Um das Recht zu entbürokratisieren, hat der deutsche Bundestag am 10. November 2006 das „Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister“ (EHUG) verabschiedet, das seit dem 1. Januar gilt. Kerninhalt des Gesetzes ist die Errichtung eines zentralen Unternehmensregisters in Deutschland. Gleichzeitig schafft dieses Gesetz aber auch neue Regelungen für die Inhalte gewerblicher E-Mails.
Wenn künftig Blackberry-Nutzer einen Zettel mit Namen zum Abschreiben aus der Tasche ziehen, könnte diese Neuregelung der Grund sein. Danach müssen Kaufleute nicht nur auf Geschäftsbriefen bestimmte Angaben zur Firma führen, sondern jetzt auch in E-Mails.
Wer muss neue Pflichtangaben in E-Mails aufnehmen?
Die neue Regelung betrifft alle deutschen Kaufleute und deren Angestellte, vom Einzelkaufmann über Personengesellschaften bis zu Kapitalgesellschaften unabhängig von der Größe. Ebenfalls erfasst werden Zweigniederlassungen ausländischer Gesellschaften. Bis jetzt noch nicht angesprochen sind Privatpersonen und Freiberufler, die auch zukünftig kurze E-Mails schreiben dürfen.
Welche E-Mails sind betroffen?
Die Neuregelung betrifft alle geschäftlichen E-Mails des Kaufmanns oder Unternehmens. Die neuen Pflichtangaben gelten also nicht nur für E-Mails mit offensichtlicher rechtlicher Bedeutung wie etwa Angebote, Bestellungen oder Kündigungen. Die gesetzliche Ausnahme für E-Mails in einer laufenden Geschäftsverbindung mit Mitteilungen für die üblicherweise Vordrucke verwendet werden, dürfte praktisch fast nie vorliegen. Betroffen sind im Zweifel also alle an externe Empfänger versendeten E-Mails.
Welche neuen Pflichtangaben müssen die E-Mails beinhalten?
Die neuen Pflichtangaben unterscheiden sich nach der Rechtsform des Kaufmanns oder Unternehmens. Immer angegeben werden müssen in einer gewerblichen E-Mail die Firma mit Rechtsform, der Ort der Handelsniederlassung, das zuständige Registergericht und die Handelsregisternummer. Für bestimmte Gesellschaften sind weitere Angaben erforderlich. Bei einer GmbH sind alle Geschäftsführer mit ausgeschriebenem Familiennamen und mindestens einem Vornamen zu nennen. Zu einer Aktiengesellschaft ist neben den Vorständen in derselben Form auch der Vorsitzende des Aufsichtsrats aufzuführen. Das gilt auch für eine GmbH mit Aufsichtsrat.
Auch eine Verlagerung der Gesellschaft ins Ausland und die Einrichtung nur einer Zweigniederlassung in Deutschland ändern daran nichts. Die Neuregelung verlangt bei Zweigniederlassungen die Angabe des Registers, in dem sie geführt werden mit der Registernummer. Daneben gelten für die Zweigniederlassung die gleichen Vorgaben wie für eine deutsche Gesellschaft.
Zwar hat der Gesetzgeber von einer Regelung der Schriftart und Schriftgröße abgesehen. Das Gesetz verlangt aber die Angaben auf dem Geschäftsbrief selbst. Daher reicht ein bloßer Link auf das Impressum der Website des Kaufmanns oder Unternehmens nicht aus, auch wenn jeder Empfänger einer E-Mail auch über einen Internet-Zugang verfügen dürfte.
Was in Geschäfts-Mails stehen muss
Einzelkaufmann: Firma mit Rechtsform, Ort der Handelsniederlassung, zuständiges Registergericht und Handelsregisternummer
GmbH: Rechtsform, Sitz der Gesellschaft, zuständiges Registergericht und Handelsregisternummer, alle Geschäftsführer und gegebenenfalls der Aufsichtsratsvorsitzende.
Aktiengesellschaft: Rechtsform, Sitz der Gesellschaft, zuständiges Registergericht, Handelsregisternummer, alle Vorstände und der Aufsichtsratsvorsitzende.
Von einer Nichtbeachtung der neuen Pflichtinhalte ist abzuraten. Verstöße sind mit Zwangsgeld bedroht und können auch zu kostenpflichtigen Abmahnungen durch Wettbewerber führen. Juristische Details finden Sie im Beitrag "Nachtrag zu: Strafe bei Mails ohne Pflichtangaben", die wichtigsten Fragen zur neuen Verordnung beantworten die Autoren hier.