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Ein gut eingerichtetes DMS erleichtert den Umgang mit sämtlichen Geschäftsdokumenten und erfüllt alle Kriterien für gute Archivierung. Wir beschreiben die Möglichkeiten und worauf Sie achten müssen.
Dokumentenmanagement-Systeme (DMS): Definition
Dokumentenmanagement-Systeme - DMS abgekürzt - sind elektronische Archive. Mit ihrer Hilfe lassen sich Dokumente digital und zentral ablegen und archivieren. Bei den meisten Systemen funktioniert dies sehr komfortabel per Drag & Drop. Je nach der IT-Infrastruktur eines Unternehmens sind die Daten dann entweder auf dessen Server oder in der Cloud. Damit Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter diese Dokumente bei Bedarf schnell finden, erfolgt für die einzelnen Dokumente eine Verschlagwortung - auch Indexierung oder Tagging genannt - auf der Metaebene. Diese Metainformationen können im DMS an jedes hochgeladene Dokument angehängt werden.
Auch wenn die Mitarbeiter dann nur ungefähr wissen, wonach sie suchen, führt dieses Tagging zusammen mit einer Volltextsuche dazu, dass sie ihr gesuchtes Dokument im DMS in kurzer Zeit mit wenigen Klicks finden. Denn bei einem gut eingerichteten DMS sind alle Kriterien für eine gute Archivierung erfüllt.
DMS: Einsatz und Nutzen
Eingangsbelege kommen ins Papierarchiv, Ausgangsbelege bleiben in E-Mail-Postfächern, im Filesystem von Windows oder im ERP-System: So oder so ähnlich ist auch heute noch der Alltag vieler Unternehmen bei der Ablage und Archivierung von Dokumenten. Jede Abteilung kreiert mit "ihren Belegen" ein eigenes Archivierungs-System.
Die Folge: Viele Mitarbeiter verbringen einen großen Teil ihrer Arbeitszeit mit der Suche nach Rechnungen, Verträgen und vielem mehr. Bei einer Suchdauer von durchschnittlich fünf Minuten pro Dokument kommen über alle Mitarbeiter und Abteilungen hinweg schnell ganze Tage zusammen, die nur mit Suchen vergeudet werden. Mit Hilfe eines Dokumentenmanagement-Systems und einer guten Verschlagwortung lässt sich diese Sucherei stark reduzieren.
Eine gute Archivierung sollte diese Kriterien erfüllen:
Die Dokumente sind zentral an einem Ort gespeichert, beziehungsweise hinterlegt.
Die Dokumente sind optimal sortiert und verschlagwortet und werden auf Anhieb gefunden.
Jeder Mitarbeiter weiß, wo die für ihn relevanten Dokumente liegen, und hat die entsprechend eingerichteten Zugriffsrechte.
Mehrere Mitarbeiter können gleichzeitig auf Dokumente zugreifen.
Es gibt einen zentralen Überblick über die Aufbewahrungsfristen, denn Dokumente mit zum Beispiel personenbezogenen Daten müssen nach einem bestimmten Zeitpunkt vernichtet werden.
Die Dokumente sind revisionssicher und damit rechtskonform abgelegt.
Im Idealfall liegt bei einer Archivierung jedes Dokument doppelt vor, damit bei technischen Schäden wie Feuer oder einem Rohrbruch keine wichtigen Unterlagen verloren gehen. Bei Papier ist Redundanz in der heutigen Zeit kaum noch zu bewerkstelligen und auch nicht mehr sinnvoll.
Eine gute Archivierung sollte darüber hinaus auch möglichst platzsparend erfolgen. Denn bereits bei etwa 1.000 Belegen pro Woche (und im Schnitt zwei Seiten pro Dokument) wären dies sechs volle Leitzordner pro Woche. Ein typisches Aktenregal (1 m breit, 2 m hoch) wäre somit innerhalb von zehn Wochen komplett gefüllt.
