Bei Diskussionen in Unternehmen oder größeren Gruppen geschieht es immer wieder, dass ein Teilnehmer per E-Mail etwas in die Runde fragt und ein oder mehrere Empfänger ihre Antworten per "Allen antworten" an die komplette Empfängerliste schicken. Diese Nachrichten sind für die anderen Personen einfach nur störend und sorgen für unnötige Ablenkung. Mit einem kleinen Trick können Sie Outlook so einstellen, dass die Funktion "Allen antworten" nicht mehr verfügbar ist.
Falls noch nicht geschehen, aktivieren Sie in Outlook zunächst die "Entwicklertools". Klicken Sie hierzu auf "Datei -› Optionen" und danach in der linken Spalte auf "Menüband anpassen". Im Folgenden setzen Sie in der Spalte unter "Klassisches Menüband anpassen" ein Häkchen vor "Entwicklertools" und schließen das Fenster mit "OK".
Öffnen Sie das Ribbon "Entwicklertools", klicken Sie auf "Ein Formular entwerfen", markieren Sie in der Liste den Eintrag "Nachricht" und gehen Sie auf "Öffnen". Wechseln Sie zum Register "(Aktionen)", markieren Sie in der Tabelle die Zeile "Allen antworten" und drücken Sie unten den Button "Eigenschaften". Löschen Sie im nächsten Fenster rechts oben das Häkchen vor "Aktiviert" und bestätigen Sie die Änderung mit "OK".
Nun wechseln Sie zum Register "Eigenschaften", beim ersten Versuch erscheint eine Fehlermeldung: "Die Eigenschaft ist nicht vorhanden. Das Feld, das Sie ändern möchten, ist für diesen Elementtyp nicht gültig". Lassen Sie sich dadurch nicht beirren. Bestätigen Sie die Meldung mit "OK" und klicken Sie erneut auf "Eigenschaften". Jetzt klappt es, Sie landen im Fenster "Formularaktionen: Eigenschaften". Schließen Sie das Fenster mit "OK".
Klicken Sie oben im Ribbon auf "Veröffentlichen -› Formular veröffentlichen unter". Stellen Sie sicher, dass oben neben "Suchen in" die Option "Bibliothek für persönliche Formulare" eingestellt ist, und geben Sie neben "Angezeigter Name" eine beliebige Bezeichnung ein.
Für unseren Fall nennen wir es hier "No reply". Geben Sie den gleichen Namen neben "Formularname" ein und klicken Sie auf "Veröffentlichen". Damit schließt sich das Fenster. Im Anschluss daran schließen Sie auch das Fenster der "Entwicklertools" und bestätigen das Speichern der Änderungen mit "Ja".
Wenn Sie jetzt eine E-Mail an eine größere Gruppe schicken und gleichzeitig verhindern möchten, dass jemand allen Empfängern antworten kann, klicken Sie auf "Formular auswählen", stellen im folgenden Fenster neben "Suchen in" den Ordner "Bibliothek für persönliche Formulare" ein, wählen das Formular "No reply" (oder wie immer es bei Ihnen heißt) aus und klicken auf "Öffnen". Schreiben Sie wie gewohnt Ihre E-Mail. Wenn sie bei den Empfängern ankommt und diese Outlook benutzen, ist der Button "Allen antworten" ausgegraut.
(PC-Welt)