Die Übersetzungsfunktionen in den Office-Werkzeugen zu nutzen, ist wahrlich kein Hexenwerk und macht die Zusammenarbeit über verschiedene Sprachräume hinweg einfacher - auch wenn natürlich das Restrisiko von Missverständnissen bleibt. Die digitalen Dolmetscher sind eben doch noch nicht so gut wie menschlichen - auch wenn sich Microsoft mit seinem Translator ins Zueg legt.

Microsoft Translator: Übersetzen in Outlook, Word, Excel & Co.

So können sie die Funktion in den Office-Tools nutzen:

Übersetzen in Outlook auf dem Desktop

Sie verwenden eine Outlook-Version als Stand-alone-Software oder als Bestandteil von Office oder Microsoft 365? Dann klicken Sie auf "Datei" und im dann geöffneten Fenster auf "Optionen" und anschließend "Sprache".

Wenn Sie nun nach unten scrollen, können Sie im Bereich Übersetzung Ihr Häkchen bei "Immer übersetzen" einfügen und Nachrichten aus fremden Sprachräumen werden fortan in - mehr oder weniger gutem - Deutsch angezeigt. Wollen Sie die Nachricht erst einmal im Original begutachten, können Sie auch die Einstellung "Vor dem Übersetzen fragen" aktivieren.

Noch einfacher aktivieren Sie den Microsoft Translator über das Ribbon-Menü ans Ziel: Nehmen Sie Ihre Anpassungen dort unter Start > Übersetzen > Übersetzen Einstellungen vor.

Übersetzen in Outlook im Web

Nach dem Login mit Ihrem Business-Account klicken Sie oben rechts auf "Einstellungen" und dann auf Einstellungen (Zahnrad) > Alle Outlook-Einstellungen anzeigen (unten) > E-Mail > Nachrichtenbehandlung. Unter dem Menüpunkt Übersetzung können Sie Ihr Häkchen ebenfalls wahlweise bei "Immer Übersetzen" oder "Vor dem Übersetzen fragen" einfügen, um Microsoft Translator zu nutzen.

Übersetzen in Microsoft Word

Hier funktionieren Online- und Desktop-Version ähnlich. Klicken Sie im Ribbon-Menü auf Überprüfen > Übersetzen > Dokument übersetzen - oder wahlweise "Auswahl übersetzen".

Unter dem Menüpunkt Übersetzen finden Sie auch die Option "Translator-Einstellungen" über die Sie den Service "Übersetzer" in einem Fenster auf der rechten Seite öffnen. Nun können Sie dort einzelne Wörter oder - wenn Sie die Einstellung "Dokumente" wählen - ganze Texte in rund 100 Sprachen, darunter Exoten wie Baschkirisch, Tatarisch oder Uigurisch, übersetzen. Praktisch: Sobald Sie eine Passage in einem Text, an dem Sie gerade arbeiten, markieren, erscheint diese im Bereich Übersetzer im oberen von zwei kleinen Fenstern und kann auf Knopfdruck in eine beliebige Sprache übertragen werden (im unteren Fenster sichtbar).

Noch einfacher lässt sich der Translator-Service mit einem rechten Mausklick auf ein Wort oder eine Textpassage in einem Office-Dokument öffnen, Sie finden dort die Option "Übersetzen".

Übersetzen in Microsoft Excel

Diese Funktion ähnelt der in Word, steht aber nur für die Desktop-Version zur Verfügung. Wählen Sie eine oder mehrere Zellen, die Sie übersetzen möchten, und klicken Sie auf die rechte Maustaste, um "Übersetzen" zu aktivieren. Oder Sie begeben sich ins Ribbon-Menü und wählen Überprüfen > Übersetzen.

Auf der rechten Bildschirmseite wird dann wieder der Übersetzer-Service mit den beiden Fensterchen angezeigt. Wenn Sie nun in Excel via Mouse-over auf eine Zelle gehen, sehen Sie deren Inhalt automatisch im rechten oberen Fenster und im unteren wird der Text übersetzt in der voreingestellten Sprache angezeigt.

Übersetzen in Microsoft Powerpoint

Auch für PowerPoint steht ein digitaler Dolmetscher nur in der Desktop-Version bereit. Die Vorgehensweise ist ähnlich wie bei Excel: Ausgewählte Inhalte können mit Microsoft Translator übersetzt werden, nicht aber ganz Präsentationen. Sie gehen dazu, wie gehabt, im Ribbon-Menü auf Überprüfen und Übersetzen oder aktivieren die Funktion mit der rechten Maustaste.

Ein nettes Feature bei PowerPoint ist das Transkribieren gesprochener Worte während einer Rede, die dann als Untertitel angezeigt werden. Das kann in der gleichen Sprache geschehen, in der vorgetragen wird, oder als Übersetzung in eine andere Sprache. Für Personen, die fremdsprachig oder gehörlos sind, kann das hilfreich sein. Die Untertitel lassen sich in Größe, Farbe und optischen Details anpassen. Wer dieses Feature nutzen will, sollte sein Headset-Mikrofon an das Gerät anschließen, auf dem die Präsentation läuft. Außerdem braucht es eine zuverlässige Internetverbindung während der gesamten Präsentation.

Aktivieren lässt sich die Funktion in der Slideshow-Ansicht einer Präsentation, wo in der unteren Button-Reihe "Untertitel umschalten" zu aktivieren ist. Probieren Sie es aus und sagen ein paar Sätze. Ihre gesprochenen Worte werden nun als Untertitel angezeigt, sofern Sie das richtige Mikrofon aktiviert haben.

Zusätzliche Einstellungen finden Sie unter dem Button "Weitere Bildschirmpräsentationen" (Drei-Punkte-Knopf) und darunter in den Menüpunkten Untertiteleinstellungen > Weitere Einstellungen. Hier können Sie die gesprochene Sprache und Untertitelsprache konfigurieren, das richtige Headset oder Mikrofon auswählen und weitere Einstellungen vornehmen.

Microsoft vs. Google vs. DeepL: Welcher Translator ist der beste?

Derzeit versuchen neben Microsoft auch Google und Amazon mit automatischen Übersetzern zu punkten. Sie alle laufen dem deutschen Marktführer DeepL hinterher. In den meisten Tests (zum Beispiel von Argo Translation, Language Solutions oder Translate Press) schneidet das Deep-Learning-basierte DeepL am besten ab, gefolgt von der Google- und der Microsoft-Lösung.

Für die schnelle Übersetzung eingehender E-Mails aus einem anderen Sprachraum oder für Untertitel in einer fremden Sprache, sollte aber auch Microsofts Translator eine brauchbare Lösung sein, zumal alle Angebote ständig weiterentwickelt werden und dazulernen. (hv)