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Scrum gehört zu den Agilen Methoden und verfolgt das Prinzip Inspect & Adapt, daher sind regelmäßige Feedbackschleifen und Meetings in dieser Methode zentral.
Scrum Retrospektive – Definition
Im Scrum Framework werden große Meilensteine in kleinere Zielschritte unterteilt. Das Durchlaufen eines Sprints wiederholt sich daher ständig. Während eines Sprints finden vier verbindliche Meetings statt: das Planning, das tägliche Scrum-Meeting (Daily), das Review und die Retrospektive. In der Retrospektive (Rückblick) soll aus der Vergangenheit und bisherigen Schritten gelernt und künftige Ziele definiert werden. Je nach Iteration kann das Meeting alle zwei bis vier Wochen abgehalten werden (Länge circa drei Stunden bei einem vierwöchigen Sprint). Längere Konferenzen nach drei bis sechs Monaten könnten auch sinnvoll sein, wenn es darum geht, ausführlicher und über eine längere Zeitspanne hinweg zu reflektieren.
Retrospektive – Bedeutung für das Team
Die Teams in der Projektarbeit nach Scrum haben keinen Chef und keine leitende Person im herkömmlichen Sinn. Ein/e Scrum Master betreut alle Beteiligten, das sind die Entwickler und Entwicklerinnen, der Product Owner und die Organisation. Somit ist er oder sie Ansprechpartner für die einzelnen Teams, die sich aber in erster Linie selbst organisieren sollen. Damit die einzelnen Personen zusammenwachsen und als Team agieren, sind regelmäßige Meetings wichtig – und dafür ist gemeinsames Reflektieren zentral. Zeitlich nahe aneinanderliegende Retrospektiven sorgen außerdem für ein schnelles Identifizieren von Fehlerquellen oder Stolpersteinen. Nach der gemeinsamen Besprechung können alle schnell darauf reagieren und Verbesserungen direkt im nächsten Sprint berücksichtigen.
In der Retrospektive soll eine vertrauenserweckende Atmosphäre herrschen, sodass Probleme direkt angesprochen werden können. Konflikte oder Frust sollen sich nicht aufstauen und den Fortgang des gemeinsamen Projekts aufhalten. Darum reflektieren alle Beteiligten über ihr eigenes Verhalten, dürfen aber auch anderen Teammitgliedern Feedback geben.
- Retrospektive und Feedback in Scrum-Projekten
Scrum Manager haben die Möglichkeit, den Projekterfolg durch die Analyse des Sprints zu verbessern. Zielführend sind dabei die Retrospektive und das Feedback der Teammitglieder - ein Vorgang, den der Scrum Manager mit Diplomatie moderieren muss. Folgende Methodik mit Arbeitsblättern hat sich bewährt. - Feedback - Schritt 1
Für die Retrospektive erhält jedes Teammitglied ein vorbereitetes Blatt mit seinem Namen und zwei Fragen: "Was kann man von mir erwarten?" und "Was erwarte ich vom Team?" - Feedback - Schritt 2
Der Feedback-Bogen wird um zwei Bereiche ergänzt: "Was ich an Deiner Arbeit schätze ..." und "Was ich Dir wünsche, das Dir besser gelingt ..." - Feedback -Schritt 3
Der Feedback-Bogen wird an den Tischnachbarn weitergegeben, von diesem ausgefüllt und so lange weitergegeben, bis jeder Teilnehmer wieder sein persönliches Blatt vor sich liegen hat – jetzt mit dem schriftlichen Feedback aller beteiligten Teammitglieder. - Selbstreflexion
Zwei weitere Bereiche kommen hinzu – sie dienen der eigenen Reflexion des erhaltenen Feedbacks: "Darauf bin ich stolz ..." und "Das nehme ich mit ..." - Vorgehensmuster
Nach diesem Grundmuster lassen sich Retrospektiven zu einem späteren Zeitpunkt erneut wiederholen.
Sprint-Retrospektive – Phasen
In der Retrospektive sollte besprochen werden, was die Erfolge und Verbesserungschancen des letzten Sprints waren und welche Ziele für den nächsten Sprint festgelegt werden sollen:
Was haben wir gut gemacht?
Was haben wir gelernt?
Was wollen wir künftig anders machen?
Was haben wir nicht verstanden?
