Gap-Analyse - Definition

Die Gap-Analyse ist ein Instrument für die Identifizierung von Handlungsfeldern durch quantitative und qualitative Abweichungsanalysen. Oder einfach gesagt: die Lücken zwischen dem aktuellen Zustand (Ist-Zustand) eines Unternehmens und dem Soll-Zustand werden aufgezeigt. Das Management-Instrument dient der Früherkennung von Schwachstellen. Mit ihrer Hilfe lässt sich feststellen, ob sich die geplanten Unternehmensziele erreichen lassen, wenn das heutige Handeln auf die Zukunft übertragen wird.

Es ist für Unternehmen schwierig abzuschätzen, was in einem bestimmten Zeitraum realisierbar ist, wenn es keine Grundlage für die Bewertung und den Vergleich der aktuellen Situation gibt. Um Optimierungspotenziale zu identifizieren, müssen Unternehmen sowohl ihren aktuellen Zustand als auch ihre zukünftige Ausrichtung kennen. Die Gap-Analyse identifiziert und quantifiziert Differenzen zwischen SOLL (eine Vision, die durch eine neue Strategie erreicht werden soll) und IST (die Annahme der Weiterentwicklung unter Beibehaltung der derzeitigen Strategie) jeglicher Art.

Sie beschreibt, ob mit den gegenwärtigen Entwicklungen und Aktivitäten auf Basis der IST-Werte das gewünschte beziehungsweise geplante Ergebnis erreicht wird.

Der Umfang der Analyse kann sich auf das gesamte Unternehmen erstrecken oder nur auf eine bestimmte Abteilung oder ein bestimmtes Team. Die Gap-Analyse kann sich auf einen Geschäftsprozess, eine Unternehmensstrategie oder eine Technologie konzentrieren. Der Hauptzweck der Gap-Analyse besteht darin, die notwendigen Aktionsschritte als Maßnahmenkatalog zu definieren, um vom aktuellen Zustand in den gewünschten Zustand zu gelangen und das Gap zu verringern.

Aufbau einer Gap-Analyse

• Abgleichen der Planungsgrößen für einen bestimmten Planungszeitraum mit den tatsächlichen Entwicklungen durch
  - Analyse der Ist-Situation sowie Exploration (Werte in die Zukunft projizieren)
  - Definition des Zielbildes

• Interpretation der Lücke
  - Darstellen der Abweichung von der geplanten Zielerreichung und Identifizieren der Ziellücke

• Entwicklung eines Katalogs mit definierten Maßnahmen(Vorschläge zum Schließen der Lücke)

Ohne einen systematischen Ansatz können Unternehmen am Ende Ziele setzen, die über- oder unterambitioniert sind. Firmen, die sich willkürliche Ziele setzen, haben in der Regel entweder Mühe, diese zu erreichen oder sie zahlen drauf.

Gap-Analyse Beispiele

Gap-Analysen kommen in vielen Bereichen zum Einsatz. Eine der häufigsten Anwendungen ist die Untersuchung der Wettbewerbsfähigkeit, um zu analysieren, wo das Unternehmen im Vergleich zu seinen Wettbewerbern steht. Die Gap-Analyse bietet ein klareres Bild für die zukünftige Ausrichtung und eine Grundlage für einen Maßnahmenkatalog.

In der IT bietet die Gap-Analyse eine solide Grundlage für die Erstellung der Roadmap digitaler Initiativen. Priorisieren Sie die Ergebnisse der Gap-Analyse in unterschiedliche Maßnahmen zum Schließen der Lücken. Und ermitteln Sie die optimale Abfolge von Aktionen, beispielsweise als Projektstrukturplan mit eindeutiger Definition von Vorgänger-Nachfolgerbeziehungen jedes Elements.
Mit diesem Ansatz kann schnell aufgedeckt werden, wo signifikante Lücken bestehen und Optimierungspotentiale bestehen. Hieraus kann der Phasenplan für die Roadmap als Grobplanung und Grundlage für die weitere Projektplanung entwickelt werden. (bw)