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Ähnlich einem Röntgenbild ermöglicht Process Mining ungeahnte Einblicke in komplexe Prozessabläufe und unterstützt Prozessexperten bei aktuellen Herausforderungen wie Prozessverbesserungen, Automatisierung und digitaler Transformation. Wie die Recherchen zu meinem Buch "Process Mining in Action" ergaben, sind dabei die Zielsetzungen der Unternehmen trotz unterschiedlicher Branchen überwiegend ähnlich: transparente Einblicke in tatsächliche Prozessschritte, Identifikation von Komplexitätstreibern und Förderung von Innovationen beziehungsweise digitaler Transformation.
Process Mining - Use Cases
Typische Anwendungsfälle erstrecken sich entlang der gesamten Wertschöpfungskette von Kundenprozessen über Fertigung, Einkauf, Shared Service, Kundenservice, Governance, Consulting, Strategie, Produkt-Management bis hin zum internen Audit. Siemens und Uber etwa nutzen Process Mining, um ihre Kundenprozesse transparent zu durchleuchten. Ziel ist es dabei, Automatisierungspotenziale zu identifizieren und die Anzahl der manuellen Tätigkeiten zu reduzieren. Zudem sollen so Abwicklungen standardisiert und Antwortzeiten verkürzt werden. Die Ergebnisse können sich sehen lassen: Uber realisierte nach eigenen Angaben durch die im Anschluss mögliche standardisierte, vereinfachte und schnellere Abwicklung von Kundenanfragen Produktivitätsverbesserungen in Höhe von 20 Millionen Dollar.
Siemens konnte bei der Abwicklung von Kundenbestellungen über 10 Millionen manuelle Tätigkeiten einsparen. Der Münchner Technologiekonzern setzt Process Mining aber auch erfolgreich im Einkauf ein: Indem er hier Aufwandstreiber aufspürte, Automatisierungspotenziale identifizierte und Zahlungsbedingungen optimierte, gelang es Siemens, die Bearbeitungszeit einer Einkaufsbestellung um bis zu 30 Minuten zu senken. Siemens Healthineers wiederum erhält durch den Einsatz von Process Mining wertvolles Feedback zur aktuellen Verwendung von medizinischen Geräten bei Kunden - daraus ergeben sich für die Medizintechniktochter von Siemens ganz neue Möglichkeiten beim Produkt-Management.
Auch BMW kann auf Process Mining nicht verzichten. Der Autobauer durchleuchtet mit der Technologie seine Fertigungsprozesse und ist so in der Lage, Langläufer, Störungen und Gründe für Doppelarbeiten herauszufiltern. Dazu werden mithilfe von Process Mining die komplexen Abläufe in der Produktion visualisiert und unter Zuhilfenahme von digitalen Zwillingen erhebliche Agilitätsverbesserungen erreicht.
Bei athenahealth, einem US-Dienstleister für die Gesundheitsbranche, und dem portugiesischen Energieversorger EDP kommt Process Mining zum Einsatz, um Serviceprozesse zu digitalisieren und die Reaktionszeiten zu verkürzen. So nutzt athenahealth die aus der Analyse der Prozesse gewonnenen Erkenntnisse für Updates im Workflow. Mit diesen werden nicht notwendige Eingriffe des Kunden eliminiert und sichergestellt, dass Prozesse gleich beim ersten Mal richtig erfolgen. EDP konnte durch die vollständige Transparenz bei Kundenbeschwerden die für Problemklärungen erforderlichen Zeiten reduzieren und Service Level objektiv messen.
ABB wiederum nutzt Process Mining zur Steuerung und Kontrolle quer über alle Prozesse. Die damit möglichen Simulationen erlauben dem Energie- und Automationstechnikkonzern einen Übergang von deskriptiven zu präskriptiven Analysen. Durch die Verknüpfung von Ist-Analysen und intelligenten Simulationen können nicht nur kontinuierliche Verbesserungsmaßnahmen gezielter umgesetzt werden, sondern auch Prozesse aktiver gesteuert und optimiert werden.
Einen spannenden Use Case hat auch Bosch Management Consulting zu bieten. Das Beratungsunternehmen setzt Top-Management-Projekte inzwischen mithilfe von Process-Performance-Indikatoren (PPI) wie Automation, Effizienz, Geschwindigkeit und Grad der Standardisierung um. Dabei handelt es sich um Kennzahlen, mit denen die Leistung von Geschäftsprozessen bewertet werden. Vor kurzem war das noch undenkbar und wurde erst mit Process Mining messbar.
Einen ähnlich strategischen Ansatz verfolgt die Schukat GmbH: Für den mittelständischen Distributor von Elektronikkomponenten sind technologische Innovationen existenziell, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Process Mining erlaubt transparente Einblicke in die gesamte Wertschöpfungskette und wird gezielt für die Digitalisierung und Automatisierung genutzt, ein entscheidender Faktor für kontinuierliche Kostenverbesserungen und die Absicherung der eigenen Wettbewerbsvorteile.
