Sei es im Zusammenhang mit flexiblen Arbeitszeiten, mit besserer Work-Life Balance, mit Kostenvorteilen gegenüber stationären Büros - das Thema "Home Office" ist in aller Munde. Gerade heute unter dem Eindruck massiver Digitalisierung aller Arbeitsbereiche macht es mehr als je zuvor Sinn, das mobile Arbeiten und damit auch das Home Office neu zu definieren und zu organisieren.
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Zunächst ein Blick zurück: "Heimarbeit" gab es eigentlich schon immer und gerade vor der industriellen Revolution war dies ein absolut auskömmlicher selbstständiger Broterwerb, bei dem die Menschen an ihrem Arbeitsort lebten. Mit der industriellen Revolution änderte sich das drastisch und Heimarbeit mutierte zu abhängiger Billigarbeit, die den Profit der beschäftigenden Unternehmen erhöhte. Arbeitsstätte und Wohnstellen waren weiterhin noch in räumlicher Nähe untergebracht.
Mit den heutigen Möglichkeiten der Telekommunikation und Digitalisierung stehen wir nun vor einer gewaltigen Veränderung am zukünftigen Arbeitsplatz und an der zukünftigen Gestaltung von Arbeit. In unserer Zeit bemüht sich der Gesetzgeber mit Definitionen von Tele-Heimarbeit und Home Office um verlässliche Rahmenbedingungen. Meines Erachtens nach greifen hier alle statischen Definitionen zu kurz, um das Potenzial Home Office im Rahmen der Digitalisierung und der Arbeitsmodelle der Zukunft (Arbeit 4.0) zu erfassen.
Die Frage ist nicht "ob", sondern "wie"
In der Debatte um das Für und Wider der orts- und zeitflexiblen Arbeit scheinen sich oft Positionen geradezu dogmatisch und unversöhnlich gegenüberzustehen. Befürworter und Gegner mobiler Arbeit führen ihre Argumente ins Feld ohne die jeweils andere Sichtweise zuzulassen. Dabei wird vergessen, dass in Zeiten fortscheitender Digitalisierung, Globalisierung und von Arbeit 4.0 die Flexibilisierung von Arbeitsort und -zeit längst nicht mehr aufzuhalten und von großem ökonomischen Interesse ist.
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Vor rund 25 Jahren begann elektronische Kommunikation sich in Form von E-Mail in der Breite durchzusetzen und gleichzeitig die Art, wie Unternehmen arbeiten, grundlegend zu revolutionieren. Heute hat das Aussterben der E-Mail bereits begonnen und wir stehen mit mobiler Arbeit vor einem weiteren großen Schritt der Entwicklung und müssen uns fragen, wie wir die Herausforderungen distanzloser Zusammenarbeit überwinden und von Ortsunabhängigkeit und zeitlicher Flexibilität profieren.
Der Digital Workplace als Wettbewerbsvorteil
In vielen Wirtschaftszweigen herrscht ein ausgeprägter Fachkräftemangel unter den sogenannten Wissensarbeitern: allem voran in der Digitalwirtschaft. Da ist es von Vorteil, dass sowohl Angehörige der Generation Y (geboren 1980 bis 1995) als auch der Generation Z (geboren ab 1995) auf flexible Arbeitsmodelle ansprechen, wenn auch aus unterschiedlichen Gründen. Während die Generation Y eine erhöhte räumliche und zeitliche Flexibilität für eine ausgeglichene Work-Life-Balance sucht, erscheint für Generation Z, die mit Technologie aufwuchs, der Gedanke daran, an jedem Tag der Woche in dasselbe Büro fahren zu müssen, eher fremd und motivationsfeindlich. Schließlich gibt es genügend Kommunikations-Tools, die die Zusammenarbeit auf Distanz ermöglichen.
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Der "War for Talents" findet auf dem Schlachtfeld der Orts- und Zeitflexibilität statt. Nach dem Gehalt sind "flexible Arbeitszeiten" und "ortsunabhängiges Arbeiten" für IT-Fachkräfte laut der IDG-Studie Arbeitsplatz der Zukunft 2017 die wichtigsten Entscheidungsfaktoren für die Auswahl ihres Arbeitgebers. In Deutschland locken beispielsweise Microsoft, SAP, Deutsche Lufthansa, Daimler oder Adidas neue Mitarbeiter mit neuen Arbeitsmodellen in die Konzerne.
