Die Situation auf dem heutigen Arbeitsmarkt stellt HR-Abteilungen und Recruiter täglich vor große Herausforderungen. Qualifiziertes Personal ist knapp und so erhalten gerade gute Bewerber heute oft mehrere Angebote. Ihre Entscheidung für ein Unternehmen machen diese dann immer häufiger von der Art des Recruitings und ihren dabei gewonnenen individuellen Erfahrungen mit dem Arbeitgeber - der sogenannten Candidate Experience - abhängig.

Der Bewerbungsprozess und das Kandidatenmanagement müssen also nicht nur schnell sein, sondern auch die eigene Arbeitgebermarke ins optimale Licht rücken, um sich gegenüber Wettbewerbern zu profilieren und den "Kampf um die besten Talente" zu gewinnen.

Raus aus dem Postfach - rein in die Cloud

Im Mittelstand nutzt ein Viertel der Personalverantwortlichen nach wie vor herkömmliche Standard-Office-Software für ihren Recruiting-Prozess. Aufwand und Kosten eines IT-Projektes, so der Irrglaube, rentieren sich erst ab einer gewissen Unternehmensgröße und Mitarbeiterfluktuation. Doch gerade für mittelständische Betriebe lohnt es sich, ernsthaft über Recruiting im Netz nachzudenken.

5-Punkte-Programm für einen effizienten Recruiting-Prozess:

1. Stellenanzeigen geschickt verteilen

Bewerbermanagement-Systeme unterstützen das Recruiting-Team Vakanzen innerhalb kürzester Zeit anhand vorher angelegter Vorlagen zu erstellen und per E-Mail-Link von den einstellenden Fachabteilungen freigegeben zu lassen. Stellenanzeigen können dann gleichzeitig auf allen für das eigene Unternehmen relevanten Plattformen und Social-Media-Kanälen geschaltet werden.

2. Kandidaten verwalten

Im System eingehende Bewerbungen und Lebensläufe in allen gängigen Formaten laufen automatisch in das Bewerbermanagement-System, welches diese ausliest und eine entsprechende Kandidaten-Kartei erstellt. So werden zum Beispiel auch Inhalte eines PDF-Dokuments in ein standardisiertes Profil importiert - und einzelne Datensätze können besser miteinander verglichen werden. Dabei bleiben die Original-Dokumente der Bewerber jederzeit einsehbar. Vielversprechende Profile können zur Prüfung per E-Mail-Link an Fachabteilungen weitergeleitet werden.

3. Individuell kommunizieren

Persönliche Kommunikation und vor allem zügige Rückmeldungen haben für Bewerber höchste Priorität. Ist die Bewerbung verschickt, erwartet jeder dritte Kandidat noch am selben Tag eine Bestätigungs-Mail. Der nächste Schritt - eine Einladung zum Vorstellungsgespräch oder eine Absage - sollte laut 42,3 Prozent der Befragten spätestens nach zwei Wochen erfolgen. Nutz das Unternehmen eine HR-Software können persönliche Antworten direkt aus dem System versendet werden.

4. Die potenziellen Mitarbeiter von morgen

Manche Bewerbermanagement-Systeme bieten Personalern die Möglichkeit, einen firmeninternen Kandidaten-Pool aufzubauen und diesen auf Wunsch nach bestimmten Kriterien zu filtern, um so schnell und gezielt bestimmte Kandidaten erneut anzusprechen. Das Interesse der Bewerber an einer Mitgliedschaft in Talent Pools ist übrigens erstaunlich hoch - und das selbst im Falle einer erfolglosen Bewerbung. 45,9 Prozent aller Befragten würden sich auch nach einer Absage auf eine aktuelle Bewerbung im Talent Pool dieses Unternehmens registrieren.

5. Prüfen und analysieren

In vielen Bewerbermanagement-Systemen läßt sich durch Reporting-Funktionen beispielsweise herausfinden, ob und warum Bewerber ihren Prozess abbrechen. Dieses Wissen können Recruiter anschließend nutzen, um das eigene Verfahren zu verbessern. Wichtige Analysen sind auch die "Time to Hire" - die Zeit von der Bewerbung bis zur Einstellung - oder die für einzelne Vakanzen relevantesten Recruiting-Kanäle. (bw)