Last, but not least kommt die Technologie auch bei der Telekom zum Einsatz. Der Bonner TK-Konzern konnte mit Process Mining nahezu alle Lieferprozesse des Shared Service Centers optimieren. Durch verbesserte Prozessabläufe und -qualität ließen sich dabei nach internen Berechnungen über eine Million Euro jährlich an operativen Kosten einsparen
Process Mining Tools sind nicht alles
Der technologische Ansatz ist bei allen Projekten ähnlich: Als "Event Logs" werden einzelne digitale Spuren aus unterschiedlichsten Quellsystemen ausgelesen. Wichtig ist hierbei, die tatsächlichen Spuren der einzelnen Aktivitäten unverfälscht zu extrahieren, aufzubereiten und dem Nutzer bereitzustellen. Process Mining Software unterschiedlichster Hersteller erlaubt es dann, diese Spuren im logischen Ablauf darzustellen - vom Einzelprozess bis hin zur aggregierten Darstellung von Millionen Prozessen.
Die Technik ist aber nur ein Aspekt. Um eine breite Akzeptanz zu erreichen, sind nutzergerechte und intuitive Anwendungen eine weitere wesentliche Voraussetzung bei allen Unternehmen. Nur wenn die Nutzer gerne mit der Anwendung arbeiten und diese als zuverlässiges Werkzeug akzeptieren, kann ein nachhaltiger Mehrwert entstehen. Uber legt zudem auf eine "Demokratisierung der Daten" Wert, das heißt, jeder Nutzer erhält Zugriff auf Daten, um eigenständige Berichte zu erstellen. Die breite Nutzung zuverlässiger Daten durch motivierte Mitarbeiter und für den richtigen Zweck führt zum Erfolg.
Wie Process Mining Mehrwert bringt
Die Erfahrungen aus den unterschiedlichen Projekten lassen sich in drei wesentlichen Faktoren zusammenfassen: Purpose, Personen und Prozessdaten sind die "3 Ps", die für ein erfolgreiches Projekt gleichermaßen beachtet werden müssen.
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"Purpose" beschreibt dabei den konkreten Nutzen, den der Prozessverantwortliche mit Process Mining erreichen will und der für ein erfolgreiches Projekt klar definiert werden muss. Und nur mit den richtigen Personen kann ein Projekt Erfolg haben, zu oft scheitern Projekte an tradiertem Verhalten und dem Beharrungsvermögen eingespielter Abläufe. Last, but not least müssen die relevanten Prozessdaten verfügbar sein. Ähnlich wie Rohöl sind diese schwer zu finden und zu fördern. Aber richtig aufbereitet, eröffnen sie einen erstaunlichen Mehrwert.
Insgesamt zeigt sich Process Mining als innovative Technologie, die nicht nur ökonomischen, sondern - manchmal - auch ökologischen Mehrwert bieten kann. So sieht der portugiesische Energieversorger EDP in Process Mining auch einen innovativen technologischen Pfeiler für die notwendige nachhaltige Transformation. Andere Beispiele zeigen positive Nachhaltigkeitseffekte durch Verringerung von Leerfahrten, einen verbesserten Transport-Modal-Split oder durch Vereinfachungen von Prozessketten.
In allen Anwendungsfällen erkennen die Unternehmen spannende Perspektiven, wobei die Konvergenz von Process Mining, RPA und KI am häufigsten genannt wird. So könnten proaktiv agierende Applikationen zukünftig nicht nur Schwachstellen aufzeigen, sondern auch selbstständig Prozessabläufe verbessern. Als wichtiger Treiber wird hierbei auch Machine Learning gesehen. Und auch die weitere digitale Transformation steht bei den meisten Unternehmen ganz oben auf der Prioritätenliste, unterstützt durch Process Mining. (mb/fm)
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Signavio Process Discovery – Nutzer gewinnen unter anderem fundierte Erkenntnisse über Prozessvarianten und ihre Ursachen. Auf dieser Grundlage lassen sich schnell die richtigen Geschäftsentscheidungen treffen. Der große Vorteil ist das gute Zusammenspiel der Projektmanagent-Tools von Signavio sowie die große Erfahrung des Unternehmens mit Prozessmanagement. Die Software kann jedoch auch ganz unabhängig und auch für alle anderen Datenquellen verwendet werden. Das Tool ist als Cloud-Anwendung verfügbar und legt den Fokus auf Enterprise-Readiness. - Process-Mining-Tools 2