Dokumentenmanagement: Anwendungsbereiche
Ist man sich dieser Dimensionen bewusst, verwundert es nicht, dass viele Unternehmen nur das nötigste in Papierform archivieren und das meiste digital "irgendwo anders" aufbewahren. Dabei wären allein mit einem zentralen digitalen Archiv - Stichwort Cloud - die meisten der Kriterien schon erfüllt. Die Anwendung von Dokumentenmanagement-Systemen ist also keine Frage der Unternehmensgröße, der Branche und der Anzahl der Mitarbeiter. Das oben genannte Beispiel der 1.000 Belege pro Woche stammt von einem Mittelständler. Doch mit Eingangs- und Verkaufsrechnungen, Angeboten, Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen, Gutschriften und Verträgen in sämtlichen Unternehmensbereichen können auch kleinere Unternehmen innerhalb kürzester Zeit ziemlich viele Aktenregale mit Papier füllen. Dabei entspricht ein Aktenregel in den meisten Fällen deutlich weniger als ein Gigabyte Speicher. Festplatten und Cloud-Speicher sind somit deutlich günstiger - und platzsparender.
Dokumentenmanagement: Verschlagwortung und Revisionssicherheit
Mit Verschlagwortung und Revisionssicherheit wurden im vorherigen Absatz zwei Kriterien genannt, die es sich lohnt, etwas genauer zu betrachten:
Verschlagwortung: Zwischen fünf und zehn Metainformationen empfehlen wir für jedes Dokument, das Sie im DMS ablegen. Verschlagworten klingt sehr aufwändig. Das ist es aber nur, wenn Dokumente manuell verschlagwortet werden. In der Praxis ist das so gut wie nie der Fall.
Ist die Quelle des Dokuments zum Beispiel das eigene ERP- oder Warenwirtschafts-System, so landet das Dokument bei entsprechender Verknüpfung bereits vollständig verschlagwortet im DMS. Sämtliche für die Verschlagwortung relevanten Parameter und Metadaten liegen ja bereits strukturiert vor.
Handelt es sich um ein PDF (E-Mail-Anhang oder als Download in einem Portal) und landet händisch im digitalen Archiv, liegen die relevanten Informationen meist noch unstrukturiert vor. Hier hilft die OCR (Texterkennung), über die viele DMS verfügen. Diese liest das Dokument aus, strukturiert die gefundenen Informationen und verschlagwortet das Dokument automatisch.
Revisionssicherheit: Das zentrale und rechtlich relevante Kriterium für das Aufbewahren von Dokumenten ist die Revisionssicherheit. Das heißt, das archivierte Dokument muss jederzeit exakt so aussehen wie bei der Erstellung oder der Ablage. Nur wenn dies gegeben ist, sind die "Grundsätze der ordentlichen Buchführung" (GoB) und die"Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (GoBD, früher GDPdU) eingehalten. Bei Papier kann man hier wenig falsch machen, sind archivierte Original-Belege doch per Definition revisionssicher.
Lesetipp: Digitale Archivierung - Wie sie GoBD-konform archivieren
Anders bei digitalen Belegen. Hier sind es vor allem Ausgangsbelege wie Rechnungen, Angebote, Lieferscheine und so weiter, die sich auch Jahre später noch aus Warenwirtschafts-Lösungen oder ERP-Systemen generieren lassen. Viele Unternehmen missinterpretieren diese Möglichkeit als Dokumenten-Archivierung. Das ist fatal, denn hat sich in diesem Zeitfenster irgendetwas geändert - und sei es nur das Logo oder die Adresse - so finden sich diese Änderungen oftmals auf dem erneut generierten Dokument wieder. Dies entspricht dann nicht dem Original von damals, weshalb diese "Idee" der digitalen Ablage nicht revisionssicher ist.
Doch auch wenn ERP-Systeme in der Frage der Archivierung keine Alternative sind, bietet das Zusammenspiel DMS und ERP viele interessante Vorteile. Sind beide Systeme im Einsatz, sollten Unternehmen diese unbedingt verknüpfen - doch dazu später mehr.
