Das eigentliche Ziel von Adobe Systems war es, ein Dateiformat für elektronische Dokumente zu schaffen, sodass diese unabhängig vom ursprünglichen Anwendungsprogramm, vom Betriebssystem oder von der Hardwareplattform originalgetreu wiedergegeben werden können. Diesem Gedanken entsprechend legte Adobe die Spezifikation von Anfang an offen. Dadurch ist das Portable Document Format (PDF) seit 1993 von vielen "Seiten" stetig weiterentwickelt worden.

Der Entwicklung von PDF war ein "Font War" zwischen Apple und Microsoft vorausgegangen. Mitte der 80er-Jahre stellte Adobe mit Type-1 ein plattformübergreifendes Font-Format vor, das dem Desktop-Publishing zum Durchbruch verhelfen sollte. Das Unternhemen hat die dazu gehörenden Lizenzen zu damals hohen Preisen angeboten, was Apple und Microsoft veranlasst hat, mit TrueType ein eigenes Font-Format anzubieten. Als Bill Gates dieses 1989 auf der Seybold Conference beschrieb, antwortete Adobe-Gründer John Warnock mit einem der Lieblingszitate seines Kollegen Richard Cohn: "Der größte Haufen Müll und Hokuspokus, den ich je gehört habe."

PDF hieß ursprünglich Interchange PostScript

Die Antwort von Adobe ließ nicht lange auf sich warten. 1990, und damit vor der Veröffentlichung des TrueType-Formats, legte Adobe Type-1 offen. Außerdem präsentierte das Unternehmen die erste Version des Adobe Illustrator und den Adobe Type Manager. Letzterer zeigte Schriftarten vom Type 1 auf dem Bildschirm an und ermöglichte das Drucken auf Nicht-PostScript-Druckern. Damit war die Vision eines plattformunabhängigen Formats geboren.

Im selben Jahr verfasste John Warnock ein White Paper mit dem Titel "The Camelot Project". In diesem beschrieb er zwei grundlegende Probleme: Erstens werden Dokumente je nach Betriebssystem und Anwendung unterschiedlich wiedergegeben, und zweitens können sie nicht ohne weiteres unter Applikationen ausgetauscht werden. Seinerzeit nutzten Grafikagenturen vorwiegend Macs mit dem Betriebssystem OS, und in herkömmlichen Büros fanden vorwiegend PCs mit Windows Verwendung. An eine Interoperabilität zwischen beiden Systemen, die einen problemlosen Austausch von Dokumenten ermöglichte, war nicht zu denken. Dies war nur möglich, wenn die Dateien auf der Seitenbeschreibungssprache PostScript basierten, die sämtliche Inhalte eines Dokumentes exakt bezeichnet.

Die Vision von Warnock war ein einfacheres, leichter handhabbares Format, welches auch weniger Speicherplatz benötigte, um den Dateiaustausch zu erleichtern. Damit würde sich die Arbeitsweise der Anwender grundlegend verändern. Damals erlebten die Faxgeräte einen Boom, die Warnock in seiner Idee bestärkten. Sein Ziel war, ein elektronisches Papier zu entwickeln.

Damit war die Idee des papierlosen Büros geboren. Adobe bezeichnete das Datenformat zunächst als "Interchange PostScript". Der Kern bestand darin, die Druckdatenströme von Mac- bzw. Windows-Anwendungen zu verwenden, um ein portables Format zu erzeugen, und ein Programm, das dieses Format anzeigt.

Codename Carousel

John Warnock stellte auf der Seybold Conference, die 1991 in Kalifornien stattfand, erstmals das Konzept von PDF vor. Dazu druckte er die Titelseite einer Computerzeitung auf einem Mac in eine Datei, kopierte diese auf eine Diskette und öffnete die Datei dann mit Carousel, dem Codenamen von Acrobat. Die Teilnehmer waren überrascht, dass die Seite auf dem Mac und unter Windows identisch aussah.

Am 15. Juni 1993 präsentierte Adobe schließlich erstmals Adobe Acrobat und sein PDF-Format. Zahlreiche renommierte Zeitungen, wie das Wall Street Journal, berichteten darüber: "Sollte sich Adobe Systems Inc. durchsetzen, werden Manager in den USA wohl bald "Schick mir das Dokument als PDF-Datei" fordern, anstatt "Schick mir das Dokument mit Fed-Ex". Adobe werkelte fleißig weiter und veröffentlichte den DOS Reader - Adobes einzige für dieses Betriebssystem entwickelte Applikation.

Zunächst war PDF ein kommerzielles Format, das Adobe in einem Reference Manual dokumentiert hat. Dieses war nur als kostenpflichtiges Buch zu bestellen und erst zu einem späteren Zeitpunkt frei verfügbar.

Prepress-Bereich entdeckt PDF für sich

1994 veröffentlichte Adobe Acrobat 2 bzw. PDF 1.1. Zu den Neuheiten gehörte unter anderem die Unterstützung externer Links, Verschlüsselungen und Anmerkungen. Adobe pushte sein Format, indem es Entwicklerdokumente nur noch als PDF auslieferte. Der Durchbruch kam dadurch zustande, dass die US Internal Revenue Services begannen, ihre Steuerformulare auf ihrer Webseite im PDF-Format zu veröffentlichen.

In dem Jahr entschied sich Adobe auch, den Reader kostenlos anzubieten. Zuvor verlangte das Unternehmen immerhin eine Lizenzgebühr von 50 Dollar.

