Bei meinem Arbeitgeber Remote, einer HR-Plattform für die Einstellung und Verwaltung global verteilter Teams, bin ich für das internationale Wachstum verantwortlich. Es wird daher niemanden überraschen, dass ich meinen Kunden und Kundinnen am liebsten empfehle, einen Remote-First-Ansatz zu verfolgen.

Andererseits weiß ich, dass das in manchen Fällen unrealistisch ist. Aber darüber, ob man gleich zu der Schlussfolgerung von Kai Grunwitz kommen muss, dass wir das Büro retten müssen, lässt sich streiten. Dieser hat kürzlich in seinem Gastbeitrag dargelegt, in welchen Fällen und Situationen er die Arbeit im Büro weiterhin für wichtig hält. Schauen wir uns einige seiner Argumente genauer an:

Argument 1: Onboarding funktioniert am besten in Präsenz

Grunwitz betont, dass das Onboarding neuer Mitarbeitender am besten vor Ort funktioniert, da sie von erfahrenen Kollegen lernen können und schnelle und konkrete Unterstützung erhalten.

Argument 2: Bedeutung der Kaffeeküche als Kommunikationszentrum

Er plädiert für Arbeit im Büro, weil seiner Meinung nach nur so der wertvolle persönliche Austausch entstehen kann, der letztlich für Vertrauen und Zusammenhalt im Team, also das Wir-Gefühl, verantwortlich ist.

Beides ist zweifellos wichtig und entscheidend für den Unternehmenserfolg. Mitarbeiterbindung und gute Kommunikation innerhalb des Teams sowie zwischen Vorgesetzten und Teammitgliedern sind wesentliche Bestandteile eines erfolgreichen Betriebsklimas. Genau dies lässt jedoch auch bei Remote Work erreichen, indem die beiden Grundpfeiler der hybriden Arbeit umgesetzt werden:

Grundprinzip 1: Funktionierende Kommunikationsstrukturen einführen

Im Büro werden viele Informationen implizit ausgetauscht: Mitarbeitende können Informationen aufschnappen, wenn sie zufällig die Gespräche ihrer Büronachbarn mitbekommen, und auch die Kaffeeküche dient als Ort für informelle Gespräche und zur Information über die neuesten Entwicklungen im Unternehmen.

Im hybriden Arbeitskontext ist das anders. Wichtig ist zunächst, dass sich alle beteiligten Mitarbeitenden und Vorgesetzten der veränderten Dynamik bewusst sind. Dies ist der erste Schritt, um aktiv sicherzustellen, dass alle Beschäftigten unabhängig von ihrem Arbeitsort auf dem gleichen Informationsstand sind.

Innerhalb des Unternehmens könnte dies bedeuten, dass Mitarbeiter Informationen zurückhalten, bis alle Mitarbeitenden (beispielsweise in einer Videokonferenz) anwesend und informiert sind. Eine andere Möglichkeit wäre, Informationen, die einem Teil der Belegschaft über den "Flurfunk" zugänglich gemacht wurden, über interne Kommunikationstools allen Mitarbeitenden zur Verfügung zu stellen.

So kann der Arbeitgeber sicherstellen, dass alle Mitarbeitenden, für die die jeweilige Information relevant ist, auf dem aktuellen Stand sind und sich an Diskussionen oder Lösungen beteiligen können. Das funktioniert natürlich nur, wenn alle Mitarbeitenden Zugang zu den entsprechenden Tools haben. In diesem Zusammenhang haben sich verschiedene Tools wie beispielsweise Microsoft Teams, Slack oder Zoom bewährt.

Diese Art der Einbindung aller Mitarbeitenden stärkt das Wir-Gefühl in hybriden Teams und sorgt dafür, dass alle Teammitglieder eine stärkere Bindung zu ihrem Arbeitgeber entwickeln. Durch die gezielte Einführung von Prozessen und Strukturen im Unternehmen werden nicht nur die zwischenmenschlichen Beziehungen gefestigt, sondern auch die Informationsweitergabe optimiert.