Dokumentenmanagement-Systeme: Gesetzliche Vorgaben
Mit "Revisionssicherheit" und der GoBD haben wir die zentrale, rechtliche Vorgabe bereits erwähnt. Es ist das Kriterium, das beschreibt, WIE die Daten digital zu archivieren sind. Denn bereits hier kann man einiges falsch machen. Doch es gibt noch zahlreiche weitere gesetzliche Vorgaben zur Archivierung und zur Dokumentationspflicht, die sich mit den Fragen WAS und WIE LANGE beschäftigen. Die wichtigsten Vorschriften stellen wir im Folgenden kurz vor. Auf Aufbewahrungsfristen und Sonderregeln, wie sie für bestimmte Branchen (zum Beispiel Gesundheitswesen, Universitäten, Lebensmittel-Hersteller) oder andere Länder gelten, gehen wir an dieser Stelle nicht ein.
§ 147 Abgabenordnung (AO) - Ordnungsvorschrift für die Aufbewahrung von Unterlagen: Die AO (Abgabenordnung) definiert den Umgang mit steuerlich relevanten Dokumenten in Deutschland. Es ist ein Mantelgesetz, das Grundlagen enthält, die von einzelnen Steuergesetzen nochmals vertieft werden. Am 1. Oktober 2022 wurde die AO zuletzt geändert. Die folgenden Informationen sind auf diesem Stand.
§ 147 der AO beschreibt in 6 Abschnitten,
welche Unterlagen archiviert werden müssen: Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen, Organisationsunterlagen, Buchungsbelege, steuerrelevante Dokumente und weitere mehr.
welche Unterlagen digital archiviert werden können - und welche nicht (Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und bestimmte Urkunden).
welche Dokumente aus dem ersten Abschnitt zehn Jahre und welche sechs Jahre aufzubewahren sind. Und für welche Dokumente wiederum andere Fristen aus anderen Gesetzen gelten.
wann die Aufbewahrungsfrist beginnt: Interessanterweise ist dies für die meisten Belege nämlich nicht der Tag der Erstellung, sondern der letzte Tag eines Kalenderjahres. Die ist auch das Datum, das für die Aufbewahrungspflicht (Punkt 3) als Referenz gilt.
wer die Druckkosten bezahlt, sollte eine Finanzbehörde digital archivierte Unterlagen in Papierform wünschen.
welche Rechte die Finanzbehörde hat, wenn sie die Daten digital prüft - und welche Pflichten sich für Dritte ergeben, die ihre Infrastruktur (zum Beispiel Cloud) anderen Unternehmen für die digitale Archivierung zur Verfügung stellen.
§ 257 Handelsgesetzbuch (HGB) - Aufbewahrung von Unterlagen Aufbewahrungsfristen: Auch im HGB (Handelsgesetzbuch) gibt es im § 257 einige Bestimmungen zur Archivierung. Am 7. August 2021 wurde das HGB zuletzt geändert. Die folgenden Informationen sind auf diesem Stand. In 5 fast deckungsgleichen Abschnitten zur AO wird hier beschrieben,
welche Unterlagen archiviert werden müssen: Handelsbücher, Handelsbriefe, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse und weitere mehr.
dass die Archivierung von Handelsbriefen nur für Handelsgeschäfte relevant ist.
welche Unterlagen digital archiviert werden können - und welche nicht (Eröffnungsbilanzen und Abschlüsse).
Welche Dokumente 10 Jahre und welche 6 Jahre aufzubewahren sind.
wann die Aufbewahrungsfrist beginnt: Analog zur AO mit dem Ende des Kalenderjahrs.
Datenschutzrechtliche Bestimmungen (zum Beispiel DSGVO)
Daten von Bewerbern, ehemaligen Mitarbeitern oder Gehaltsabrechnungen: Auch diese Informationen werden in der Regel digital archiviert, dürfen aber nicht beliebig lange gespeichert werden. Bei abgelehnten Bewerbern sind dies ohne anderweitige, individuelle Vereinbarung sechs Monate, bei Mitarbeitern, die ein Unternehmen verlassen, drei Jahre und bei Gehaltsabrechnungen sechs Jahre, da dies gleichzeitig steuerlich relevante Daten sind.
Da es sich bei diesen Beispielen um personenbezogene Daten handelt, müssen diese gemäß Artikel 17 der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) nach Ablauf einer bestimmten, gesetzlichen Aufbewahrungspflicht gelöscht werden. Um die gesetzlichen Vorgaben einzuhalten, stehen Unternehmen also auch vor der Herausforderung, Daten nicht zu lange im Archiv zu haben.
