Automatisierung ist kein Luxus mehr, sondern zunehmend ein Muss. Wegen der damit möglichen Effizienz- und Produktivitätssteigerungen geraten zögerliche Unternehmen schnell ins Hintertreffen, wenn sie weiterhin auf manuelle Prozesse setzen. Das Problem: Einerseits entwickelt sich die Automatisierungstechnologie rasant weiter, andererseits mangelt es in vielen Unternehmen an der Verbindung von Automatisierungstechnologie und Human Facility. Dazu kommt, dass oftmals die Vorteile und Gründe für die Implementierung der Automatisierung nicht mit den Geschäftszielen in Einklang stehen.

Um diese Lücke sinnvoll zu schließen und den zunehmenden Herausforderungen der Automatisierung begegnen zu können, die aufgrund der wachsenden Belastung vom CIO allein nicht mehr zu schultern sind, installieren immer mehr Unternehmen einen Chief Automation Officer (CAO).

Was ist ein CAO?

Der Chief Automation Officer - aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet - ist dafür verantwortlich, digitale Fähigkeiten und Arbeitskräfte bereitzustellen und die für die Automatisierung verantwortlichen KPIs und Benchmarks zu definieren. Letztendlich trifft er die Entscheidung, ob und wie Automatisierung und menschliche Arbeit für eine bestimmte Aufgabe oder einen bestimmten Prozess eingesetzt werden.

Abhängig von den spezifischen Zielen des Unternehmens und der Komplexität der zu automatisierenden Aufgaben wählt der CAO die richtigen Automatisierungslösungen und -strategien aus, setzt sie in Gang und leitet das für die Durchführung der Automatisierung verantwortliche Entwicklungsteam. Er ist also die Person, die für die Überwachung der Automatisierungsstrategie einer Organisation verantwortlich ist und fungiert als strategischer Partner und Vordenker, der dem Unternehmen helfen kann, Vorteile aus Automatisierung und Künstlicher Intelligenz zu ziehen.

Damit ein CAO wirklich effektiv sein kann, muss er tief in die Organisation eingebettet sein und über umfassende Kenntnisse der Organisation, ihrer Abläufe und die notwendigen Ressourcen verfügen. Nur so ist er in der Lage, umfassende und wirkungsvolle Veränderungen in der Organisation vornehmen zu können. Dazu gehört die Berücksichtigung der Komplexität von (potenziell) zu automatisierenden Aufgaben und der dafür zur Verfügung stehenden Technologie.

Voraussetzung dafür ist natürlich, dass er versteht, wie verschiedene Technologien zur Automatisierung von Geschäftsabläufen und -prozessen eingesetzt werden können. Außerdem muss er mit internen Störungen umgehen können, wenn sich Teams und Prozesse ändern und Skalierungspläne für kontinuierliches Wachstum und Produktivitätssteigerungen aufstellen können. Nebenbei lässt sich die Rolle eines CAO also nicht ausfüllen. Dazu sind die Anforderungen zu hoch.

Mehr als nur Entlastung des CIO

Traditionell steht der CIO in der Verantwortung, alle IT-Anforderungen des Unternehmens zu verwalten. Er muss sicherzustellen, dass die richtige Infrastruktur vorhanden ist, die der Erfüllung der Geschäftsziele dient. Dazu kommt, dass CEOs, die die Digitale Transformation vorantreiben, sich darauf verlassen, dass ihr CIO und die Unternehmens-IT es schon richten werden und neben der Implementierung von digitalen Innovationen auch gleichzeitig ihre traditionellen Aufgaben wahrnehmen.

Die Sache hat aber einen Haken. Fehlende Zeit und mangelnde Ressourcen sind das größte Problem der CIOs, um den Weg für die digitale Innovation zu ebnen und gleichzeitig die traditionellen IT-Anforderungen zu händeln. Viele IT-Chefs klagen darüber, dass sie zu viel Zeit mit taktischer IT-Implementation verbringen und in einem Kreislauf feststecken, in dem sie von Projekt zu Projekt hetzen, anstatt als strategischer Partner des CEO zu fungieren.

Mit einem CAO, der die Unternehmensautomatisierung als Ganzes verantwortet, kann sich der CIO auf die Entwicklung und die Umsetzung neuer IT-Strategien konzentrieren. Der CAO untermauert dagegen die erforderlichen Innovationen mit der notwendigen Automatisierung, um sie so reibungslos, schnell und zuverlässig wie möglich zu gestalten.

