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Wenn im Unternehmen etwas nicht so läuft, wie wir es uns vorgestellt haben, ist unser erster Impuls meistens, einfach "mehr" zu machen. Allerdings kann das Defizit im Ergebnis nicht immer einfach durch eine höhere Schlagzahl und mehr Zeit im Büro ausgeglichen werden. Es gibt sogar Studien, die belegen, dass unsere Konzentration und damit auch unsere Leistungsfähigkeit spätestens nach fünf bis sechs Stunden intensiver Arbeit stark abfällt. Wir brauchen nicht nur länger, um eine Aufgabe abzuschließen, sondern machen auch häufiger Fehler.
Bereits Bill Gates wurde berühmt für seine Aussage, er würde immer eine faule Person einstellen, um einen schwierigen Job zu erledigen. Der Grund ist naheliegend: Eine fleißige Person würde ein unzureichendes Endergebnis immer durch den Einsatz von mehr Arbeit auszubügeln versuchen. Eine arbeitsfaule Person dagegen sucht sich den Weg des geringsten Widerstandes. Dadurch wird Zeit, Energie und als Resultat auch Geld gespart, um zum Ziel zu kommen.
Der Chef als Engpass
Die Mitarbeiter können eine effiziente Arbeitseinstellung nur dann vollständig verinnerlichen, wenn die Führungskraft als Vorbild vorangeht. Außerdem tut ein überarbeiteter Chef seinem Unternehmen keinen Gefallen, da er weder die Zeit, noch die Energie für seine wichtigste Aufgabe hat: Systeme und Strategien zu entwickeln, die das Unternehmen voranbringen.
Was kann ein Unternehmer also tun, um das Prinzip "Arbeitszeit runter, Gewinne hoch" bei sich selbst und in seinem Unternehmen erfolgreich zu etablieren? Mit der folgenden Übung können Sie als Führungskraft Ihre Arbeitszeit reduzieren, Kosten reduzieren und höhere Gewinne erzielen.
Schritt 1: Dokumentieren Sie eine Woche lang ihre Aktivitäten
Um Zeitfresser und Energieräuber im eigenen Arbeitsalltag zu eliminieren, müssen Sie erst einmal aufdecken, wo diese liegen. Dokumentieren Sie dafür eine Woche lang genau, wie viel Zeit Sie mit welchen Aktivitäten verbracht haben.
Schritt 2: Sortieren Sie nach dem Prinzip: A,U,M, F
Sobald Sie die Übersicht Ihrer täglichen Aktivitäten als Unternehmer vorliegen haben, sortieren Sie diese wie folgt:
A - Ablenkung!!
U - Unternehmer-Aufgaben: Zahlungswirksame Aktivitäten, strategische und visionäre Arbeit, Weiterbildung
M - Manager-Aufgaben: Projektmanagement, Teamkoordination
F - Fachkraft-Aufgaben: operative Arbeit im Unternehmen (Backoffice, Recherche, Buchhaltung, Kundensupport etc.)
Schritt 3: Aussortieren und Abgeben
Streichen Sie nun alle Aufgaben, die sinnlos sind und keinen positiven Einfluss auf die Entwicklung des Unternehmens haben und Sie oder ihr Team von der eigentlichen Arbeit abhalten (zum Beispiel sinnloses Scrollen durch die Social Media Accounts).
Geben Sie Ihre Fachkraftaufgaben und einen Großteil der Manager-Aufgaben an den zuständigen Mitarbeiter ab oder - wenn diese Person noch nicht existiert - suchen Sie sich einen digitalen Dienstleister, der erste Fachkraftaufgaben (Buchhaltung, Backoffice, Kundensupport) für Sie übernehmen kann.
Schritt 4: Wochenstruktur für Unternehmer
Alle Aufgaben, die übrig bleiben, ordnen Sie einem festen Zeitblock innerhalb Ihrer Arbeitswoche zu. Blockieren Sie sich feste Zeiten für Meetings, strategische Arbeit, Weiterbildung und spontane operative Aufgaben, die nur Sie als Unternehmer lösen können.
Schritt 5: Zahlungswirksame Aktivitäten im Fokus
Damit Sie langfristig nicht nur Ihre Arbeitszeit und Kosten reduzieren, sondern auch Ihren Gewinn erhöhen, sollte Ihre Wochenstruktur primär auf zahlungswirksame Prozesse ausgelegt sein. Widmen Sie denjenigen Aktivitäten, die dem Unternehmen unmittelbar Geld einbringen (etwa Verkaufsgespräche) mindestens 50 Prozent Ihrer Zeit.
Zeitfresser kontinuierlich beseitigen!
Die oben genannte Übung sollte Ihnen nun dabei geholfen haben, sich im ersten Schritt Klarheit über ihre täglich anfallenden Aufgaben zu verschaffen. Mit diesem Wissen können Sie nun besser auf Ihre Zeit achtgeben und sind in der Lage, unnötige oder ineffiziente Prozesse schneller zu identifizieren. Um langfristig die Arbeitszeit gering zu halten und gleichzeitig als Unternehmen auf Erfolgskurs zu bleiben, möchten wir Ihnen noch einen letzten Impuls mitgeben:
Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Aktivitäten und sortieren Sie diese aus. Langfristig sollte es Ihr Ziel sein, keine wiederkehrenden operativen Aufgaben auf dem eigenen Schreibtisch liegen zu haben, sondern stattdessen Automationen und Systeme zu entwickeln, durch die Ihre Zeitfresser abgefangen und von Ihnen entfernt gehalten werden.
