Besser arbeiten mit Microsoft Word 2010 (denn diese Version dürfte immer noch von vielen Privatanwendern benutzt werden): Bei interaktiven Dokumenten können Sie aus einer Vielzahl von vorbestimmten Daten-Optionen auswählen, statt diese jedes Mal selbst eintippen zu müssen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie die Steuerelemente innerhalb von Microsoft Word verwenden und wie Sie Vorlagen erstellen, die Sie tagtäglich nutzen können.

So finden Sie die Steuerelemente

Steuerelemente ermöglichen es Ihnen interaktive Elemente in Ihre Word-Dokumenten einzufügen, aber vielleicht wissen Sie gar nicht, dass diese überhaupt existieren. Dies liegt vermutlich daran, dass diese nur über den Entwicklertools-Reiter im Menüband zugänglich sind. Das Problem ist, dass dieser Reiter in den Ursprungseinstellungen gar nicht sichtbar ist. Um diesen bei Word 2010 zu aktivieren, gehen Sie zu Datei >Optionen > Menüband anpassen . Auf der rechten Seite klicken Sie auf die Entwicklertools -Box und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit einem Klick auf OK. Bei Word 2007 gehen Sie auf die Office-Schaltfläche > Word Optionen und klicken auf Häufig verwendet . Hier aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben Entwicklerregisterkarte in der Multifunktionsleise anzeigen und anschließend klicken Sie auf OK. Jetzt können Sie den Entwicklertools-Reiter auswählen und auf Entwurfsmodus klicken. Sie sind bereit Ihre Kontrollmöglichkeiten einzurichten.

Wählen Sie ein Datum über die Datumsauswahl aus

Fahren Sie mit der Maus über die Symbole in der Steuerelemente-Gruppe und es erscheint eine kurze Beschreibung eines jeden Symbols. Das Datumsauswahl-Inhaltssteuerelement zum Beispiel erstellt einen Platzhalter, den Sie verwenden können, um ein Datum aus dem Kalender auszuwählen.

Klicken Sie auf das Symbol, um dieses Element zu Ihrem Dokument hinzuzufügen. Schalten Sie den Entwurfsmodus aus, sehen Sie eine Box mit dem Namen "Klicken Sie hier, um ein Datum einzugeben". Es erscheint ein Kalender, wenn Sie auf den nach unten weisenden Pfeil klicken. Wählen Sie nun das Datum aus, erscheint es automatisch in Ihrem Dokument.

Die Datumsauswahl enthält ein paar nützliche Einstellungen, die Sie konfigurieren können. Um diese zu sehen, klicken Sie wieder auf den Entwurfsmodus. Klicken Sie auf das Datumsauswahl-Inhaltssteuerelement und klicken Sie dann auf die Eigenschaften-Schaltfläche (diese befindet sich im Steuerelementbereich dieses Reiters unterhalb von Entwurfsmodus ). Über das sich öffnende Fenster können Sie bestimmen in welchem Format das Datum erscheinen soll, beispielsweise kann der Monatsname ausgeschrieben sein. Außerdem können Sie über die Eigenschaften bestimmen, dass dieses Steuerelement nicht entfernt werden kann. Oder Sie fügen diesem Feld einen Titel hinzu, sodass der Nutzer weiß, wofür dieses Feld eingesetzt wird (zum Beispiel "Wählen Sie ein Verabredungs-Datum aus").

Zum Schluss können Sie das Feld mit den typischen Word-Stilen bearbeiten, sodass sich das Feld schön in das Layout einfügt. Wenn Sie durchgängige Stile verwenden und den Stil ändern, wird auch die Formatierung des Datums automatisch geändert, sodass es zum neuen Stil passt.

Fügen Sie ein Steuerelement für einen Texteintrag hinzu

Das Nur-Text-Inhaltssteuerelement erstellt an einem bestimmten Platz innerhalb des Dokuments ein Textfeld, in das der Benutzer schreiben kann. Sie können den Text in diesem Feld vorformatieren und einen bestimmten Stil verwenden. Wenn der Nutzer einen Text in das Feld eintippt wird er dann in dem von Ihnen ausgewählten Stil erscheinen. Sie können die Zeilenumschaltung aktiv lassen oder deaktivieren. Außerdem können Sie das Feld sperren, damit es nicht gelöscht werden kann oder Sie bestimmen, dass das Text-Feld automatisch verschwindet, nachdem es bearbeitet wurde. Das heißt jedoch nicht, dass das Geschriebene verschwindet, sondern nur die Eingabemöglichkeit entfällt.

Wählen Sie ein Objekt aus einer Liste aus

Bei einigen Dokumenten ist es vorteilhaft, wenn der Nutzer die Eingaben aus einer Liste auswählen kann. In einem solchen Fall können Sie eine Vorlage mit einem Dropdownlisten-Inhaltssteuerelement erstellen oder Sie wählen ein Kombinationsfeld-Inhaltssteuerelement aus.