Noch ein anderer Aspekt wird mit der Installation eines CAO adressiert: Anstatt einer ganzheitlichen Betrachtung der gesamten Organisation verfolgen viele Unternehmen einen Ansatz, bei dem immer nur einzelne Prozesse oder Workflows automatisiert werden. Dadurch verpufft vielversprechendes Automatisierungspotenzial, denn ohne eine zentrale, vereinheitlichende Stelle, die alle Fäden in der Hand hat und zusammenhält, ist eine solche Strategie letztendlich zum Scheitern verurteilt.

Entwicklung von Automatisierungsprojekten im großen Maßstab

Hinter jeder Automatisierungsbemühung steht ein komplexes Ökosystem, das sich aus Prozessen, einschließlich Menschen, Geräten und Systemen zusammensetzt. Die Aufgabe des CAO besteht nun darin, tief in die bestehenden Prozesse der Organisation einzudringen und zu verstehen, welche sich am stärksten auf das Kundenerlebnis auswirken werden.

Mit diesem Wissen muss er dann eine priorisierte Roadmap für das entsprechende Automatisierungsprojekt im großen Maßstab erstellen. Sein Handwerkzeug sind Künstliche Intelligenz (KI), Maschinelles Lernen (ML) und die Verarbeitung natürlicher Sprache (NLP), um riesige Datenmengen zu analysieren und Erkenntnisse zu gewinnen, die helfen, Unternehmen effizienter zu führen.

Der CAO ist der Vorkämpfer, der sich für eine durchgängige Prozessautomatisierung einsetzt - mit dem Wissen, wie man Geschäftsanforderungen in technische Spezifikationen übersetzt. Dazu gehört auch, alle Beteiligten unter einem gemeinsamen Satz von Zielen zu vereinen. Im Gegensatz zum Chief Digital Officer (CDO), der die Bemühungen um die Digitale Transformation als Ganzes im Blick hat, konzentriert sich der CAO auf die Details, die erforderlich sind, um diese komplexen Projekte erfolgreich zu steuern.

Aufbrechen von Automatisierungssilos

Zu den vielen Details gehört ebenso die Fähigkeit, auch den nicht-technischen Teams die Mechanismen der Automatisierung - beispielsweise mit leicht verständlichen, auf Flussdiagrammen basierenden Prozessmodellen - verständlich zu machen und sicherzustellen, dass alle die gleiche Sprache sprechen.

Letztendlich hängt der Erfolg eines jeden Automatisierungsprojekts davon ab, ob der CAO den richtigen Weg wählt, um eine End-to-End-Prozessautomatisierung im gesamten Unternehmen auszuführen und zu orchestrieren. Um organisatorische Silos aufzubrechen, kann die Einrichtung eines Kompetenzzentrums (CoE) z. B. dazu beitragen, Best Practices für das, was in früheren Automatisierungsprojekten funktioniert oder nicht funktioniert hat, zu kodifizieren. Dieselben Teammitglieder können dann abteilungsübergreifend die Verantwortung für den Erfolg neuer Projekte teilen.

Instanz für den kompetenten Einblick

Die Zukunft der Automatisierung wird von der Fähigkeit des Menschen bestimmt, sich an eine Welt voller Technologie anzupassen. Und obwohl die Einstellung von CAOs heute noch keine Selbstverständlichkeit ist, erfordert die zunehmende Notwendigkeit der End-to-End-Prozessautomatisierung und die Komplexität dieses Prozesses eine Instanz, die den Einblick in den Fortschritt des Automatisierungsprozesses und ein Auge auf kontinuierliche Verbesserungen hat.

Der CAO verfolgt dabei kontinuierlich das Ziel, das Automatisierungspotenzial zu identifizieren und zu verstehen, um die größte Wirkung zu erzielen. Er ist derjenige, der ständig überprüft, ob ein bestimmter Automatisierungsansatz oder ein bestimmtes Tool innerhalb des speziellen Szenarios der Organisation funktioniert. Obwohl die Position und die Rolle eines CAOs noch neu sind, lässt sich festhalten, dass er letztendlich die volle Verantwortung und das Mandat für die Automatisierungsstrategie und das Automatisierungsbetriebsmodell trägt. (mb)