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Gerade auch in Zeiten, in denen Mitarbeiter von zu Hause oder unterwegs aus arbeiten, muss das Vertrags-Management störungsfrei laufen. Wie die elektronische Signatur dabei hilft, erklärt ein Webcast der Computerwoche. Enrico Drost, Senior Solutions Consultant bei DocuSign Germany, zeigt anhand einer Demo, wie elektronische Unterschriften generiert und verwaltet werden. Fachjournalistin Simone Ciganek von der Computerwoche moderiert den Webcast. Sie beobachtet - auch durch die Corona-Krise bedingt - derzeit einen Boom beim Thema E-Signatur.
"Die elektronische Signatur muss sicher, einfach und legal sein, auch bei der Nutzung von zu Hause aus", betont Drost. Faktisch sind Vereinbarungen und Verträge überall, ob es sich nun um Arbeitsverträge, Geheimhaltungsvereinbarungen oder Vertriebsvereinbarungen handelt.
Einkauf und Personal liegen bei der E-Signatur vorn
Und wo nutzen die Zuschauer des Webcasts bereits die E-Signatur? Wie eine spontane Umfrage zeigt, liegen Einkauf und Personal mit 25 beziehungsweise 23 Prozent der Nennungen vorn. Es folgt das Personalwesen mit zwölf Prozent. Für eine relative Mehrheit von 48 Prozent ist die E-Signatur bisher noch Theorie. Das könnte sich in absehbarer Zeit ändern: Geplant ist der Einsatz vor allem in Vertrieb (66 Prozent), Einkauf (60 Prozent) und Personal (56 Prozent).
Ob herkömmliche oder elektronische Unterschrift: der Ablauf ist im Wesentlichen der gleiche. Jedes Dokument durchläuft die Phasen des Vorbereitens, Signierens, Ausführens und Verwaltens. "In jeder Phase kann es zu Engpässen oder Fehlern kommen", so Drost. Ohne E-Signatur sind viele manuelle Prozesse bei Datenübertragung und Anstoßen von Folgeprozessen notwendig. Mit der elektronischen Unterschrift geht es schneller und risikoärmer, weil durchgängig sichergestellt ist, dass es sich um dasselbe Dokument handelt. Außerdem fallen Kosten für Ausdrucken, Papier und Porto weg. Nicht zuletzt entspricht der digitale Umgang der heutigen Alltags-Erfahrung, beispielhaft sei hier die Nutzung von Streaming-Diensten genannt.
Zur rechtlichen Seite: "Seit 2001 ist die elektronische Signatur in Deutschland rechtsgültig", so Drost. Eine Regelung namens eIDAS sorgt für Einheitlichkeit in der EU. Sein Tipp: Entscheider sollten darauf achten, eine "One Stop Shop-Lösung" für alle elektronischen Unterschriften einzusetzen. Das heißt, dass der Anbieter alle Lösungen im Portfolio hat und eben nicht in Partner für Deutschland zuständig ist, ein zweiter für Österreich und ein dritter für die USA. Ein großer Vorteil der E-Signatur liegt darin, dass sie in einem digitalem Zertifikat mit Zeitstempel und IP-Adresse abgeschlossen wird. Sie kann also nicht nachträglich verändert werden.
Scanner oder Lesegerät nicht nötig
Zum praktischen Umgang meldet sich ein Webcast-Zuschauer. "Brauche ich einen Scanner oder ein Lesegerät?", will er wissen. Drost verneint. So kann die Unterschrift mit dem Finger auf dem Endgerät getätigt werden. Oder der Anwender lädt eine bereits geleistete Unterschrift hoch.
Grundsätzlich gibt es drei Arten der E-Signatur: die einfache ("reicht in 90 Prozent der Fälle aus", so Drost), die fortgeschrittene (um Zwei-Faktor-Authentifizierung erweitert) und die qualifizierte. Diese erfordert ein Face-to-Face-Identverfahren, hier wird die Beweislast umgekehrt. Dabei gilt: die einfache elektronische Signatur ist nicht weniger sicher als die anderen beiden.
Der Experte demonstriert den Vorgang an einem praktischen Anwendungsbeispiel: Der Unterzeichner bekommt eine E-Mail mit einem Link, um das Dokument - eine einfache PDF-Datei - einzusehen. Hat er Fragen oder Anmerkungen, nutzt er die Kommentarfunktion. Schließlich signiert er und schickt das Dokument in einem verschlossenen Umschlag zurück. Der ganze Vorgang ist über jedes Endgerät möglich, ein DocuSign-Konto braucht der Anwender nicht. Wer mag, kann das Schriftstück natürlich auch ausdrucken.
81 Prozent der Verträge binnen Tagesfrist unterzeichnet
Ein sogenannter Umschlagverlauf macht die ganze Transaktion nachvollziehbar. "Was ist bei wem wann passiert, so viele Informationen hat man bei analogen Unterschriften nicht", sagt Drost. Geht ein Dokument an mehrere Vertragspartner, kann man sich diese in den Umschlag einladen und definieren, was welche Person machen muss.
Zu keinem Zeitpunkt hat das Unternehmen DocuSign Zugang zu den Inhalten, stellt Drost auf Nachfrage eines Zuschauers klar: "Wir sehen gar nichts, nur Sie haben Zugang." Bisherige Bauchschmerzen im Umgang mit der E-Signatur sieht der Experte vor allem im Unwissen über die Methode begründet. Er schließt mit einer starken Zahl: 81 Prozent der Verträge, die mit E-Signatur unterschrieben werden, sind binnen eines Tages abgeschlossen.