - dazu gehören zum Beispiel Smartsheet, Airtable, Microsoft Lists und Google Tables.

Laut den jüngsten Statistiken gab es 2018 mindestens 50 Millionen registrierte Trello-Nutzer, laut Atlassian soll diese Zahl inzwischen deutlich höher liegen. Dabei hat die Work Management App auch von der Integration in das Atlassian-Portfolio profitiert.

Trello - Zukunftspläne

Atlassian hat Anfang 2021 eine Überarbeitung von Trello angekündigt. Unter anderem stehen nun mehrere neue Board-Ansichten zur Verfügung: Tabelle, Zeitleiste, Dashboard und Kalender. Diese bieten verschiedene Perspektiven, die es den Benutzern ermöglichen, die in den Boards enthaltenen Informationen zu betrachten und mit ihnen zu interagieren.

Laut Trello werden die Nutzer in Zukunft in der Lage sein, Karten zwischen verschiedenen Boards in jeder der verschiedenen Ansichten zu verschieben, genau wie es derzeit mit der Tabellenansicht möglich ist. Entwickler von Drittanbietern sollen zudem ihre eigenen Apps und Dienste erstellen können, um sie mit den verschiedenen Board-Ansichten zu verbinden. Zudem bietet Trello nun unter anderem zwei neue Kartentypen - Link- und Board-Karten. Erstere lassen sich zum Beispiel mit Apps wie Dropbox oder Google Drive verbinden, indem eine URL in den Kartentitel eingefügt wird (inklusive Vorschau auf den Inhalt). Letztere funktionieren ganz ähnlich, nur dass hier ein Board verlinkt wird.

"Noch hebt sich Trello von anderen, ähnlichen Tools ab - allerdings wächst die Konkurrenz auch in angrenzenden Kategorien. Das wird vielleicht die größte Herausforderung für Trello sein", meint Castañón. So seien beispielsweise Fluid Components Teil von Microsoft 365, und Smart Canvas in Google Workspace integriert. Diese Integrationen machten leichtgewichtige Aufgabenmanagementfunktionen in einer Reihe von Dokumenttypen verfügbar. "Die Aktualisierungen von Microsoft und Google spiegeln auch wider, dass Trello in einem hart umkämpften Markt agiert, in dem die Roadmap für Produktivitäts-Tools zunehmend Work-Management-Funktionen enthält", so Castañón. (fm)

Dieser Beitrag basiert auf einem Artikel unserer US-Schwesterpublikation Computerworld.