S/4HANA-Migration in 18 Monaten

Viessmann – im Big Bang zu S/4HANA

02.12.2019
Von 
Rainer Wittwen ist Mitglied der Geschäftsleitung bei cbs (Corporate Business Solutions)
Die weltweit größte SAP S/4HANA-Transformation in der produzierenden Industrie: Viessman hat im Zuge des Umstiegs auf S/4 HANA seine Prozesse optimiert und harmonisiert, globale Standards geschaffen sowie seine Systeme entschlackt und Daten bereinigt. Das Projekt dauerte 18 Monate – spannend wurde es zum Big Bang Go-Live.

Viessmann steckt mitten in seiner digitalen Transformation. Für die IT des Industrieunternehmens gilt es, neue Anforderungen aus dem Business mit einer hohen Dynamik umzusetzen. Da lag es nahe, den anstehenden Umstieg auf SAP S/4HANA möglichst frühzeitig anzugehen. Viessmann wollte seine zentrale IT-Plattform fit machen für das digitale Zeitalter in globalen Märkten.

Ziel war es, einen digitalen Kern zu etablieren und die Geschäftsprozesse durch Best Practices auf Basis von S/4HANA weltweit zu harmonisieren und zu standardisieren. Prozesse ändern sich bei Viessmann sehr schnell und darauf muss die IT direkt reagieren. Neue, schlankere Abläufe im Unternehmen zu implementieren - das sollte sich auf Basis der S/4HANA-Plattform künftig schneller umsetzen lassen.

Im Big Bang auf S/4HANA - die Spannung bei Viessmann war im Vorfeld sehr groß.
Im Big Bang auf S/4HANA - die Spannung bei Viessmann war im Vorfeld sehr groß.
Foto: wacomka - shutterstock.com

"Ein langwieriges Unternehmensprojekt über fünf und mehr Jahre hätten wir uns nicht leisten können", erklärt Harald Dörnbach, Geschäftsführer Viessmann IT Service. "Die S/4-Transformation ist für einen Global Player wie Viessmann ein unternehmenskritisches Zukunftsvorhaben von strategischer Bedeutung." Dörnbach zufolge war die Migration das größte IT-Projekt in der Geschichte von Viessmann. "Es ist daher ein Quantensprung, wenn sich so ein Vorhaben in kürzester Zeit und zu einem Bruchteil der Kosten realisieren lässt."

Die Viessmann Group mit Stammsitz im nordhessischen Allendorf (Eder) ist global ausgerichtet und gilt als einer der international führenden Hersteller von Energiesystemen. Das Portfolio umfasst Heizsysteme, Industriesysteme, Kühlsysteme, Photovoltaik und Elektrosysteme. Das 1917 gegründete Familienunternehmen beschäftigt mehr als 12.000 Mitarbeiter und erwirtschaftete zuletzt einen Jahresumsatz von rund 2,5 Milliarden Euro. Mit 23 Produktionsgesellschaften in 12 Ländern, mit Vertriebsorganisationen in 74 Ländern sowie weltweit 120 Verkaufsniederlassungen ist Viessmann weltweit vertreten.

Selektive Transformation - am Anfang stand die Prozessprüfung

Im Rahmen des SAP-Umstiegs entschied sich Viessmann für einen selektiven Ansatz, entwickelt unter dem Label "s.m.a.r.t. Green" von cbs Corporate Business Solutions. Bei einem Upgrade-Projekt ("System Conversion") hätte man alle bestehenden Prozesse und Daten eins zu eins übernehmen müssen, darunter auch Eigenentwicklungen und Prozesse, die nicht mehr zukunftsfähig sind und nicht mehr benötigt werden. Das erschien nicht sinnvoll.

"Ein langwieriges Unternehmensprojekt über fünf und mehr Jahre hätten wir uns nicht leisten können", sagt Harald Dörnbach Geschäftsführer Viessmann IT Service.
"Ein langwieriges Unternehmensprojekt über fünf und mehr Jahre hätten wir uns nicht leisten können", sagt Harald Dörnbach Geschäftsführer Viessmann IT Service.
Foto: Viessmann

Im Rahmen des selektiven Ansatzes wurden zunächst die Kernprozesse vom Business auf ihre Zukunftsfähigkeit überprüft. Das Resultat: 80 Prozent der Prozesse wurden ins neue S/4HANA-System übernommen. Diesen hat das Business einen hohen Reifegrad bescheinigt. Die übrigen Abläufe wurden angepasst oder komplett nach den Business-Anforderungen neu designed.

