Foto: Olivier Le Moal - shutterstock.com
Prozesse erst optimieren, dann automatisieren - dieses Vorgehen in Sachen RPA empfiehlt ein Webcast von IDG Research.
Patrick Drange, Experte für Prozess- und Entscheidungsmanagement bei Signavio, erklärt, wie Unternehmen ihre Abläufe analysieren, dokumentieren und optimieren. Simon Hülsbömer aus der Computerwoche-Redaktion moderiert den Webcast und fragt zunächst einmal den Status der Zuschauer ab: Wie viele Mitarbeiter unterstützen sie heute bereits durch Roboter? Eine Ad-hoc-Umfrage zeigt: 39 Prozent haben noch gar nicht mit RPA begonnen, weitere 14 Prozent können die Zahl nicht einschätzen. 25 Prozent unterstützen einen bis zehn ihrer Mitarbeiter durch Robots. Eine gemeinsame Studie von Signavio und IDG Research ("Process Mining & RPA 2019") zeigt aber, dass die Mehrheit der Entscheider dieses Thema für 2020 auf die Agenda gesetzt hat.
Drange ist von den Angaben der Webcast-Zuschauer nicht überrascht. "Viele Unternehmen sind noch in der Anfangsphase", bestätigt er. Leider enden "erste Gehversuche" oft mit "nicht so positiven Erfahrungen". In Zahlen: 30 bis fünfzig Prozent dieser ersten Initiativen erzielen nicht den gewünschten Return on Investment. Die Gründe dafür sieht er beispielsweise darin, dass die Transformationswirkung und die weitreichenden Folgen eines solchen Projektes unterschätzt worden sind. Oft treffen sich auch T und Business im Kick-off-Meeting zum ersten Mal und "reden auf unterschiedlichen Leveln", wie Drange sagt. Außerdem haben viele Entscheider ihre Prozesse nicht sorgfältig geplant, sie haben Stakeholder nicht identifiziert und verfügen damit auch nicht über passende Schnittstellen.
"Abläufe müssen immer geführt und überwacht sein"
"Abläufe müssen immer geführt und überwacht sein, egal, ob Mensch oder Robot im Einsatz ist", betont Drange. Die Signavio Business Transformation Suite umfasst vier Elemente: Process Manager, Workflow Accelerator, Process Intelligence und Collaboration Hub. Ziel ist, skalierbare und intelligente Automatisierung zu ermöglichen.
Drange rät zu einem Vorgehen in fünf Schritten. Diese formuliert er so: "Erschaffen Sie erstens eine prozessbezogene Basis zur Kollaboration mit ITlern, Business-Leuten und weiteren Beteiligten. Sammeln Sie zweitens Informationen und vernetzen Sie diese. Bestimmen Sie im dritten Schritt, an welchen Stellen Robots notwendig sind. Legen Sie viertens fest, welchen Regeln Ihre Robots folgen sollen. Schritt fünf ist das Kreieren intuitiver Mensch-Maschine-Schnittstellen."
Ein Webcast-Zuschauer meldet sich zu Wort. "Wie komme ich an die Daten, um meine Prozesse analysieren zu können?", so seine Frage. Drange antwortet: "Die befinden sich oft in Drittsystemen wie SAP oder Salesforce!" Schnittstellen für das Übertragen der Daten in das Signavio-System seien vorhanden, beantwortet er die nächste Zuschauerfrage. Der Experte empfiehlt, bei der Dokumentation standardisierte Richtlinien zu entwickeln: "Denn der eine Mitarbeiter dokumentiert sehr grob, der andere sehr genau", weiß er.
Tipps für die, die noch am Anfang stehen
Wie aber gehen die vor, die mit RPA noch gar nicht begonnen haben? Moderator Hülsbömer fragt nach konkreten Tipps. Dazu Drange: "Bedenken Sie erstens die Menschen!" Außerdem sollten Projekte sorgfältig geplant sein. Man muss wissen, welche Stakeholder das Projekt beeinflussen wird. Und wichtig ist auch: Erst muss der Prozess durchgeplant sein, bevor der Robot gestaltet werden kann. Drange schließt: "Wenn es gut gemacht wird, amortisiert sich ein Robot schon nach zwei Monaten!"