Wer sich die Abschnitte 1 in AO und HGB durchliest, bekommt schnell das Gefühl, man müsste eigentlich alles aufheben, was täglich an Dokumenten anfällt. Vieles davon zehn Jahre, manches sechs Jahre, manches kürzer. Personenbezogene Daten wiederum dürfen aufgrund von Datenschutz nicht zu lange archiviert werden und müssen gelöscht werden - eine schier unlösbare Aufgabe in einem Papierarchiv.
Die Umsetzung der Bestimmungen in einem DMS funktioniert, indem alle archivierten Dokumente mit Fristen versehen werden. Nach Ablauf einer Frist wird der entsprechende Datensatz sicher und rechtskonform gelöscht. Welche Frist für welches Dokument gilt, bestimmt das Unternehmen bei der Einrichtung des Dokumentenmanagement-Systems und dessen Templates.
DMS: Einrichtung und Integration in die IT-Landschaft
1. Eingangsbelege und Ausgangsbelege: Unterschiedliche Typen von Dokumenten haben in den meisten DMS unterschiedliche Templates, denen sie zugeordnet sind. Die erste Ebene bildet die Unterscheidung in Eingangs- und Ausgangsbelege. Denn je nachdem, ob Sie ein Dokument selbst "produziert" haben oder, ob es von außerhalb kommt, weichen die Prozesse bei Archivierung und Verschlagwortung stark voneinander ab.
Unterhalb dieser Ebene gibt es weitere Dokumententypen. Bei ausgehenden Dokumenten sind dies zum Beispiel:
Angebote
Auftragsbestätigungen
Auftragsrechnungen
Auftragsgutschriften
Lieferscheine
Bestellungen
Freitextrechnungen und -gutschriften
Für eingehende Dokumente sind dies zum Beispiel:
Eingangsrechnungen mit Bestellbezug
Lieferscheine
Gutschriften
Bewerbungen
All diese Dokumententypen haben in den meisten Dokumentenmanagement-Systemen eigene Templates und werden hinsichtlich der Verschlagwortung und der Fristenregelung alle unterschiedlich behandelt. Über diese Informationen muss sich das Unternehmen im Vorfeld bei der Planung Gedanken machen und für die wichtigsten Dokumente gemäß der eigenen Prozesse definieren. Die Standard-Einstellungen oder Best-Practice-Szenarien der Dokumentenmanagement-Systeme helfen bei der Orientierung. Danach werden Dokumente des gleichen Dokumententyps immer nach diesem Muster verschlagwortet und abgelegt und gegebenenfalls auch befristet.
Bei Rechnungen beispielsweise werden häufig diese Informationen verschlagwortet:
Rechnungsnummer
Kundennummer
Buchungsdatum
Kundenname
Auftragsnummer
Rechnungsbetrag
Ein- und Ausgangsrechnungen müssen zehn Jahre (Stichtag ist das neue Kalenderjahr) aufbewahrt werden. Entsprechend wird für diesen Dokumententyp im Template die Frist gesetzt.
Aber bleiben wir bei der folgenden Betrachtung auf der ersten Ebene und unterscheiden Eingangs- und Ausgangsbelege noch einmal genauer - und hier speziell die Prozesse Ablage, Archivierung und Verschlagwortung. Kleiner Spoiler: Die meisten Prozesse lassen sich vollkommen automatisieren und sparen somit viel Zeit und verhindern Fehler.
2. Automatisierte Archivierung von Ausgangsbelegen: Ausgangsbelege liegen immer digital vor, zumal die Quelle dieser Dokumente in den meisten Fällen die eigene Rechnungssoftware, die eigene Warenwirtschaftslösung oder das eigene ERP-System ist. Was wäre in diesem Fall naheliegender, als die Dokumente, die man selbst soeben digital erzeugt hat, automatisiert zu verschlagworten und automatisiert im DMS beim entsprechenden Template abzulegen. Kurze Wiederholung: Erfolgt parallel zur Erzeugung eines Dokumentes auch die Ablage, ist das Kriterium der Revisionssicherheit gegeben. Alles, was es also zur Automatisierung zwischen entsprechender Software und DMS braucht ist eine Schnittstelle, die diesen Prozess mit der Generierung des Ausgangsbeleges übernimmt.