Es ist sinnvoll, sich an einen festgelegten Ablauf zu halten, dieser kann wie folgt aussehen:
Intro: Der Scrum Master eröffnet das Meeting und macht auf das Grundprinzip und die Zusammenhänge aufmerksam. Es herrscht eine angenehme Atmosphäre, es ist auch eine kurze Check-In-Runde möglich. Der Einstieg in die Retrospektive könnte in etwa so lauten: "Wir glauben, dass jede und jeder sein/ihr Bestes gegeben hat. Wir berücksichtigen die dafür zur Verfügung stehende Zeit, die Fähigkeiten, Kompetenzen und zur Verfügung stehende Mittel."
Daten und Informationen sammeln: Man hält fest, was gut gelaufen ist und was eher schlecht. Hier reflektieren alle Beteiligten ihre eigenen Verhaltensweisen und Arbeitsschritte. So werden Ursachen für Erfolge und Misserfolge festgestellt. Wichtig ist hierbei, dass handfeste Daten für diese Phase vorbereitet und eingebracht werden. Evaluierte Probleme werden kategorisiert und systematisch Lösungsvorschläge gefunden. Außerdem können Prioritäten vergeben werden und Verantwortlichkeitsvereiche definiert werden.
Maßnahmen beschließen: Aus der Datensammlung und den Lösungsideen werden konkrete Schritte beschlossen. Gemeinsam entwickeln die Mitarbeitenden die nächsten Ziele, die zur gewünschten Veränderung führen sollen. Dabei kann es hilfreich sein, SMART-Ziele festzulegen (SMART = spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch, terminiert)
Abschluss: Die Teilnehmenden enden das Meeting mit einem kurzen Rückblick auf die Retrospektive. Auch in dieser Runde können sie die Fragen beantworten: was hat gut geklappt? Was könnten wir besser machen? Und diese Ideen dann in der nächsten Retrospektive umsetzen.
Retrospektive – Erfolgsfaktoren
Damit eine Retrospektive gelingt, helfen folgende Regeln: Obwohl es wichtig ist, einen strukturierten Ablauf beizubehalten, sollte man zwischen den einzelnen Retrospektiven abwechseln. Der Scrum Master kann hier entscheiden, wie die Reflexion ablaufen soll. Damit es nicht langweilig wird, sollte er/sie sich hier verschiedenen Methoden bedienen (siehe Kasten unten). Er betreut und moderiert das gesamte Meeting, mischt sich aber nicht in inhaltliche Diskussionen ein. Während der Retrospektive erkennt der Scrum Master, was das Team beschäftigt und wie das Projekt voranschreitet. Er sollte gegenüber allen Beteiligten die Zusammenhänge sehr deutlich machen. Zwischen den Phasen behält er die Ziele im Auge und leitet das Gespräch. Alternativ kann auch ein anderer Moderator bestimmt werden.
Die beschlossenen Maßnahmen sollen so konkret wie möglich formuliert und schriftlich festgehalten werden. Die Beteiligten müssen erkennen, wer was wann erledigen soll. Hilfreich ist, sich auf einen konkreten Verbesserungsbereich zu konzentrieren, um hier die Zusammenhänge zu erkennen anstatt an einzelnen kleinen Bausteinen zu arbeiten.
Timeboxing: Für jede Phase sollte eine bestimmte Zeit festgelegt werden, damit die Schritte effizient durchlaufen werden können.
Neben den inhaltlichen Faktoren, sorgt auch die Umgebung für ein erfolgreiches Meeting. Daher sollten alle notwendigen Materialien bereits vor Beginn der Besprechung bereit gelegt werden. Die vertrauliche Atmosphäre ist das A und O für ein sinnvolles Meeting. Deshalb darf der Scrum Master öfter wiederholen, dass das Besprochene nicht den Raum verlassen soll (Vegas-Regel).
Scrum Retrospektive – Segelboot-Methode
Eine mögliche Methode der Reflexion ist die Visualisierung eines Segelbootes. Anhand dieser kann der/die Scrum Master klar machen, was das Team noch festhält (Anker) und was es weiterbringt (Wind in den Segeln). Auf einem Plakat oder Notizzetteln sollen die erwähnten Aspekte festgehalten werden. Danach geht es daran, die möglichen Maßnahmen zu entwickeln, die das Problem lösen könnten.
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