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Im Unterschied zum gängigen Intranet ermöglicht ein Social Intranet nicht nur die Top-Down-Kommunikation, sondern íntegriert direkte Feedback-Kanäle und fördert die Kommunikation auf allen Ebenen. Doch zur Verbesserung der internen Kommunikation reicht es nicht allein aus, sich solch eine Software anzuschaffen.
Social Intranet: 5 Schritte zur Kommunikationsoptimierung
Ein Social Intranet ist kein Selbstläufer. Es braucht einen ausgefeilten Plan, wie es ausgerollt wird, und eine Strategie, wie im besten Fall das ganze Team schnell ein digitales Zuhause findet. Die folgenden Schritte helfen bei der Umsetzung eines Social Intranets.
1. Fundierte Strategie
Damit Organisationen einen gezielten Mehrwert aus einem Social Intranet ziehen können, bedarf es einer konkreten Planung und zielgerichteter Kommunikation. Folgende Fragen sind im Vorhinein wichtig: Wie sieht der Status Quo aus? Was wollen wir daran mit welchem Ziel ändern? Gibt es ein Projektteam, das sich um die Umsetzung kümmert? In welchem Zeitraum wollen wir das Projekt umsetzen? Wer verantwortet zukünftig welche Bereiche? Welche Daten werden übertragen und wie organisieren wir diese?
Diese Fragen zeigen nur beispielhaft, dass es einer gewissen Vorbereitung benötigt, bevor eine Social-Intranet-Lösung etabliert werden kann. Zur Strategie gehört auch, dass sich die Geschäftsleitung überlegt, wie Teams gleich von Beginn an mit einbezogen werden können. Dafür kann es helfen, Feedback einzuholen, beispielsweise durch kleinere Abstimmungen und Mitarbeiterumfragen. Sind alle Fragen klar beantwortet und ein detaillierter Plan gemacht, kann es mit einem Anbietervergleich weitergehen.
2. Ziele im Hinterkopf
Es gibt inzwischen eine große Auswahl an Softwarelösungen und Tools für Social Intranets. Bei einem Vergleich sollte man daher immer die Ziele im Hinterkopf behalten, die ein Social Intranet erfüllen soll. Anhand dieser kann dann das passende Tool, beziehungsweise die passende Softwarelösung ausgewählt werden. Bei der Entscheidungsfindung ist es außerdem hilfreich, auch immer bereits existierende Tools zu überprüfen. So vermeiden Sie Doppelungen und funktionelle Überschneidungen.
- Diese Kommunikationsfehler sollten Sie vermeiden
Was Sie in Gesprächen und Debatten tunlichst unterlassen sollten, um Fehlinformationen, Konflikte und Imageschäden zu vermeiden. - Fachchinesisch benutzen
Mit technischem Fachjargon um sich zu werfen, ist der größte Fehler, den IT-Verantwortliche in Gesprächen mit Nicht-IT'lern machen können. Viele Experten können nicht richtig einschätzen, wie tief das eigene Fachwissen geht und wo im Gegenzug das Fachwissen des Gegenübers endet. Hier kann es schnell zu Missverständnissen und Kommunikationsstörungen kommen. - Technische Probleme beklagen
Wer in der Team- oder Vorstandssitzung über technische Probleme im Rechenzentrum oder anderen Unternehmensstellen klagt, darf sich nicht wundern, wenn diese Beschwerden Irritation und Unsicherheit auslösen. Kollegen, die nicht mit den beschriebenen Interna vertraut sind, verstehen in einem solchen Fall oft nur "Der hat massive Probleme, die er nicht in den Griff bekommt." Natürlich müssen IT-Probleme auch im großen Kreis thematisiert werden dürfen, das jedoch besser in einer sachlichen Art und Weise, die jeder verstehen und nachvollziehen kann. - Wie ein Verkäufer reden
Manager, die bislang mit einem Business-Hintergrund tätig waren, und IT-Führungspositionen übernehmen, sprechen ihre neuen Untergebenen in einem aufgeblasenen Ton an und wirken dabei häufig wie Verkäufer, die die neueste Kollektion heiße Luft präsentieren. - Keine Fragen stellen
Gute CIOs stellen sinnvolle Fragen und hören auf die Antworten. So gelangen oft neue Aspekte in die Diskussion. Dazu werden die Kollegen eingebunden und die Beziehung zwischen Manager und Team gestärkt. Warum viele IT-Verantwortliche anders vorgehen? Sie haben (meist unbegründet) Angst, als unwissend und inkompetent dazustehen. - Niemanden einbinden