- Platz 10: Bürokratie
Es könnte alles so schön sein: Die Tür ist zu, das Telefon klingelt nicht und das Projekt läuft. Aber immer wieder hindert die Verwaltung den Mitarbeiter daran, effizient zu sein. Acht Prozent der Befragten gaben an, jeden Tag ein bis zwei Stunden mit Bürokratie und Verwaltungsangelegenheiten zu kämpfen. Hier ein Formular, dort ein Antrag - da geht schnell viel Zeit drauf. Nur ein Viertel der Befragten gab an, sich überhaupt nicht damit befassen zu müssen. - Platz 9: SMS und Nachrichten schreiben
Vrrmvrrm vibriert das Smartphone in der Tasche. Darauf will geantwortet werden, egal, ob die erhaltene Nachricht beruflich oder privat ist. Das frisst Zeit: Jeder zehnte gab an, täglich ein bis zwei Stunden mit SMS oder anderen Nachrichtendiensten zuzubringen. Und genau so viele verbringen sogar mehr als zwei Stunden täglich damit, Nachrichten zu tippen. Natürlich verzichten viele auch während der Arbeitszeit nicht auf die Kommunikation per SMS. Und das frisst jede Menge Zeit. - Platz 8: Facebook und Co.
Ohne Social Media geht es nicht mehr, da sind sich alle Entscheider einig. Aber mit Social Media geht jede Menge Zeit drauf: Elf Prozent der Befragten verbachten ein bis zwei Stunden auf Facebook, Twitter und Co. Und satte drei Viertel der Befragten waren bis zu zwei Stunden aktiv in Sozialen Netzwerken unterwegs. Natürlich ist Netzwerken auf diese Art auch wichtig für die Karriere. Aber der Umgang mit Xing und anderen sollte nicht den aktuellen Job gefährden. - Platz 7: Pendeln
Wer nicht gerade das Glück hat, zuhause arbeiten zu dürfen, der muss jeden Tag ins Büro pendeln. Auch das kostet Zeit: 13 Prozent der Befragten sagten, dass sie jeden Tag viel Zeit mit Pendeln zubrächten. Da kann es hilfreich sein, auf öffentliche Verkehrsmittel umzusteigen. Wer schon unterwegs seine Mails sichtet, kann sich im Büro selbst auf Wichtigeres konzentrieren. Oder man kommt einfach mal ohne Stau und entspannter an. Das macht jeden produktiver. - Platz 6: Kollegen
Es gibt Tage, da muss man sich im Büro ganz genau auf die Arbeit konzentrieren und kommt kaum mit der Arbeitszeit aus. Die gesprächige Kollegin hat aber nichts anderes zu tun, als uns fesselnd die kurze Pause zu stehlen. - Platz 5: Meetings
Spätestens, wenn das Meeting bei Tagesordnungspunkt 27 angekommen ist, weiß man, warum Meetings auf Platz 5 der größten Zeitfresser gelandet sind. Sie ziehen sich hin, sind oft überflüssig und bringen meist wenig Problemlösendes mit sich. Fast jeder Fünfte (18 Prozent) hockt über eine Stunde am Tag in einem Meeting, 70 Prozent sogar bis zu zwei Stunden. Da hilft nur: Entweder die Meetings selbst reduzieren oder die Zahl der Teilnehmer. Oft genug sitzen einfach die falschen Menschen im Raum, die mit der Sache nur am Rand zu tun haben. - Platz 4: Vor-sich-Herschieben
Auf Platz 4 landet die Prokrastination, auch das Vor-sich-Herschieben genannt. Fast jeder Vierte (19 Prozent) packt die Dinge nicht sofort an und verbringt jeden Tag ein bis zwei Stunden damit, eben nicht in die Excel-Tabelle zu schauen. Laut Studie gingen zehn Prozent der Befragten Probleme und Herausforderungen sofort an. Dass die Prokrastination nur begrenzt hilfreich ist, wissen alle Beteiligten selbst am Besten. Wie man den inneren Schweinehund besiegt und Zeit spart, verrät die Studie leider nicht. - Platz 3: Fernseh gucken
Platz 3 frisst nun nicht gerade Zeit im Job, zugegeben. Es gibt wohl nur wenige Berufe, in denen es erlaubt ist, fernzusehen. Aber ausgiebiger Fernsehkonsum wirkt sich trotzdem aus. 26 Prozent sagten, dass sie jeden Tag ein bis zwei Stunden vor dem Fernseher verbrachten und immerhin 16 Prozent sogar mehr als zwei Stunden. Das frisst Zeit für andere, persönliche Dinge wie E-Mails schreiben, online shoppen und Netzwerken. Stattdessen fällt das dann in die Arbeitszeit. Wer auf den Plasma häufiger verzichten kann, der ist im Job garantiert auch effizienter. - Platz 2: Surfen
Wie viele Katzenvideos kann man sich an einem Tag anschauen? Hier noch eine Witz-Seite, dort noch mal schnell Nachrichten und Fußball-Ergebnisse checken: Schon surft man an einem einzigen Tag mehr als zwei Stunden im Netz. 80 Prozent gaben an, so viel Zeit mit Surfen zu verbringen, der Rest immerhin noch ein bis zwei Stunden. Wer sich hier disziplinieren kann, der arbeitet schneller und konzentrierter. Aber was ist der Zeitfresser Nummer Eins? - Platz 1: E-Mail-Flut
Im Minutentakt kommen sie hereingeflattert, reißen aus der Konzentration und stören den geregelten Ablauf: E-Mails. Ein Drittel der Befragten bearbeitet jeden Tag ein bis zwei Stunden die Post, und 22 Prozent sogar mehr als zwei Stunden. Dabei sind viele E-Mails unwichtig, bestehen aus langen Konversationen, die unüberlegt kopiert werden oder enthalten kaum Infos. Da hilft nur noch Zero-Email. Oder einfach mal das Postfach schließen.