Sascha Hörr Edelstahlhandel beliefert Endkunden mit Edelstahlprodukten. Der Vertrieb läuft vor allem über den eigenen Webshop und das Online-Auktionshaus eBay. Wegen der besseren Übersicht stellen die meisten Marktplätze inzwischen von Einzel- auf Variantenartikel um. Doch das konnte die vorhandene IT-Infrastruktur, bestehend aus dem eBay-Verkaufstool "Afterbuy", dem Webshop-System "Oxid" und der installierten Unternehmenssoftware nicht leisten. Der Handelsbetrieb entschied sich für eine Kombination der beiden Enterprise Ressource Planning (ERP)-Systeme "BüroWare" und "Webware" von Softengine. Seit dem Wechsel auf BüroWare und Webware profitiert die Sascha Hörr Edelstahlhandel von einer deutlich höheren Produktivität und sinkenden Prozesskosten. Es gibt nur noch einen Artikelstamm, der über Varianten transparent und übersichtlich definiert ist. Preisänderungen lassen sich dadurch wesentlich schneller umsetzen, was zu Wettbewerbsvorteilen führt. Mit der Umsetzung des Multichannel-Vertriebs in Verbindung mit prozessoptimierter ERP und optimierten Zahlungsmanagement hat Sascha Hoerr Edelstahlhandel in Kooperation mit Softengine im "Best in eCommerce"-Wettbewerb den Award in der Kategorie "Beste B2C-Multichannel-Umsetzung" gewonnen.

Das Ausgangsszenario

Im Edelstahlbereich gehören schwankende Einkaufspreise (Tagespreisen) zum Tagesgeschäft. Die Aktualisierung der Verkaufspreise, die bei Sascha Hörr immer noch händisch erfolgte, war manuell jedoch nicht mehr handhabbar. Zudem entstanden externe Zwänge durch Verkaufsplattformen wie eBay, die ihre Verkäufer dazu anhielten, nicht mehr so viele Einzelartikel einzustellen und besser mit Varianten zu arbeiten. Dies war mit der damals eingestzten Software-Konstellation bei Sascha Hörr jedoch nicht umsetzbar.

Hinzu kamen Probleme bei der Bestandsführung und der korrekten Preiskalkulation aufgrund der Tagespreise. Das Unternehmen verkauft nämlich Rohre und hat zum Beispiel ein Rohr von sechs Metern Länge auf Lager. Die Verkaufsartikel werden jedoch in Stückelungen von 0,25m, 0,50m, 1m, 1,50m, 2,00m, 2,50m angeboten. Zudem musste bereits systemseitig unterschieden werden, welche Stückelungen über welche Marktplätze oder Shops verkauft werden sollen. Beispiel eBay: Dort dürfen wegen der Versandkostenpolitik nur Teilgrößen bis 1,50 Metern verkauft werden. Größere Rohre können nur über den Oxid Shop feilgeboten werden.

Aufgrund der veränderten Gegebenheiten machte sich der Edelstahlhändler aus Schleiden in der Eifel auf die Suche nach einer ganzheitlichen Lösung für das Backend und die Bestandsführung.

Damit sollten in Zukunft auch der Beschaffungsprozess nicht mehr händisch vorgenommen werden und eine aktuelle Bestandsführung möglich werden. Und zuletzt sollte auch der Kommissionier-Prozess umgestellt und optimiert werden.

Die eCommerce-Lösung

Das Unternehmen nutzte bereits eCommerce-Software. Afterbuy wurde allerdings komplett manuell genutzt, um Artikel einzustellen und die eingehenden Bestellungen händisch zu verarbeiten. OxidShop wurde mit Anbindung an die ERP-Lösung Sage Office Professional genutzt. Mit dem Projektstart im Januar 2013 wurde zunächst der Wareneingang im ERP-System restauriert. LiveStart war vier Monate später im Mai 2013. Im Januar 2014 wurden Afterbuy für die eBay-Anbindung und die Shopsoftware Oxid modernisiert. Im Februar 2014 startete die Umstellung auf PDF-Payment.

