Die Art, wie wir arbeiten, ändert sich. Die Wissensarbeit nimmt zu, Fernarbeit und Homeoffice werden zum Alltag und virtuelle Teams sind auch keine Seltenheit mehr. Viele Unternehmen stehen daher vor einer Situation, in der sie sich diesen neuen Umständen anpassen müssen - nicht nur um neue Mitarbeiter zu gewinnen, die die neue Art zu Arbeiten und Kommunizieren erwarten, sondern auch, um die neuen Arbeitsprozesse so effizient wie möglich zu gestalten. Für die Unternehmen bedeutet das häufig die Umstellung von einer veralteten Telefonanlage auf eine moderne Unified Communications und Collaboration (UCC) Lösung.
Bei der Wahl der passenden Kommunikationslösungen stellt sich meist die Frage, was am besten zu den individuellen Anforderungen passt: Cloud, Onsite oder eine Kombination aus beiden?
Licht und Schatten unter der Cloud
Cloud-Lösungen haben einige Vorteile, die nicht von der Hand zu weisen sind und die bei der Wahl der neuen UCC-Lösung bedacht sein wollen. Darunter die schnelle Implementierung, der verringerte Investitionsaufwand, die Skalierbarkeit sowie der standortunabhängige Zugriff. Außerdem werden durch die Cloud-Technologie Kapazitäten in der unternehmenseigenen IT-Abteilung frei, da sie sich nicht im bisherigen Umfang um Wartung und Instandhaltung kümmern müssen.
Auf der anderen Seite hat die Cloud jedoch auch die Schwachstellen - wie zum Beispiel die Abhängigkeit von einem externen Anbieter oder verschiedene Sicherheitsaspekte, die in der Planung berücksichtigt werden sollten. Dazu gehört auch: Nicht alle Anbieter verwenden offene Standards, was zu einer großen Herausforderung werden kann, falls ein Anbieterwechsel zur Diskussion steht und auch die Integration in Kundenprozesse ist ohne offene Standards nicht ohne weiteres möglich.
Ein weiterer ernstzunehmender Faktor, der in die Überlegungen miteingehen sollte, ist die Ausfallsicherheit. Kommt es zu einer Unterbrechung der Verbindung mit dem Internet und damit mit der Cloud, ist mit gravierenden Auswirkungen zu rechnen, die sich auf den gesamten Geschäftsbetrieb auswirken können. Im schlimmsten Fall können, Mitarbeiter nicht mehr telefonieren und auf Daten und Dienste in der Cloud zugreifen, sodass der Betrieb zum Erliegen kommt.
Vielen Unternehmen scheint es daher vorteilhaft bei einer physischen Onsite-Lösung zu bleiben, die diese Risiken nicht birgt. Dafür spricht zum Beispiel der direkte Zugriff durch die eigene IT-Abteilung, die damit die volle Kontrolle über die eigene Anlage und die eigenen Daten behält.
Hybridlösungen für mehr Flexibilität
Um von den Vorteilen einer Cloud-Lösung und der Sicherheit und Zuverlässigkeit einer Onsite-Lösung zu profitieren, ist es für viele Unternehmen sinnvoll, sich für eine Hybrid-Lösung zu entscheiden. Hybride Plattformen ermöglichen die Business-Kommunikation wahlweise aus der Cloud, Onsite oder in Kombination aus beidem. Administratoren behalten somit die Kontrolle über ihre lokalen Systeme. Gleichzeitig können Cloud-Angebote genutzt werden, um das System schnell, flexibel und einfach genau an die jeweiligen Bedürfnisse anzupassen. Neu hinzugefügte Features haben damit keinen Einfluss auf die bestehende IT-Infrastruktur und Wartungszeiten verringern sich.
Falls die Cloud nicht verfügbar sein sollte, kann die Ausfallsicherheit so gestaltet werden, dass sie automatisch auf die Onsite-Ressourcen umschaltet und der Geschäftsbetrieb so aufrechterhalten werden kann. Außerdem gewährleisten solche Hybrid-Lösungen auch in Zukunft Flexibilität. Sollten beispielswiese durch technische Umstellungen erneut Änderungen nötig sein, lassen sie sich relativ unkompliziert anpassen.
UCC nach Maß, die sich am Unternehmen ausrichtet
Die Zunahme der Zusammenarbeit in virtuellen Teams und die Notwendigkeit der Anpassung an die neuen Arbeitsweisen legen nahe, dass Unternehmen ihre Kommunikations- und Kollaborations-Lösungen überprüfen und gegebenenfalls auf eine moderne UCC-Lösung umstellen. Die genauen Anforderungen an die Kommunikationsanlage sind jedoch von Unternehmen zu Unternehmen und Branche zu Branche unterschiedlich.
Gefragt sind daher vor allem Lösungen, die sich an den Arbeitsprozessen des Unternehmens ausrichten, die sich mitskalieren lassen und leicht zu bedienen sind, um Zeit zu sparen und die Effizienz der Kommunikation und Zusammenarbeit zu erhöhen. Hybrid-Lösungen sind hier oft eine sinnvolle Alternative, die die Vorteile der Cloud mit den Vorteilen der physischen Onsite-Lösung verbindet. (mb)