Klicken Sie auf das Dropdownliste-Inhaltssteuerelement und fügen Sie es in das Dokument ein. Für dieses Steuerelement können Sie nicht nur einen Titel und die Schriftart bestimmen, sondern auch so formatieren, dass es nicht entfernt werden kann. Sie sollten dieses Feld mit einigen Auswahloptionen befüllen. Hierfür klicken Sie auf Steuerelementeigenschaften und klicken im neuen Fenster auf Hinzufügen… Es erscheint wiederum ein neues Fenster, in das Sie den ersten Eintrag der Auswahlliste eintippen. Den letzten Schritt wiederholen Sie so oft, bis Ihre Auswahlliste vollständig ist. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK .

Sobald Sie fertig sind, klicken Sie auf Entwurfsmodus , sodass Sie wieder zum normalen Dokument zurückkommen. Sie werden in dem Feld den Text "Wählen Sie ein Element aus" in Grau vorfinden. Klicken Sie zum Test auf diesen Text, dann öffnet sich die Dropdownliste mit den Auswahloptionen, die Sie bestimmt haben. Klicken Sie auf einen dieser Texte, so wird dieser im Dokument erscheinen.

Nutzen Sie das Kontrollkästchensteuerelement, um eine Checkliste zu erstellen

Über das Kontrollkästchensteuerelement können die Nutzer Häkchen setzen, die anzeigen, dass ein Element ausgewählt wurde. Um ein solches Steuerelement zu Ihrem Dokument hinzuzufügen, klicken Sie auf Kontrollkästchensteuerelement und anschließend auf Steuerelementeigenschaften. Bei einem Kontrollkästchen gibt es zwei Möglichkeiten: Mit einem X ist es ausgewählt, während ein leeres Kästchen bedeutet, dass es nicht ausgewählt ist.

Sie können die Symbole jedoch über die Steuerelementeigenschaften verändern. Klicken Sie hierfür auf die Ändern-Schaltfläche und wählen Sie ein zum Dokument passendes Symbol aus. Wir empfehlen Ihnen ein Symbol aus der Wingdings-Familie.

Fügen Sie einem Dokument Schnellbausteine hinzu

Manche Dokument-Eigenschaften, wie der Name des Autors, sind in jedem Word-Dokument gespeichert, werden aber nicht im Dokument angezeigt. Hier stellen wir Ihnen eine einfache Methode vor, wie Sie diese Informationen einfach anzeigen lassen können. Während Sie sich im Entwurfsmodus befinden, wählen Sie den Einfügen-Reiter im Menüband aus. Klicken Sie auf Schnellbausteine und anschließend auf Dokumenteigenschaft. Hier können Sie alle Eigenschaften anklicken, die angezeigt werden sollen. Somit werden diese automatisch in das Dokument eingefügt. Klicken Sie den Entwicklertools -Reiter und klicken Sie dort auf Eigenschaften und Sie können die Schriftart, Schriftgröße und andere Eigenschaften bestimmen.

Um zu sehen, woher die Informationen über den Autor herkommen, klicken Sie auf Datei > Optionen . Sie werden den Benutzernamen unter Allgemeines finden. Dieser Name wird dann als Autor des Dokuments erscheinen. Wenn Sie diese Information ändern, müssen Sie Word neu starten, um diese Änderung wirksam zu machen.

Fügen Sie weitere Kontrollmöglichkeiten hinzu

Sie haben bestimmt schon tausend Möglichkeiten gefunden die Steuerelemente in Word zu verwenden. Wenn das noch nicht der Fall ist, denken Sie an die ganzen Dokumente, die Sie regelmäßig erstellen. Viele enthalten sicherlich einige sich wiederholende Dateneintragungs-Aufgaben, hierzu gehören beispielsweise Fax-Deckblätter, Rechnungen und vieles mehr. In jedes Dokument, in das Sie ein Datum einfügen müssen, können Sie die Datumsauswahl einfügen. Die Dropdownliste ist sinnvoll, wenn Sie ein bestimmtes Element aus einer Liste auswählen müssen. Integrieren Sie die Kontrollkästchen, wenn Sie aus mehreren Optionen wählen können.

Die Steuerelemente helfen Ihnen nicht nur dabei die Dokumente schnell fertigzustellen, sondern auch beim Erstellen des Dokument-Layouts. Hierdurch müssen Sie nicht jedes Mal das Dokument von vorn gestalten.

Nachdem Sie Ihre Vorlage erstellt haben, speichern Sie diese über Datei > Speichern unter. Wählen Sie als Dateityp Word-Vorlage aus. Stellen Sie sicher, dass Sie auf Microsoft Word in der linken oberen Ecke auswählen und auf Vorlagen im Speichern unter -Fenster klicken, damit diese Vorlage im Vorlagen-Ordner gespeichert wird. Tippen Sie einen einprägsamen Namen für diese Vorlage ein, klicken Sie auf Speichern damit sich das Fenster schließt. Von nun an können Sie ein neues Dokument erstellen, das auf dieser Vorlage basiert, indem Sie auf Datei > Neu > Meine Vorlagen klicken und die passende Vorlage auswählen. (PC-Welt)