Deutliche Worte finden zu diesem Thema daher auch die Führungspersonen verschiedener Unternehmen:
"Eine feste Arbeitsplatzzuordnung ist im digitalen Zeitalter überholt. Anwesenheitspflicht gibt es bei uns schon seit drei Jahren nicht mehr." - Markus Köhler, Senior Director Human Ressources Microsoft
"Ich halte Präsenzpflicht für ein Auslaufmodell." - Carsten Spohr, Vorstandsvorsitzender Deutsche Lufthansa
"Unser Ziel ist es, mobiles Arbeiten aktiv zu unterstützen und damit auch die Arbeits- und Führungskultur bei Daimler zu verändern" - Wilfried Porth, Vorstand Personal der Daimler AG
"Die Digitalisierung wird die klassischen Bürostrukturen beenden." - Kasper Rorsted, Vorstandsvorsitzender Adidas
"Ich bin ein großer Befürworter von Telearbeit und Home Office. Ich ermutige auch unsere Mitarbeiter von Zuhause zu arbeiten, wenn sie das möchten." - Sir Richard Branson, Virgin
Doch mobile Arbeit ist mehr als ein "Goodie" für Mitarbeiter. Sie ist ein strategischer Baustein in der Digitalisierung des Geschäfts. Unternehmen profitieren davon, Fachkräfte landes- oder sogar europaweit einstellen zu können und gleichzeitig Bürokosten zu sparen. So hat beispielsweise Dell innerhalb von zwei Jahren nach Einführung von Telearbeit 39,5 Millionen Dollar an Bürokosten einsparen können.
Durch die Einführung flexibler Arbeitsmodelle können sich nach Angaben des BMFSF zudem die Fehltage von durchschnittlich 19 auf zehn pro Jahr verringern.
- Treiben Sie Sport ...
... und ziehen Sie Yoga und weitere Meditationsübungen in Betracht. Diese Übungen sind die besten Mittel gegen Stress und tragen dazu bei, Stressgefühle abzubauen. Ganz abgesehen vom gesundheitlichen Nutzen dienen die Trainings auch dazu, den Stress besser zu managen. - Lernen Sie gut zu atmen
Obwohl wir natürlich seit unserer Geburt atmen, wissen die meisten von uns nicht, wie man richtig atmet. Viele atmen in einer oberflächlichen Art und Weise - besonders in stressbetonten oder unruhigen Zeiten. Tiefes Atmen durch den Bauch kann zur inneren Ruhe beitragen. Und es hilft, in unbequemen und angespannten Situationen einen kühlen Kopf zu bewahren. - Bringen Sie ihre Mitarbeiter an einen Tisch, um über jetzige schwere Zeiten zu sprechen
Wer sich die Zeit nimmt um darüber zu sprechen, wie die vielen Veränderungen und Schwierigkeiten am Arbeitsplatz die einzelnen Mitarbeiter bewegen, kann die Arbeitsmoral heben. Es ist ein Fehler zu glauben, Menschen seien nicht verängstigt und besorgt und der Arbeitsplatz sei davon nicht betroffen. - Fordern Sie zu positiven, lösungs-orientierten Antworten auf
Die Zeiten sind angespannt und schwierige Veränderungen in Organisationen sind die Regel. Daher sind Ehrlichkeit, Glaubwürdigkeit und Offenheit so wichtig. Heute ist es mehr als je zuvor entscheidend, eine positive Einstellung in der Belegschaft auszulösen. Stellen Sie Fragen, die zu Lösungen ermuntern wie "Was läuft heute gut, was sind unsere Stärken, wie möchten wir, dass dieses Unternehmen aussieht?" - Seien Sie mit den Gedanken und mit dem Herzen bei der Sache.