Grundprinzip 2: Informationszugang und Dokumentation sicherstellen

Der Zugang zu Informationen und deren Dokumentation spielt beim Onboarding neuer Mitarbeitender eine entscheidende Rolle, was uns zu einem weiteren Argument von Kai Grunwitz führt. Er hat Recht, wenn er sagt, dass neue Mitarbeitende von erfahrenen Teamkollegen lernen können, indem sie ihnen über die Schulter schauen und so schnell herausfinden, wie sie an bestimmte Informationen kommen. Aber auch bei hybrider oder ortsungebundener Arbeitsweise lässt sich sicherstellen, dass Mitarbeitende, die nicht vor Ort sind, Zugang zu relevanten Informationen haben.

Die richtigen Tools unterstützen den Austausch

Die wichtigsten oder häufig nachgefragten Informationen können Nutzer beispielsweise in sogenannten Sharepoints oder auf der bereits erwähnten Plattform Slack ablegen. Zusätzlich ist darauf zu achten, dass die Informationen mit den richtigen Schlagwörtern oder Hashtags versehen werden, damit alle Mitarbeitenden über die Suchfunktion gleichermaßen auf die Informationen zugreifen können.

Hierfür bietet sich beispielsweise auch Notion an. Das Tool verfügt über zahlreiche Funktionen, die es den Nutzern ermöglichen, Daten zu speichern, Notizen zu bestimmten Themen zu machen oder Gruppenprojekte und wichtige Termine zu organisieren. Ein weiterer Vorteil: Durch die Integration von KI kann das Tool automatisch Zusammenfassungen schreiben oder zusätzliche Informationen zur Verfügung stellen, ohne dass die User die Anwendung verlassen müssen.

Der Chef muss mit gutem Beispiel vorangehen

Natürlich ist es richtig, dass sich manche Dinge im Büro leichter umsetzen lassen als bei hybrider oder Remote-Arbeit. Wenn jedoch alle Beteiligten darauf achten, die genannten Prinzipien umzusetzen und ernsthaft zu verfolgen, fühlen sich auch die Mitarbeitenden im Home-Office in das Unternehmen integriert und entwickeln ein Wir-Gefühl - auch dann, wenn sie physisch nicht anwesend sind.

In dieser Hinsicht sind vor allem Führungskräfte gefragt. Sie sollten dafür sorgen, dass Beschäftigte, die hybrid oder ortsungebunden arbeiten, nicht befürchten müssen, dass der Chef die im Büro anwesenden Kollegen bevorzugt. Führungskräfte müssen außerdem sicherstellen, dass alle Informationen allen Beteiligten zur Verfügung stehen. Kurzum, sie selbst sollten mit gutem Beispiel vorangehen.

Virtuelle Möglichkeiten sind vielfältiger denn je

Grunwitz hat meines Erachtens Recht, dass ein technisch und funktional gut ausgestatteter Arbeitsplatz heute nicht mehr ausreicht, um Mitarbeitende ins Büro zu locken. Denn die meisten Angestellten sind mittlerweile auch zu Hause gut ausgestattet. Hinzu kommt, dass das Pendeln zum Arbeitsplatz bei Remote Work entfällt.

Er glaubt, dass gastronomische Freuden wie ein gutes Essen ein Ansporn sein könnten, häufiger ins Büro zu kommen. Dabei übersieht er jedoch, dass es mittlerweile einige Anbieter gibt, die sich auf Hybrid- oder Remote-Teams spezialisiert haben und es ihnen ermöglichen, die Unternehmenskultur und das Betriebsklima zu stärken. Dies geschieht zum Beispiel durch Weinproben, Bingo (online) oder auch Schnitzeljagden, die die Arbeitgeber an den jeweiligen Aufenthaltsorten der Mitarbeitenden organisieren.

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