Datenbasierte Unternehmenssteuerung

Die Fähigkeit, erfolgreich zu planen und externe Faktoren in der Planung angemessen zu berücksichtigen, ist für den langfristigen Unternehmenserfolg entscheidend. In der heutigen volatilen Geschäftswelt sind Entscheidungen, die rein aus dem Bauch getroffen werden, zu fehleranfällig. Detaillierte Analysen und die Möglichkeit, verschiedene Szenarien zu simulieren und zu vergleichen, schaffen Transparenz und helfen der Geschäftsführung, Entscheidungen auf Basis valider Informationen zu treffen. Ohne moderne Software stößt man hier jedoch schnell an die Grenzen. Excel reicht hierfür schon lange nicht mehr aus.

Wichtig ist, dass eine solche Planungs- und Analyselösung, häufig als Business-Intelligence- oder Business-Performance-Management-Werkzeug bezeichnet, nicht nur für Mitarbeiter innerhalb der Finanzabteilung zugänglich ist, sondern auch in allen operativen Bereichen genutzt werden kann. Erst dann entfaltet das datengetriebene Management seine ganze Wirkung. Um diese Anforderung zu erfüllen, adressieren moderne Lösungen strategische und operative Bedürfnisse, die über die traditionelle Finanzplanung und -analyse hinaus gehen. So kann z.B. die Supply Chain auf Basis der digitalen Daten schnell und problemlos die für die Unternehmen so wichtige Lieferkettenplanung vornehmen.

Handlungsempfehlungen der Analysten

Dass die effiziente Nutzung der Daten als Thema in Unternehmen angekommen ist, zeigt eine weltweite Befragung von CFOs und Leitern des Finanzbereichs, die das Analystenhaus BARC im Frühjahr 2020 durchgeführt hat.

Als wichtigste Aufgabe nannten die Befragten die schnelle Bereitstellung von Informationen als Entscheidungsunterstützung für das Management. Angesichts der aktuellen COVID-19-Krise fällt diesem Thema eine noch größere Bedeutung zu. In der Studie gibt BARC die folgenden konkreten Handlungsempfehlungen:

• Streben Sie eine umfassende Integration der folgenden Planungsaspekte an:
  - strategische und operative Planung
  - Finanzplanung und operative Teilpläne
  - Planungsdaten und Berichts-/Analysedaten
  - Planung mit BI- und anderen Corporate-Performance-Management-Prozessen

• Schaffen Sie Datensilos ab und verknüpfen Sie alle Unternehmensdaten für einen umfassenden Einblick.

• Stärken Sie die Datenkompetenz Ihrer Mitarbeiter. So können Sie den Wert Ihrer Daten massiv erhöhen.

• Nutzen Sie moderne Softwarewerkzeuge und evaluieren Sie das Potenzial von Predictive Analytics.

Sinnvolle Erweiterung bestehender Datensysteme

Für die Umsetzung dieser Empfehlungen müssen die vorliegenden Datenmengen schnell beherrschbar gemacht werden. So lassen sie sich gewinnbringend für die Entscheidungsfindung nutzen.

Wieso reichen die vorhandenen datenführenden Programme wie ERP-Systeme für eine datengetriebene Unternehmenssteuerung nicht aus? Die Antwort ist ganz einfach: Weil sie dafür nicht gemacht sind! Meist sind diese Systeme hochspezialisiert, erfordern eine tiefes Programmverständnis und glänzen in der Regel nicht mit Benutzerfreundlichkeit. Dies ist aber Voraussetzung für den breiten Einsatz mit vielen Endanwendern aus verschiedenen Bereichen. Zudem fehlen den ERP-Systemen wichtige Funktionsbausteine, die für eine tiefgehende Analyse und entsprechende Simulationen notwendig sind. Meist ist es schon schwierig, zusätzliche Informationen von externen Datenquellen einfließen zu lassen.

Professionelle BI- und Planungsplattformen bringen diese Funktionen mit und verfügen über vorgefertigte Schnittstellen wie z.B. einen SAP-Connector, der schnell und unkompliziert SAP-Daten aus unterschiedlichen Hierarchien korrekt und zuverlässig einliest. Zusätzlich lassen sich weitere interne sowie externe Daten leicht hinzufügen und verknüpfen. Damit schaffen die Unternehmen einen unternehmensweiten Single Point of Truth (SPOT) als zuverlässige Datenbasis für Budgetierung, Planung, Prognose, Reporting und Simulation über das gesamte Unternehmen hinweg.

On-Premises oder Cloud-basierte Installation?

Die meisten Business-Intelligence-Plattformen lassen dem Kunden die Wahl zwischen On-Premises oder Cloud-basierter Installation. Heutzutage gewinnen Cloud-basierte Systeme zunehmend an Bedeutung, da Cloud-Lösungen durch Zuverlässigkeit, Skalierbarkeit und Performance überzeugen. Zudem sorgt die Browser-basierte Bereitstellung in der Cloud dafür, dass die Plattform standortunabhängig zur Verfügung steht und keine zeitraubenden technischen Roll-Out-Strategien notwendig sind. Das ist gerade in Zeiten von Homeoffice ein großer Vorteil. Da Upgrades oder neue Releases automatisch eingespielt werden, sind die Funktionen jederzeit auf dem neuesten Stand.

Ein wichtiger Aspekt für den Einsatz von Software ist immer die Performance. So dürfen Skalierung oder der gleichzeitige Zugriff auf die Lösung durch viele User nicht zu Lasten der Leistungsfähigkeit des Systems gehen. Neben der Performance ist für die Akzeptanz der Systeme zudem entscheidend, dass sie die Mitarbeiter bei Planung, Analyse und Simulation durch nutzerfreundliche und programmierfreie Bedienung unterstützen. Nur so lassen sich Analysen direkt in den Fachabteilungen eigenständig durchführen und das Wissen der einzelnen Abteilungen bestmöglich einsetzen. Das entlastet die IT von häufigen Routineanfragen, so dass die Kapazität in der IT-Abteilung auf andere wichtige Aufgaben wie das Datenmanagement fokussiert werden kann.

Gut gerüstet in die Zukunft

Die modernen Technologien für die durchgehende Digitalisierung des Finanzbereichs und der operativen Bereiche wie Supply Chain, Marketing und Vertrieb, Produktion sowie HR sind verfügbar. Sie bringen eine weitergehende Automatisierung und bilden die Basis für datenbasierte Entscheidungsfindung. Es ist ein wichtiger Schritt, um die Herausforderungen der Zukunft meistern zu können. Moderne Unternehmenssteuerung auf Grundlage datengetriebener Fakten hilft nicht nur in unerwarteten Krisen, wie sie uns COVID-19 beschert hat, sondern unterstützt das Management auch in "normalen" Zeiten, die richtige Entscheidung zum richtigen Zeitpunkt zu treffen. (mb)