Leute arbeiten intensiver für das, woran sie glauben und was sie zur Schaffung beigetragen haben. Das ist ein entscheidender Punkt, der während einer tiefgreifenden Umgestaltung am Arbeitsplatz geprüft werden muss. Was das mögliche Ausmaß des Arbeitsplatz-Wandels betrifft, sollten Mitarbeiter frühzeitig in die Entwicklung einbezogen werden. - Lernen Sie Ihre eigenen Gefühle zu erkennen
Bücher, Gruppen, Familie und enge Freunde sowie Trainer können wichtige Quellen sein, um sich den eigenen Gefühlen bewusster zu werden. Auch kann man dadurch leichter lernen, mit diesen Gefühlen umzugehen, um sich über sein Verhalten im Klaren zu werden. Besonders sollte man darauf achten, wie man andere Menschen anspricht. - Geben Sie als Führungskraft ein gutes Beispiel
Was man tut oder lässt, hat direkten Einfluss darauf, was Mitarbeiter glauben, was akzeptabel ist. Seien Sie ein überzeugendes Beispiel dafür, dass ein ausgeglichenes Verhältnis zwischen Beruf und Privatleben von Bedeutung ist. Essen Sie mit anderen zu Mittag und motivieren Sie Kollegen dazu mitzukommen. Auch Spaß und Lachen am Arbeitsplatz sind erwünscht, da dies Stress reduzierende Faktoren sind. - Nehmen Sie sich Zeit für gute Nachrichten
Wer sich immer nur auf das Negative konzentriert, tut weder seiner Gesundheit noch seiner Denkweise einen Gefallen. Und seien wir ehrlich: Der Anteil an positiven und erbaulichen Geschichten in den Nachrichten fällt eindeutig spärlich aus. Es ist extrem wichtig, sich so gut wie möglich von jeglichem Trübsal abzukapseln und wieder mit Leuten Kontakt aufnehmen bzw. Dinge zu tun, die Spaß machen. - Halten Sie sich von überflüssigen Dingen frei
Konzentrieren Sie sich auf den Kern Ihrer Arbeit. Jetzt ist Zeit, mit den Mitarbeitern Prioritäten zu setzen und sich darüber Gedanken zu machen, welche Projekte einen perfekten Lösungsansatz erfordern. Nicht jedes Projekt kann an oberster Stelle stehen. Gerade in wirtschaftlich angespannten Zeiten sind Brainstorming-Sitzungen wichtiger denn je.
Je nach betrieblichen Erfordernissen kann mobile Arbeit gelegentlich oder regelmäßig an einem oder mehreren Tagen pro Woche erlaubt werden. Einige Unternehmen gehen noch einen Schritt weiter und beschäftigen alle Mitarbeiter in mobiler Arbeit. So hat der Web-Plattform-Betreiber Automattic (wordpress.com, WooCommerce) seit 2017 keine Büros mehr und lässt seine 700 Mitarbeiter in 50 Ländern komplett mobil arbeiten. Automattic bezeichnet sich selbst als eine "results-only Company".
Es ist kein Tool-Problem
Durch die zügig voranschreitende Digitalisierung stehen uns heute mehr technische Möglichkeiten der Zusammenarbeit zur Verfügung denn je. VPNs ermöglichen uns den sicheren Zugriff auf das Unternehmensnetz, benötigte Dateien lagern in der private Cloud und Dokumente bearbeiten wir gemeinsam.
Lediglich der schleppende Breitbandausbau auch zu den "weißen Flecken" in Deutschland macht aus technischer Sicht noch mancherorts dem Wunsch nach Homeoffice einen Strich durch die Rechnung. Hier reden wir jedoch von einer zeitlichen Verzögerung, nicht von einem prinzipiellen Hinderungsgrund. Für die Zusammenarbeit stehen uns je nach Nutzungsszenario zahlreiche Tools zur Verfügung:
Enterprise Social Networks (ESN)
Kollaborationsplattformen und Wikis
Videokonferenzsysteme als Software- oder Hardwarelösung
Instant Messaging Tools und Team Chats
Projektmanagement, Task-Management Tools und Ticketsysteme
Team Management Software
Die meisten dieser Tools gibt es bereits seit Jahren. Die Zurückhaltung vieler Unternehmen und Führungskräfte in Bezug auf Home Office ist nicht auf einen Mangel an Werkzeugen zurückzuführen.
Mobile Arbeit erfordert eine angepasste Arbeitsweise
In einigen Unternehmen scheint Zusammenarbeit auf Distanz über Jahre kollektiv erlernt und ein fester Bestandteil der Unternehmenskultur zu sein. Neue Mitarbeiter übernehmen die Arbeitsweise der vorhandenen Kollegen und arbeiten auch mobil effizient zusammen. Doch gibt es kein Handbuch und kein Training, das die Arbeitsmethodik reproduzierbar macht.