Die beiden SoftEngine ERP Systeme BüroWare und Webware sind parallel im Einsatz. Das windows-basierte BüroWare wird für die Unternehmensorganisation intern genutzt. Über WebWare (WebERP) erfolgt der Zugriff aufs System von extern. Der SoftEngine Shopmanager, der sowohl in BüroWare als auch in Webware integriert ist, dient als Schnittstelle zu der Marktplatz-Lösung Afterbuy, die die ebay-Steuerung inklusive Variantenverwaltung mit Produktionsstücklisten übernimmt. Die shopRemote-Schnittstelle von Ctech Datensysteme, dem SoftEngine Partner in Annweiler, liefert an Oxid CE Shop. Das Payment wird aktuell umgestellt. Die neue Lösung heißt gotomaxx PDF-Payment mit PayPal. Das PDF-Payment ist voll integriert in die Warenwirtschaft und in die Finanzbuchhaltung über gotomaxx. So versendet das Unternehmen monatlich 150 Angebote und Auftragsbestätigungen per Mail mit PDF und integriertem Zahlschein, die von den Kunden direkt mit einem Klick über PayPal bezahlt werden. Sascha Hörr konnte mit der neue Payment-Abwicklung sein Zahlungsmanagement erheblich vereinfachen und die Liquidität durch schnelleren Zahlungseingang erhöhen.

Die Hürden

Die Hauptherausforderung bei der ERP-Umstellung bestand drin, die unterschiedliche Artikeldarstellung auf den unterschiedlichen Verkaufskanälen und die dahinterliegende einheitliche Artikelpflege und Bestandsführung zu vereinbaren. Sascha Hörr benötigte demnach einen durchdachten Artikelstamm mit Varianten, Subartikeln, Bildern und Produktionsstücklisten, um die Standard- und die konfigurierbare Artikel gleichermaßen verwalten und im ERP-System abbilden zu können. Auf Lager sind die Verkaufsartikel alle gleich, über Afterbuy (auf eBay) und im Shop werden aber unterschiedliche Artikelvarianten angeboten, die vom Käufer unter Umständen noch individualisiert werden können. Diese "konfigurierbaren Artikel" im Shop, zum Beispiel das Produkt "75 cm Rohr" kann auf Kundenwunsch zugeschnitten werden auf 73,8 cm, stellten vor allem eine Herausforderung für die entsprechende Bestandsführung und Bestellabwicklung im ERP-System dar. Im Ergebnis war der Altdatenbestand nur im Bereich der Rohware, also der Rohre an sich möglich. Frühere Einzelartikel wurden nicht übernommen, stattdessen wurden aus der Rohware (Hauptartikel) Unteratikel (Subartikel) gebildet und durch Varianten und Bilder ergänzt. Ebenfalls tricky war die Ablösung des damals bestehenden Afterbuy-Accounts, die alten Produkt-Rezensionen durften dabei jedoch nicht verloren gehen.

Um die Sache noch zu erschweren, brachten die Terminal-Server-Anbindung und die schlechte Internet-Verbindung am Standort des Edelstahlhändlers die Vielzahl der Dienstleister, die an diesem Projekt beteiligt waren und koordiniert werden mussten, regelmäßig zur Verzweiflung.

Der Business-Nutzen

Doch die Mühe hat sich bezahlt gemacht. Inzwischen kann sich der Edelstahlhändler auf beschleunigte Prozesse verlassen - eine händische Pflege auf allen Verkaufskanälen ist nicht mehr nötig. Alle Anfragen werden jetzt über das Backend und das ERP-System gesteuert. Dadurch sind vor allem die Prozesskosten intern erheblich gesunken. Der Durchlauf im Bestell-, Herstellungs- und Versandprozess ist aufgrund der vernetzten Prozesse zwischen ERP, Online-Shop und Afterbuy deutlich schneller geworden. Der Sascha Hörr Edelstahlhandel kann heute über einen Artikelstamm im ERP-System mehrere Märkte bedienen - und das stets zu tagesaktuellen Preisen. (rw)