Und eine weitere gute Nachricht: Für viele Systemkombinationen sind diese Schnittstellen vorhanden. Hierauf legen nicht nur die Hersteller von Dokumentenmanagement-Lösungen wert, es ist auch im Interesse der Software-Anbieter, ihre Lösung mit möglichst vielen DMS verbinden zu können.
3. Automatisierte Archivierung von Eingangsbelegen: Anbringen von Barcodes auf Eingangsbelegen, um die Archivierung und Verschlagwortung zu automatisieren: Das war einmal und ist heute bei modernen DMS nicht mehr notwendig. Vor allem bei der automatisierten Verschlagwortung von Eingangsbelegen haben sich diese Systeme in den letzten zehn Jahren stark weiterentwickelt. Da Rechnungen immer seltener in Papierform verschickt werden - in der Regel erhält man Rechnungen als PDF per E-Mail oder digital abgelegt in einem Kundenportal - sind alle Voraussetzungen für den Einsatz von OCR-Texterkennung gegeben. Gute Dokumentenmanagement-Systeme haben eine intelligente OCR, die nach der Einrichtung mit jedem neuen Dokument dazulernt. Hierzu gehört zum Beispiel wo im Dokument bei einem bestimmten Absender die relevanten Informationen wie die Rechnungsnummern abgekürzt werden, ob beim Datum der Monat ausgeschrieben ist, oder es gemäß ISO 8601 im Format YYYY-MM-DD angegeben wird und vieles weitere mehr. Lediglich bei einem schlecht leserlichen Scan könnte es noch passieren, dass die Verschlagwortung in Teilen manuell erfolgen muss - aber wie häufig bekommt man heute noch schlechte Scans zugeschickt?
Ausblick: DMS wird zu ECM
Doch die automatisierte Verschlagwortung und Archivierung von Eingangs- und Ausgangsbelegen ist noch längst nicht alles, was DMS heute können. Viele dieser Systeme entwickeln sich aktuell weiter - von digitalen Archiven mit Komfortfunktionen wie zum Beispiel Volltextsuche, Verschlagwortung und Fristen-Management - zu Lösungen, über welche Eingangsdokumente nicht nur archiviert und verschlagwortet werden, sondern gleichzeitig weiterbearbeitet werden können. So entwickeln sich aus Dokumentenmanagement-Systemen nun Enterprise Content Management-Systeme.
Viele Lösungen, die als reines DMS gestartet sind, können heute bei eingehenden Rechnungen beispielsweise die komplette fachliche und sachliche Prüfung inklusive Zahlungsfreigabe systemisch abbilden. Selbst die Vorkontierung, sprich der Hinweis auf welches Konto beziehungsweise auf welche Sachkonten die Beträge einer Rechnung gebucht werden und wie diese sich aufteilen, ist noch innerhalb des DMS möglich. Schritte, die früher im ERP oder der Finanzsoftware abgewickelt werden mussten, werden nun einfach vorgelagert und erfolgen im DMS beziehungsweise im ECM.
So können Eingangsdokumente (vor allem Rechnungen, aber nicht nur) im ECM systemisch komplett bearbeitet werden und landen, dank den bereits erwähnten Schnittstellen, "buchungsfein" im ERP. Ein weiterer enormer Schritt Richtung Automatisierung, denn das rechtskonforme und revisionssichere Archivieren, Verschlagworten und Fristenmanagement, um das es im DMS ursprünglich einmal ging, erfolgt nun im Rahmen des Freigabeprozesses automatisch und ganz nebenbei.
Lesetipp: Digitale Archivierung: Wie Sie GoBD-konform archivieren
Somit kann durch ein DMS nicht nur das zeitaufwändige Suchen nach Dokumenten ein Ende haben. Intelligent in die bestehende IT-Infrastruktur eingebunden, fällt auch kaum mehr Zeit für das Archivieren, Ablegen und Verschlagworten an. (bw)