Bewährtes erhalten, Überholtes erneuern, lautete das Motto. Viessmann ging dabei selektiv vor und hat sich auf die Prozesse konzentriert, deren Veränderung einen echten Mehrwert für das eigene Geschäftsmodell versprachen. So konnte das Unternehmen von vornherein eine starke Hebelwirkung durch S/4HANA erwarten.

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Die Viessmann-Verantwortlichen wussten: Wer seine Prozesse weltweit standardisieren möchte, benötigt dafür eine zentrale Steuerung. IT-Chef Dörnbach: "Die weltweiten Standards sollten durchgängig in der gesamten Gruppe gelebt werden. Daher haben wir Global Process Owner bestimmt, die einheitliche Prozess-Standards sicherstellen."

Ein SAP ERP-System - ein Mandant für alle Gesellschaften

Das SAP-ERP-System ist die zentrale Komponente der internationalen System-Landschaft bei Viessmann: 190 Buchungskreise, ein Mandant, auf den insgesamt 6000 User in 34 Ländern zugreifen. Dabei gilt es, 26 Sprachen zu berücksichtigen.

Das Transformationsprojekt gliederte sich in mehrere Phasen. Am Anfang stand die S/4HANA Prozessanalyse, bei der alle Geschäftsprozesse auf ihre Tauglichkeit für das neue SAP-System geprüft wurden. Dieser Schritt umfasste die drei Bereiche

  • User Experience,

  • Prozesse und

  • Applikationen.

Kein Raum für Innovation?

Dabei wurde analysiert, inwieweit sich bei Viessmann mobile Benutzeroberflächen (SAP Fiori) nutzen lassen, um die Bedienerfreundlichkeit zu erhöhen und Prozesse zu vereinfachen. Zudem wurde evaluiert, ob der Einsatz von Embedded Analytics für bestimmte Funktionsbereiche machbar ist. Ziel war es außerdem, Optimierungspotenziale zu identifizieren und Viessmann-spezifische Prozessausprägungen wieder durch den SAP-Standard zu ersetzen. Zudem galt es herauszufinden, wie sich mit S/4HANA-Innovationen echte Business Benefits (Wertschöpfung) erzielen lassen.

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Darüber hinaus wollte man die Applikationslandschaft vereinfachen und im Umfang reduzieren. Viessmann verabschiedete sich von obsoleten Add-Ons und überflüssigen Eigenentwicklungen. Veraltete und redundante Lösungen sollten durch SAP Standard-Features ersetzt werden. Danach folgte die Business Partner-Implementierung und die Einführung des neuen Hauptbuches (New G/L). Im finalen Schritt wurden dann sämtliche Daten in einem Big-Bang-Go-Live innerhalb eines Wochenendes aus dem alten ECC6-System auf S/4HANA migriert. In Teilen sind dabei Daten aus über zehn Jahre Historie übernommen worden. Diese Migration konnte sogar einen Tag früher als geplant abgeschlossen werden.

"Enterprise Transformer überträgt Prozess- und Systemlandschaften

Der technische Migrationsansatz für die "Selective Data Transition" sah folgendermaßen aus: Zunächst wurde ein S/4HANA-System aufgebaut. Relevantes Customizing aus dem Vorsystem hat Viessmann übernommen und für das neue SAP-Release angepasst, für das Business wichtige Eigenentwicklungen wurden ebenfalls mitgenommen.

Schließlich folgte die Migration der Daten und der Go-Live im Big Bang. Mit Hilfe der Software "cbs ET Enterprise Transformer for SAP S/4HANA" wurden alle Daten aus dem Quellsystem ins neue S/4HANA-System übertragen - minimal-invasiv im Near-Zero-Downtime-Verfahren, ohne längere Unterbrechung des laufenden Betriebs. cbs ET ist eine Standardsoftware, mit der sich bestehende Prozess- und Systemlandschaften ganzheitlich und flexibel nach S/4HANA überführen lassen.

