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So nützlich Microsoft Office 365 im Arbeitsalltag ist - auf Datenverluste und Cyberangriffe müssen sich IT-Chefs dennoch vorbereiten. Ein Webcast der Computerwoche zeigt, wie das funktioniert. Christian Bredlow, Gründer der Beraterfirma Digital Mindset, und Andreas Weih, Senior Account Manager Business Sales bei Vodafone, erklären, wie neue Cloud-Backup-Lösungen Datensicherung und Datenwiederherstellung sinnvoll ergänzen. Fachjournalist Sven Hansel von der Computerwoche moderiert den Webcast.
Das Thema Sicherheit stemmt MS Office 365 nicht aus Bordmitteln - nicht umsonst rät Microsoft selbst zu einer zusätzlichen Backup-Lösung. Das schreibt der Anbieter auch in seine Bedingungen, betont Weih. Doch bevor die Experten näher einsteigen, will der Moderator wissen, wie die Erfahrungen der Webcast-Zuschauer aussehen. Eine Umfrage zeigt: 78 Prozent der Zuschauer nennen das versehentliche Löschen, weitere 68 Prozent das versehentliche Überschreiben als größte Probleme. Software-Fehler oder absichtliches Löschen dagegen kommen "nur" auf 17 Prozent der Nennungen.
"Es geht gar nicht so sehr um Hacker, es geht vielmehr um uns, und das hat mit der heutigen Geschwindigkeit zu tun", bestätigt Bredlow. Denn die Funktionalitäten der Tools ändern sich quasi täglich. Sein Rat: gleich zu Beginn Kollaborations- und Teamregeln festlegen. "Was passiert, wenn wir Dateien ändern?" Solche Fragen müssen geklärt sein.
58 Prozent der kleinen und mittelständischen Betriebe erleiden Datenverluste
Digitalisierung ist für ihn keine Technologie, sondern ein Mindset. Und dieses muss sich gerade jetzt mit dem "Comeback des Backups" beschäftigen. "Plötzlich diskutieren Menschen über Software, die das noch vor drei Monaten nie getan hätten", beobachtet er. Entscheider sollten sich jetzt zwei Fragen stellen. Erstens: ist in unserem Betrieb digitale Fitness vorhanden? Zweitens: Haben wir bei der Infrastruktur alles richtig gemacht? "DatenschützerInnen verzweifeln ob der vielen Tools", seufzt Bredlow, "und die AnwenderInnen editieren und editieren und editieren…"
Dazu ein paar Zahlen: 35 Prozent aller Betriebe erleiden Datenverluste - aber unter den KMU sind es 58 Prozent. Dreizehn Prozent aller Angestellten vergessen, ein Backup zu machen, und fünf Prozent der Daten sind nicht wiederherstellbar. Doch ohne Backup droht laut Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) eine Strafe von bis zu vier Prozent des Umsatzes.
Probleme bereitet den Vodafone-Kunden zur Zeit vor allem der Datenzugriff der Mitarbeiter von überall aus, zumal dieser ja auch DSGVO-konform ablaufen muss, sagt Weih. Wie eine weitere Zuschauerumfrage ergibt, brauchen 42 Prozent mehr als 30 Tage, bis sie einen Datenverlust bemerken. "Da erkennt man so ein kleines bisschen das Quartal", kommentiert Bredlow. Problematisch hierbei: Exchange ist nach 14 Tagen weg, Groups und Microsoft Teams nach 30 Tagen.
Collaboration vorleben, Wissen teilen
Bredlow rät Entscheidern, Collaboration in der Firma vorzuleben und Wissen - zum Beispiel über neue Funktionalitäten - gegenseitig zu teilen. "Wenn Corona uns eines gelehrt hat, ist es die Notwendigkeit von Zugriff und Collaboration", ergänzt Weih. Das Vodafone Cloud-Backup bietet nach seinen Worten unbegrenztes Backup zum Festpreis, eine schnelle Suche und Wiederherstellung auf Knopfdruck sowie Sicherheit und Compliance. Denn: Datenmengen und Speichergrößen werden für Unternehmen immer wichtiger. Nach Zahlen von IDC liegt die weltweite Datenmenge in diesem Jahr bei geschätzten 53 Zettabyte. "Das ist eine 53 mit 21 Nullen", sagt Weih. Bis 2025 soll diese Menge auf 175 Zettabyte ansteigen.
Vodafone führt die Backups unsichtbar im Hintergrund durch. Sollte es doch zu Datenverlust gekommen sein, können die Dateien gesucht und am ursprünglichen Speicherort wiederhergestellt werden und zwar sowohl als Gesamt- wie auch als Einzelwiederherstellung. Einen Punkt betont er: "Die Arbeitsleistung, die ich bis dahin erbracht habe, geht nicht verloren! Denn es ist ein Merge, die Daten werden also nicht überschrieben, sondern zusammengeführt."
Und noch ein Wort zum Festpreis: "Pay as you go ist für den Finanzchef unkalkulierbar", erklärt Weih. "Kein Entscheider kann angesichts der Entwicklung der Datenmenge wirklich einschätzen, wieviel Speicherkapazität er braucht!"