Ende 1996 folgte Acrobat 3.0 (Codename "Amber") und PDF 1.2., das nun erstmals über ein Plug-in direkt im Netscape-Browserfenster geöffnet werden konnte. Das Internet erlebte damals einen wahrhaftigen Boom, was dem PDF-Format zu noch größerer Popularität verhalf. Ein weiteres wichtiges Merkmal dieser Version war, dass sie - neben dem RGB-Farbraum - CMYK- und Sonderfarben erlaubte. Damit legte Adobe den Grundstein, um PDF für farbige Druckvorlagen zu nutzen.

Jedoch konnten zahlreiche Objekte, wie Duplexbilder oder Sonderfarbverläufe mit PDF 1.2 immer noch nicht definiert werden. Da aber einige Experten aus Deutschland und der Schweiz das Potenzial von PDF im Prepress-Bereich erkannten, haben sie sich in Form einer Expertenrunde zusammengeschlossen und ein umfassendes White Paper erarbeitet.

In diesem stellten sie die Punkte zusammen, die dem PDF-Format aus ihrer Sicht für den Druckbereich fehlten, führten wünschenswerte Funktionen auf und wiesen auf Probleme bei der Verarbeitung hin. Das White Paper fand in der Branche großen Anklang und ermutigte Anbieter, Lösungen für die dargestellten Probleme zu entwickeln. Gemeinsam mit ihren Plug-ins und der Version PDF 1.3 wurden 1999 zahlreiche der im White Paper aufgelisteten Probleme gelöst. PDF 1.3 war vollständig mit PostScript 3 kompatibel, so dass sämtliche Definitionen, die in Druckvorlagen hinterlegt waren, in PDF-Dateien nutzbar waren.

PDF/X eröffnet den Reigen der PDF-ISO-Standards

Allerdings spielten die kontinuierlich erweiterten Möglichkeiten im PDF-Format der Druckindustrie nicht in die Karten. Dazu gehörte das Einbinden von JavaScript-Elementen oder die Möglichkeit, Kommentare zu hinterlegen, Dinge, die in der Druckvorstufe hinderlich sind. Aus diesem Grund entwickelten Unternehmen aus der Druckindustrie einen eigenen Standard, der definiert, welche Inhalte in einer PDF-Datei enthalten sein müssen, z. B. Fonts, und welche nicht enthalten sein dürfen, wie interaktive Elemente. Die Entwicklung mündete in das PDF/X-Format, wobei X für eXchange steht. Dieses wurde 2001 von der ISO für den Austausch digitaler Druckdaten veröffentlicht. Weitere ISO-Standards sollten folgen.

Unabhängig von dem PDF/X-Standard entwickelte Adobe das PDF-Format weiter und veröffentlichte 2001 die Version 1.4. Zu den wichtigsten Neuerungen gehörten die Unterstützung des JBIG2-Formats, Transparenzen sowie die Beschreibung des logischen Dokumentenaufbaus mittels Tags. Letzteres erleichtert den Menschen mit körperlichen Einschränkungen unter Zuhilfenahme assistiver Technologien den Zugang auf die Inhalte.

Von Barrierefreiheit bis zur interaktiven 3D-Darstellung

2003 folgte PDF 1.5, das vor allem eine weitergehende Einbindung multimedialer Inhalte, wie Filme oder Audio-Dateien, sowie die Public-Key-Verschlüsselung PKCS#7 erlaubte. Mit der zeitgleichen Verfügbarkeit von Acrobat 6 kündigte Adobe die Unterstützung von Windows 95 und Windows 98. Für Verwirrung sorgten damals allerdings eine neue Namenspolitik und neue Versionsvarianten von Acrobat: Der Acrobat Reader hieß von da an Adobe Reader, und von Adobe gab es nun drei unterschiedliche Pakete mit unterschiedlichem Funktionsumfang: Elements, Standard und Professional.

Im darauffolgenden Jahr kam dann PDF in der Version 1.6 heraus, das die Einbindung von OpenType-Fonts ermöglichte und das Universal-3D-Format unterstützte. Weitere Neuerungen erleichterten vor allem den barrierefreien Zugang, wie beispielsweise das Vorlesen von Formularfeldern über Sprachausgabefunktionen oder die Optimierung von Inhalten für eine bessere Darstellung über Screen Reader.

2006 folgte PDF 1.7 mit weiteren Darstellungsmöglichkeiten von 3D-Inhalten und verbesserten Verschlüsselungsalgorithmen. Vor allem aber übergab Adobe diese Version 2007 der ISO, die dann 2008 PDF 1.7 als ISO-Standard 32000 veröffentlichte. Neben PDF selbst hat die ISO mittlerweile sechs auf PDF basierende Standard-Formate veröffentlicht.

Bis 2017 folgten lediglich kleinere Verbesserungen, die Adobe als Extension Level herausgegeben hat. Der heute aktuelle Stand ist PDF 2.0, der 2017 ebenfalls von der ISO veröffentlicht wurde. Es ist die erste Version von PDF, die die ISO vollständig selbst entwickelt hat. Mehrere wichtige Abschnitte, beispielsweise zu digitalen Signaturen, Transparenz, Metadaten und Tagged-PDF, wurden vollständig überarbeitet. Es sind also nicht revolutionäre Neuheiten integriert, sondern die Version enthält Detailverbesserungen und Klarstellungen, die vor allem Entwicklern von PDF-Lösungen zugutekommen.

PDF 2.0 wird darüber hinaus die Weiterentwicklung der anderen PDF-Standards beeinflussen. Auch hier, so sind sich Branchenkenner einig, geht es um Detailoptimierungen, die letztlich das Handling von PDF-Dokumenten verbessern und die damit einhergehenden Prozesse vereinfachen.