Go-Live im Big Bang

Bei dem Go-Live wurden an einem Wochenende insgesamt 28 Produktionseinheiten in 34 Ländern sowie weltweit 78 Vertriebsorganisationen auf S/4HANA migriert. Der Scope umfasste mehr als 6000 Business-Objekte, rund 37.000 SAP-Tabellen und 190 Buchungskreise mit insgesamt 30 Milliarden Datensätzen. Mehr als 6000 User waren von der weltweiten Umstellung betroffen. Der Transfer umfasste alle SAP-Module: FI, AM, CO, MM, WM, PP, SD, HCM, CS, PS, QM und PM. Das anspruchsvolle Greenfield-Projekt sei die bislang größte S/4HANA-Transformation in der produzierenden Industrie weltweit gewesen, sagen die Verantwortlichen.

Der Big Bang auf S/4HANA verlief reibungslos. Alle Prozesse bei Viessmann funktionierten von Anfang an.
Der Big Bang auf S/4HANA verlief reibungslos. Alle Prozesse bei Viessmann funktionierten von Anfang an.
Foto: Viessmann

Der Big Bang verlief reibungslos. "Rückblickend war es die ruhigste Umstellung, die ich bisher in meiner Karriere in der Unternehmens-IT erlebt habe", berichtete Viessmann-IT-Service-Leiter Dörnbach. "Wir haben am Morgen nach dem Go-Live auf Incidents gewartet, aber es kam nichts. Alle Prozesse in S/4 funktionierten von Anfang an rund. Produktion, Versand, Lager - sämtliche Bereiche liefen unter Volllast ohne Unterbrechung weiter." Die User konnten im neuen S/4HANA-System genau dort an Bestellungen, Lieferungen, Fakturen oder Projekten weiterarbeiten, wo sie vor dem Go-Live-Wochenende aufgehört hatten.

Folgende Erfolgsfaktoren sorgten aus Sicht der Verantwortlichen für das Gelingen des Projekts:

  • die funktionsübergreifende, enge Zusammenarbeit von Prozessverantwortlichen, Key Usern, Viessmann IT Service und cbs-Beratern;

  • die starke Fokussierung auf die Geschäftsprozesse;

  • die intensive Vorbereitung und das wiederholte Testen der End-to-End-Prozesse in S/4HANA;

  • die Unterstützung und die Governance durch das Top-Management und

  • das integrierte Projektmanagement mit Zeit- und Risikomanagement.

Ausschlaggebend für die geglückte Migration war aus Sicht der Verantwortlichen die Transformationsstrategie. "Der cbs s.m.a.r.t. Ansatz hat die Implementierungszeit deutlich verkürzt und signifikant Kosten gespart", sagte Dörnbach. Das Gesamtprojekt wurde in nur 18 Monaten abgeschlossen. "Zudem hat uns diese selektive Migration einen direkten Umstieg nach S/4HANA ohne technische Einschränkungen ermöglicht." Das Fazit fällt durchweg positiv aus. "Jetzt verfügen wir über unternehmensweit integrierte digitale Geschäftsprozesse. Unsere Zukunftsplattform 2025 steht", so Dörnbach weiter.

Vorteile und Potenziale mit SAP S/4HANA

Viessmann profitiert von deutlichen Prozess-Verbesserungen, spürbaren Effizienzvorteilen in vielen Geschäftsbereichen sowie einer reduzierten Komplexität in der gesamten IT-Infrastruktur. Durch die neue ERP-Plattform sind kritische Ersatzteile schneller verfügbar. Möglich wird dies durch eine interne Priorisierung bei Engpässen. Daraus resultieren reduzierte Lagerbestände, die für weitere Einsparpotenziale sorgen. Alle diese Nutzenvorteile werden sich positiv auf die Zufriedenheit der Viessmann-Kunden auswirken, sind die Viessmann-Verantwortlichen überzeugt.

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Zusätzlich hat das Industrieunternehmen Innovationen wie Integrated Business Planning (IBP) und MRP live (Material Resource Planning) realisiert. In der Materialbedarfsplanung etwa konnte die Berechnungszeit von früher sechs Stunden auf jetzt nur noch 50 Minuten verkürzt werden. Dies entspricht einer Zeitersparnis von 86 Prozent. Dadurch lassen sich die Abläufe innerhalb der Lieferkette schneller und besser abstimmen. Viessmann erhöht damit den Service Level in der Logistik. (ba)