Die US-amerikanische Fluglinie Spirit steckt mitten in der Ablösung ihrer alten SAP-ERP-Software und will auf ein Cloud-basiertes S/4HANA-System umsteigen. Auf der zurückliegenden SAP-Kundenkonferenz Sapphire berichteten die Verantwortlichen von ihrem Vorhaben sowie den damit verbundenen Herausforderungen und Hürden. Grundsätzlich handle es sich bei S/4HANA um ein im Vergleich zu den Vorgängerversionen komplett anderes System, hieß es. Damit umzugehen, sei im Grunde genommen die größte Herausforderung für die Nutzer gewesen.
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Spirit ist ein langjähriger Kunde von SAP. Zuletzt betrieb die Airline ein ECC-Release, das allerdings seit 2013 nicht mehr angefasst worden war. Angesichts des absehbaren Wartungsendes von ECC im Jahr 2025 entschieden die Verantwortlichen, sich frühzeitig mit dem Wechsel auf den Cloud-Nachfolger zu beschäftigen. Dabei ging es dem Unternehmen vor allem um einheitliche Finanz- und Reporting-Prozesse sowie darum, individuell angepasste Prozesse so weit wie möglich wieder zu standardisieren. Für den Schritt in die Cloud sprach der geringere Wartungsaufwand und keine eigene IT-Infrastruktur vorhalten und pflegen zu müssen.
Customizing und Best Practices passen nicht zusammen
"Je mehr man anpasst desto weiter weg bewegt man sich von den Best Practices", konstatiert Pani Pothur, SAP BI Architekt bei Spirit. "Nur weil es für den User passt, heißt es noch lange nicht, dass es Best Practice ist." Die Spirit-Verantwortlichen haben die Gelegenheit genutzt und im Vorfeld des SAP-Umstiegs Prozesse und Organisation aufgeräumt und konsolidiert. Demzufolge reduzierte sich die Zahl der Cost-Center von über 600 auf rund 150. Aus 20 Arten der Rechnungslegung wurde eine zentrale standardisierte Methode entwickelt.
Doch auf der technischen Seite gab es für Spirit einige Hürden zu nehmen. So fehlte es an einigen Stellen an der notwendigen Integration von Third-Party-Software in das neue SAP-System. Infolgedessen entschieden sich die Verantwortlichen, beispielsweise für Beschaffungsprozesse auf SAP Ariba umzusteigen. Das von dem deutschen Softwarehaus 2012 zugekaufte Cloud-System bringt von Haus aus Schnittstellen in die SAP-Welt mit.
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Unternehmen, die ebenfalls den Umstieg planen, sollten sich Zeit dafür zu nehmen, sagt Spirit-Manager Pothur. "S/4HANA in der Public Cloud basiert auf einer komplett anderen Architektur." Bevor man sich auf die Reise in die Cloud mache, gelte es genau zu prüfen, wie gut die verschiedenen Komponenten sowie Drittsysteme mit der S/4HANA-Cloud zusammenpassten. Auch um die Daten müsse man sich intensiv und rechtzeitig kümmern, rät Pothur seinen Kollegen. "Man muss seine Master Data bereinigen, sonst bringt man gleich zu Anfang viel Müll in das neue System mit."
Ans Change Management denken
Neben den technischen Aspekten spielt dem Spirit-Mann zufolge das Change Management eine zentrale Rolle. Für eine erfolgreiche Migration müssten von Anfang an sämtliche Beteiligte mit ins Boot geholt und am gesamten Prozess der Implementierung beteiligt werden. "Die Screens sind unterschiedlich, die Prozesse laufen anders ab", stellte der Manager fest. Man müsse deshalb sicherstellen, dass die Betroffenen an allen Phasen des Umstiegs beteiligt sind - vom Testen bis zur Dokumentation.
Angesichts der Unterschiede sollten die betroffenen Unternehmen auch den Trainingsaufwand nicht unterschätzen. Gerade dafür muss man Zeit einplanen, empfiehlt der Airline-IT-Manager. Es sei nicht möglich, einfach seine gewohnten Abläufe aus dem alten in das neue SAP-System zu transferieren. In S/4HANA sei man als Anwender gezwungen, die dort abgebildeten Best Practices zu nutzen. "Stellen Sie deshalb sicher, genug Zeit zu haben, um jeden betroffenen Mitarbeiter entsprechend zu trainieren.
S/4HANA-Reise verzögert sich
Pothur räumte offen ein, dass man bei der Fluglinie den Aufwand für die Migration in die SAP-Cloud unterschätzt habe. Der Start für S/4HANA habe sich verschoben, nachdem man im Business verstanden habe, wie groß der Aufwand wirklich ist. "Wir haben unsere Reise im vergangenen Jahr begonnen", berichtete Pothur. "Doch wegen all der Dinge, die wir erst lernen mussten, haben wir eine mehrmonatige Pause eingelegt und unsere Strategie neu überdacht." Spirit plane nun im Oktober dieses Jahres mit S/4HANA live zu gehen.
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Dann sollen sich auch die erhofften Vorteile einstellen. Pothur erwartet beispielsweise ein schnelleres Reporting. Im alten ECC-System sei dafür viel manuelle Arbeit notwendig gewesen. Mit dem Schritt in die Cloud soll sich auch der Wartungsaufwand für die eigene IT-Infrastruktur verringern. Gerade die Updates hätten in der Vergangenheit viel Zeit verschlungen. Nicht umsonst hat die Airline seit 2013 auf das Einspielen neuer Release-Stände verzichtet. "Der Schritt in die Cloud wird Wartungsaufwand und -kosten verringern", ist sich Pothur sicher. (ba)