Ständig neue E-Mails im Postfach, das Telefon klingelt dauernd und nebenbei wollen Freunde per WhatsApp den Grillabend organisieren. Zu allem Überfluss blinken überfällige Aufgaben aus dem Outlook nervig auf dem Bildschirm.

Um weder die Nerven, noch den Überblick zu verlieren, kann es helfen, einige feste Strukturen in den Alltag einzubauen:

1. Schreiben

Planen Sie bereits am Vorabend, was am nächsten Tag zu tun ist. Und zwar schriftlich. Was auf der To-do-Liste steht, ist aus dem Kopf. So wird der Feierabend zur Entspannungszeit.

2. Entscheiden

Lernen Sie, sofort zu entscheiden. Priorisieren Sie jede E-Mail, jeden Anruf und jede Aufgabe.

• Ein "A" steht für dringend und wichtig.

• Ein "B" für wichtig, aber nicht dringend.

• Das "C" schreiben Sie hinter jede Aufgabe, die weder wichtig noch dringend ist.

3. Planen

Verpassen Sie den aufgelisteten Aufgaben einen Termin und eine Priorität. Nach der A-, B-, C- Priorität planen Sie so den kommenden Tag:

• A machen Sie selbst, am besten sofort.

• B erledigen Sie ebenfalls selbst, versehen die Aufgabe aber mit einem Termin.

• Für C sind Sie nicht zuständig. Entweder ist das der Job eines anderen oder es ist überhaupt kein Job, den Sie erledigen müssen - dann bitte freundlich weiterleiten oder absagen.

4. Puffern

Dass immer Unvorhergesehenes geschehen kann, wissen wir alle: Ein Meeting wird vorverlegt, ein Kollege, der uns bei einem Projekt unterstützen sollte, wird krank oder die erste E-Mail am Morgen ist eine Reklamation eines wichtigen Kunden. Verplanen Sie den Tag also nie komplett. Lassen Sie etwa 40 Prozent Pufferzeit. Die nutzen Sie für "Auch das noch"-Aufgaben. Brauchen Sie diesen Puffer nicht, können Sie Aufgaben des Folgetages vorziehen.

5. Einteilen

Lesen Sie nicht ständig E-Mails oder Messenger-Nachrichten. Verordnen und planen Sie sich jeden Tag Offline-Zeitblöcke, um konzentriert etwas abarbeiten zu können. Sprechen Sie sich mit Kollegen ab, die in dieser Zeit für Sie ans Telefon gehen. Bieten Sie Ihren Kollegen an, das Gleiche für sie zu tun.

6. Reagieren

Beantworten Sie in den geplanten Kommunikations-Zeiten ihre Nachrichten und rufen Sie zurück. Brauchen Sie noch Input von einer anderen Abteilung oder von extern? Dann geben Sie dem Absender einen Termin an, bis wann Sie ein Ergebnis liefern können und legen die Nachricht auf Wiedervorlage.

7. Pause

Die Arbeit lässt sich nicht schneller erledigen, wenn Sie auf Pausen verzichten. Ganz im Gegenteil: Ohne Pause entsteht viel schneller das Gefühl, unter Druck zu arbeiten. Die Regeneration fehlt, die Konzentration sinkt und es dauert umso länger, bis eine Aufgabe abgeschlossen ist. Im Umkehrschluss bedeutet das: Nehmen Sie sich regelmäßig Auszeiten. Die Zeit, die Sie für Ihre Erholung aufwenden, holen Sie anschließend mit aufgeladenen Akkus schnell wieder ein.

Durch Priorisieren, Planen und Puffern bleiben Sie im Arbeitsalltag gelassener, weil Sie wissen, wann welche Aufgabe zu erledigen ist. Außerdem gewinnen Sie Zeit, über die Sie dann frei entscheiden können.