In anderen Unternehmen ist der Erfolg von verteilten Teams wiederum von der Erfahrung und den individuellen Fähigkeiten der Führungskräfte abhängig. Während einige Teams problemlos mit mobiler Arbeit zurechtkommen, gelingt es anderen Teams überhaupt nicht.
IDG Research hat eine Studie zum Arbeitsplatz der Zukunft herausgebracht
Eine Diskussion darüber wäre wünschenswert, in welchen Bereichen und wie genau wir unsere Arbeitsweise anpassen müssen. Das Ziel der Diskussion sollte sein, eine reproduzierbare Methodik zu verwenden, um ortsunabhängig so produktiv zusammenzuarbeiten, als wären die Teams in einem gemeinsamen Büro.
Für verteilte Teams und mobile Arbeit sind vier Themenfelder dabei besonders wichtig:
Führung
Zusammenarbeit auf Distanz erfordert Leader, nicht Manager. In der Führung zählen Eigenschaften wie soziale Kompetenz, Offenheit, Vertrauen und Klarheit.Zusammenarbeit
Bei mobiler Arbeit muss der Prozess der Zusammenarbeit im Team klar definiert werden. Dies betrifft den Informationsfluss, Rückfragen, Arbeitsergebnisse genauso wie Kommunikationsmittel und Berichterstattung.Selbstkompetenz
Mitarbeiter im Home Office werden meist nicht darauf vorbereitet. Ein Fehler, denn Ablenkungen oder unklare Erwartungen können ebenso wie Selbstausbeutung zu Problemen führen. Daher sollten Mitarbeiter auf die veränderte Arbeitsweise vorbereitet werden.Social
Wird an mehr als zwei bis drei Tagen von Zuhause gearbeitet, ist es wichtig auch das soziale Geflecht der Mitarbeiter im Auge zu halten. Soziale Interaktion muss bei mobiler Arbeit "ritualisiert" werden. So sollten möglichst Video-Konferenzen statt Telefonate geführt werden. Außerdem kann bewusst ein digitaler Raum für Small-Talk und Flurfunk geschaffen werden.
Fazit
Neben dem Aspekt "Home Office" sollte auch der weitere Kontext des mobilen Arbeitens betrachtet werden. Richtig vorbereitet und umgesetzt ist das Home Office nicht nur eine weitere Möglichkeit zur Erbringung von Leistungen, sondern eine Investition in die Zukunft, die Marktpräsenz, Produktivität und Mitarbeitermotivation mittel- und langfristig positiv beeinflusst. Neue Arbeitsmodelle - so auch das Home Office - erfordern eine holistische Herangehensweise. Ein Blick zum Beispiel nur auf Tools reicht nicht aus. Innovation und Offenheit für Neues, kombiniert mit der richtigen methodischen Herangehensweise ist der Schlüssel zum Erfolg.