Gut ausgebildete CIOs sind überzeugt von ihren eigenen Ideen, welche Techniken sich wie am besten implementieren lassen. Viele vergessen darüber jedoch, dass auch die gesamte IT-Abteilung und der Vorstand womöglich noch eigene Ideen haben. Wenn CIOs ihre eigenen Vorstellungen ohne Rückfrage durchdrücken, verärgern sie deshalb viele Kollegen - selbst, wenn es die beste und richtige Wahl war. - Ängste schüren
Wenn der Vorstand überzeugt werden muss, das IT-Budget aufzustocken, diese oder jene Anschaffung oder Migration vorzunehmen, neigen manche CIOs dazu, in ihrer Argumentation zu übertreiben oder zu simplifizieren. Wenn neue Server angeschafft werden sollen, hört sich das dann so an: "Wenn wir bis kommende Woche nicht zehn neue Server im Schrank stehen haben, bricht der ganze Laden zusammen!" - Den Wertbeitrag nicht herausstellen
Viele CIOs betonen, wie wichtig die Unternehmens-IT ist. Die Vorstände verstehen aber häufig nicht, was die IT konkret zum unternehmerischen Erfolg beiträgt. Deshalb sollten IT-Verantwortliche in Präsentationen und Diskussionen immer noch einen Schritt weitergehen, als nur in den eigenen Grenzen zu argumentieren. - Mit PowerPoint einschläfern
Zu viele Folien, zu viele Nichtigkeiten. Effiziente Präsentationen zeichnen sich dadurch aus, dass sie sich auf die wichtigsten Infos konzentrieren, die das zuhörende Publikum direkt betreffen. Im besten Fall kann gänzlich auf PowerPoint verzichtet werden - gute Präsentationen zeichnen sich dadurch aus, dass sie von selbst im Gedächtnis haften bleiben und nicht durch eine Armada von Aufzählungspunkten.
3. Transparenz und Feedback
Ein weiterer wichtiger Punkt ist die begleitende Kommunikation. Das verantwortliche Projektteam erklärt allen Mitarbeitern - im Innen- als auch im Außendienst - frühestmöglich das Social Intranet. Somit erhalten sie ausreichend Zeit, sich das neue Tool anzuschauen, kennenzulernen und damit zu arbeiten. Bei der Einführung eines neuen Tools oder einer neuen Software ist Feedback ungemein wichtig, da nur so Verbesserungen getroffen werden können.
Das Social Intranet selbst ist natürlich auch der am besten geeignete Ort, um die dazugehörigen Daten und Informationen gesammelt zur Verfügung zu stellen. Im Idealfall werden hier die Ordner gebündelt abgelegt und für alle Teams frei zugänglich gemacht. Damit entsteht nicht nur ein umfangreicher Überblick über Daten und Informationen, man schafft gleichzeitig Transparenz im Unternehmen und vereinfacht die Einarbeitung neuer Kollegen.
4. Mobile Nutzung
Heutzutage sind mobile Anwendungen nicht mehr aus dem Business-Alltag wegzudenken. Deshalb ist es wichtig, dass das Social Intranet auch auf Smartphones oder Tablets verfügbar ist. Für die mobile Nutzung bietet sich dabei auch eine App an.
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Eine entsprechende mobile Applikation stellt sicher, dass der Austausch jederzeit möglich ist - egal, ob sich die Mitarbeiter im Büro, im Homeoffice oder unterwegs im Außendienst befinden. Die Mitarbeiterkommunikation über die App stärkt so die Nähe zum Unternehmen, da schnell in Echtzeit gechattet und Probleme sowie Aufgaben quasi on the fly gelöst werden können.
5. Akzeptanz prüfen und nachbessern
Läuft das Social Intranet, sollte nach einer gewissen Testphase geprüft werden, wie das Tool im Unternehmen angenommen wurde. In der nachfolgenden Evaluation stellt sich heraus, was bereits gut ankommt und wo es noch Verbesserungen bedarf. Ist der Austausch unter Kollegen bereits gegeben? Kann die interne Kommunikation beispielsweise durch zusätzliche Chats, Gruppen und Communities noch verstärkt werden?
Im Anschluss Sie auf dem Feedback basierend Verbesserungen und Anpassungen tätigen, um das Social Intranet wirklich optimal zu nutzen und das Bestmögliche herauszuholen. Ein Beispiel dafür sind etwa zusätzliche interne Schulungen für Mitarbeiter, die bislang wenig bis keine Erfahrungen mit sozialen Medien gemacht haben.
Interne Kommunikation: Transparenz stärkt Wir-Gefühl
Die aufgeführten Tipps verschaffen einen ersten Überblick, welche Punkte bei der Implementierung beachtet werden sollten. Insgesamt ist mit einer gründlichen Strategie zum Aufsetzen eines Social Intranets ein wichtiger Grundstein gelegt, der nicht nur den Austausch und die interne Kommunikation in Unternehmen fördert, sondern vielmehr zur Zufriedenheit der Mitarbeiter beiträgt und das Zugehörigkeitsgefühl stärkt. (mb)