Signavio Process Intelligence – Process Mining bildet grundsätzlich tatsächliche Ist-Prozesse ab, von der Mikroebene bis hin zu jeder einzelnen Änderung einer Prozessaktivität (z. B. das Ändern eines Rechnungsdatensatzes) oder auch gruppiert in Varianten. Unabhängig von der Granularität ist der Abgleich der Ist-Prozesse mit einem Zielmodel (Soll-Prozess) ein Key-Feature. Eine leistungsstarke Kombination aus Process Discovery, Prozessanalyse und Conformance Check ermöglicht wegweisende Erkenntnisse über die eigene Organisation. Es lassen sich so schnell Engpässe lokalisieren und Verstöße aufdecken. - Process-Mining-Tools 3
Celonis Process Mining – Cloud Software Anwendung mit Benutzermanagement und integriertem Business Intelligence. Die Celonis Process Mining kann in allen Bereichen eines Unternehmens eingesetzt werden, beispielsweise in Vertrieb, Kundenservice, Produktion, Logistik oder Einkauf. Derzeit nutzen weltweit rund 600 Unternehmen die Software von Celonis aus München, darunter Siemens, Vodafone oder Uber. - Process-Mining-Tools 4
Celonis Process Mining – Die Analysemethodik verschmilzt immer weiter mit der Business Intelligence (BI), Robotic Process Automation (RPA) und Issue-Tracking-Systemen (ITS). Celonis gilt derzeitig als Marktführer und auch als einer der Vorreiter hinsichtlich der Implementierung von neuen Funktionen, hier: Der Status-Check und die Steuerung von Actions für bestimmte Prozessaktivitäten. - Process-Mining-Tools 5
Fluxicon Disco – Ein Tool, das ebenfalls in vielen Unternehmen sowie oft auch in der Lehre an Hochschulen im Einsatz ist. Es ist keine Cloud-Anwendung und verfügt über kein User-Management zum Eingrenzen von Daten- oder Analysen für verschiedene User im Unternehmen. Dafür eignet es sich insbesondere für Ad-Hoc-Analysen und die schnelle Einführung von Process Mining, z. B. für den Berater-Einsatz oder in der Betriebsorganisation. - Process-Mining-Tools 6
Fluxicon Disco – Die Unterscheidung und differenzierte Analyse von Varianten der Prozessverläufe ist eine Kernfunktion im Prozess Mining. Hier können die häufigsten Prozess-Varianten betrachtet, was insbesondere für die Prozessoptimierung und Prozesskosten-Senkung nützlich ist. Aber auch exotische Varianten können heraus gefiltert werden, was für jedes Prozess-Audit interessant ist. - Process-Mining-Tools 7
Lana Labs – Dieses Process Mining Tool des berliner Unternehmens Lana Labs stellt Prozesse horizontal verlaufend und in Anlehnung an eine EPK (Ereignisgesteuerte Prozesskette) dar und legt den Fokus vor allem auf den Abgleich von Prozessen untereinander und zwischen Soll- und Ist-Prozessen. Das Tool ist als Cloud-Anwendung verfügbar und konzentriert sich auf Enterprise-Readiness. Zu den Kunden gehören die Berliner Wasserbetriebe, die MACH AG und die Interroll Holding. - Process-Mining-Tools 8
Lana Labs – Process Mining wird zur Prozessoptimierung und zur Compliance-Analyse verwendet. Neben beispielsweise Segregation of Duties Testing, um Funktionstrennunskonflikte aufzuspüren, werden auch unnötige Prozessschleifen oder – wie in diesem Beispiel – Nacharbeiten analysiert. - Process-Mining-Tools 9
ProcessGold – Der Process Explorer von ProcessGold setzt auf die klassische Darstellung der Prozesse. Die Software ist leistungsstark und legt viel Wert auf Enterprise-Fähigkeit. Auch ProcessGold hat einen großen Kundenkreis, zu dem Ernst & Young, AEGON, Webasto und Porsche und weitere gehören. - Process-Mining-Tools 10
ProcessGold – Process Mining ermöglicht die Untersuchung von Prozessen nach unterschiedlichen Dimensionen, z. B. nach der Zeit. So können Frequenzen von Aktivitäten über Zeitverläufe betrachtet. In diesem Beispiel wird die Dimension der Benutzer veranschaulicht, die z. B. dazu dienen kann, Cluster der Interaktion in Abteilungen oder zwischen Abteilungen besser zu verstehen. - Process-Mining-Tools 11
PAFnow – Process Mining Software als leistungsstarke Erweiterung für das beliebte Microsoft Tool Power BI. Es nutzen Unternehmen wie MAN Truck+Bus AG, BPW Bergische Achsen Kommanditgesellschaft oder HBM (Hottinger Baldwin Messtechnik), als auch Digitalunternehmen wie Delivery Hero, Hidden Champions wie die Hermle AG oder börsennotierte Unternehmen wie die Leifheit AG. - Process-Mining-Tools 12
PAFnow – Process Flow Charts sind der markante Teil von Process Mining, jedoch geben auch Dashboards mit Kennzahlen über verschiedene Dimensionen einen aufschlussreichen Einblick in die Unternehmensprozesse.