- Der Sportdirektor eines Vereins
Der Sportdirektor eines Vereins stellt den Kader zusammen und gestaltet die Spiel- und Terminpläne für Wettkämpfe und Trainings. Er instruiert Talentscouts, kauft Spieler ein und stellt Bewegungsfreiheit für erforderliche Transfers sicher. Sein Ziel: Menschen zu finden und zu binden, die die Weiterentwicklung des Unternehmens konstant antreiben. Er erweitert die Suchkriterien für die Rekrutierung, stellt Mitarbeiter mit verschiedensten Hintergründen ein und ermöglicht Familien- und altersgerechte Arbeitszeitmodelle. - Führung in der Digitalisierung
Die Studie "Die Haltung entscheidet. Neue Führungspraxis für die digitale Welt" stammt von LEAD (Mercator Capacity Building Center for Leadership & Advocacy) in Kooperation mit der Unternehmensberatung Company Companions sowie der School of Public Policy (Central European University, Budapest) und dem Center for Leadership and Values in Society (Universität St. Gallen). Die Autoren empfehlen acht Rollen als Orientierungshilfen. - Die Landschaftsgärtnerin
Die Landschaftsgärtnerin gestaltet und pflegt Grünanlagen. Sie versteht das gesamte Ökosystem und weiß, wann welche Pflanzen im Jahreszeitenwechsel an welcher Stelle ihre Wirkung entfalten und wie alles zusammenspielt. Ihr Ziel: Das Unternehmen langfristig auf zustellen, wenn Krise und Veränderung zum Normalfall geworden sind. Sie ermöglicht schnelles „Prototyping“, geht unkonventionelle Partnerschaften ein und bricht Silos mittels heterogener, cross-funktionaler Teams auf. - Die Seismologin
Die Seismologin muss wissen, wo die Erde beben könnte. Dafür analysiert sie Daten, registriert feinste Erschütterungen und erkennt Spannungen frühzeitig. Sie erliegt aber nicht der Illusion, die Zukunft genau vorhersagen zu können. Ihr Ziel: Grundlagen für gute Entscheidungen in einer unübersichtlichen Welt zu schaffen. Sie etabliert „Situation Rooms“ zur Entwicklung von Handlungsstrategien, greift über digitale Plattformen auf verborgenes Wissen zu und schult ihre Intuition als zusätzliche "Datenquelle". - Der Zen-Schüler
Der Zen-Schüler ist in Ausbildung und Vorbereitung. Er lernt, reflektiert und prüft sich selbst. Achtsamkeit, Mitgefühl und Offenheit sind seine Tugenden, er pflegt eine disziplinierte (spirituelle) Praxis. Sein Ziel: Das finden, woran er sich festhalten kann, wenn sich alle an ihm festhalten. Er nutzt Coaching- und Mentoring-Programme, schafft physische Räume für den Ausgleich und richtet den Blick nach innen. - Der DJ
Der Discjockey bringt mit seiner Musik die Menschen zum Tanzen. Er setzt einen Rahmen, der motiviert, anregt und gemeinsame Energie erzeugt. Zugleich hat er ein offenes Ohr für Anregungen und sensible Antennen für das richtige Stück im richtigen Moment. Sein Ziel: Eine Kultur der Zugewandtheit zu schaffen – aber mit dem Fokus auf Ergebnisorientierung. Dafür baut er Empathie als Führungskompetenz auf, schafft Räume, in denen Menschen gerne arbeiten, und agiert als Vorbild für Zugewandtheit und Leistungsorientierung. - Die Intendantin eines Theaters
Die Intendantin eines Theaters wählt die Stücke für die Aufführung aus. Sie entwickelt den roten Faden und prägt die gesellschaftliche Wirkungskraft ihres Hauses. Die Künstler und deren Expertise bindet sie dabei ein. Ihr Ziel: in Zeiten großer Unsicherheit und Unplanbarkeit Orientierung zu geben. Über ein „Strategy Board“ schafft sie die Voraussetzung für Richtungsentscheidungen schaffen, erhöht mittels interaktiver Beteiligungsformen die Einigkeit über die Richtung – und hat den Mut zu klaren Ansage in der Krise. - Die Trainerin
Die Trainerin leitet eine Mannschaft taktisch, technisch und konditionell an. Sie bestimmt Trainingsablauf, Mannschaftsaufstellung und Strategie. Sie muss für Misserfolge geradestehen, Erfolge lässt sie ihrem Team. Ihr Ziel: Die Mitarbeiter zu mehr Verantwortungsübernahme zu befähigen. Dafür entwickelt sie über zeitgemäße Lernformate Kompetenzen entwickeln, baut gegenseitiges Vertrauen auf und führt Anreize zur Übernahme von Verantwortung ein. - Der Blogger
Der Blogger kommentiert Geschehnisse – zugespitzt, aufrüttelnd und meist aus einer persönlichen Sichtweise. Er will die Welt verstehen, erklären und übersetzen. Er lebt vom direkten Feedback der Leser. Sein Ziel: Veränderungsbereitschaft in die DNA des Unternehmens zu schreiben. Er kaskadiert die Geschichte der Veränderung in die Firma, moderiert gemeinsame Lernprozesse und gibt sichtbare Veränderungsanstöße.
Wie in vielen Bereichen der Digitalisierung hat auch hier der Wandel längst begonnen. Es kommt jetzt darauf an, die Möglichkeiten zu nutzen und systematisch zum Vorteil des Unternehmens, der Mitarbeiter und der Kunden zu nutzen.