Generative KI-Instrumente wie ChatGPT/OpenAI, Midjourney, Dall-E, Gamma oder Perplexity sind in aller Munde und lösen bei den Menschen ganz unterschiedliche Gefühle aus - von Euphorie bis Ablehnung. Fest steht, dass die Technologie unsere Arbeitswelt rund um die Themen Content Creation, Ideenfindung und Entlastung von Routineaufgaben rasch und stark verändern wird, etwa rund um folgende Themen:

• Zeitersparnis: Entlastung von repetitiven beziehungsweise Routineaufgaben, mehr Zeit für höherwertige Aufgaben

• Effizienzgewinne: Die automatisierte Erstellung von Content und Verarbeitung von Daten soll eine raschere Bearbeitungszeit ermöglichen. So lassen sich auch kurzfristige Anfragen fristgerecht umsetzen.

• Skalierbarkeit: Mit den gleichen Kapazitäten/Ressourcen sollen größere Mengen an Inhalten produziert werden.

• Kreativität: KI hat das Potenzial, Content Creator, Redakteure & Co. auf neue Gedanken zu bringen und bestehende Inhalte anzureichern/weiterzuentwickeln - egal ob Texte, Videos, Bilder, Musik oder Präsentationen.

Wird die Zukunft flauschig und befreien wir uns von nervigen "Brot und Butter"-Aufgaben? Vielleicht. Ich selbst bin auch begeistert und neugierig, was die neuen Technologien ermöglichen werden. Ohne aber Spaßbremse und Spielverderber zu sein. Bitte stellen Sie sich und anderen Verantwortlichen in Ihrem Hause einmal die folgenden Fragen und erarbeiten Sie mögliche Einsatz-Szenarien, um Wildwuchs und Wild-West rund um Generative KI einzudämmen:

Schritt 1: Die Welt außerhalb der eigenen virtuellen Arbeitsumgebung begreifen

• Ist die Nutzung von externer, offener KI-Software über Firmen-Accounts mit den Mitbestimmungsgremien abgestimmt?

• Wer entscheidet, welche Tools wofür verwendet werden sollen - und wo rote Linien gezogen werden (Beispiele: Bewerbungen via KI filtern; Mitarbeiterzeugnisse von KI-Instrumenten schreiben lassen?)

• Sind Grundsätze für "Responsible AI" in Ihrer Organisation formuliert? Sind die Mitarbeitenden sensibilisiert für den Umgang mit offener, externer KI-Software? Stichworte: Datenschutz, Wahrung von Betriebsgeheimnissen etc.?

• Wird die Nutzung von KI anschließend kenntlich gemacht und Qualitätssicherung durch einen Menschen sichergestellt?

• Wie werden die Mitarbeitenden unterstützt, fit im Prompting beziehungsweise "Briefing" der KI zu werden?

Schritt 2: Die Entwicklungen innerhalb des eigenen virtuellen Arbeitsumgebung kennen

• Mit Microsoft 365 Copilot wird Microsoft schrittweise KI-Komponenten in seine M365-Anwendungen einführen (z. B. Word, PowerPoint, Outlook, Whiteboard, OneNote, Loop, Viva). Die Roadmap für den Massen-Rollout, die Kosten etc. sind noch nicht bekannt. Haben sich IT- und Kommunikationsverantwortliche dennoch grob mit den möglichen Bausteinen vertraut gemacht?

• Ist das Zusammenwirken von Copilot mit weiteren M365-Bausteinen bekannt und die Auswirkungen eingeordnet? Als Stichworte seien hier genannt: Loop, Viva und die Power Platform. Kennen Sie die KI-Roadmap Ihres Intranet-Partners, zum Beispiel Staffbase, Haiilo oder Powell?

• Auch wenn es fade und öde klingen mag: Sind die "klassischen Hausarbeiten" am digitalen Arbeitsplatz erledigt - rund um eine klare Struktur in SharePoint und Microsoft Teams, verständliches Handling/Ablage von Dokumenten? Hintergrund: Copilot beispielsweise wird sich zwar seine eigenen Ableitungen machen, lernt und entwickelt sich weiter. Aber dieses und weitere KI-Tools sind immer noch von der Qualität der verfügbaren Unternehmensdaten abhängig.

Wenn Sie hundert Dokumente an 20 Orten über Ihre Unternehmensstrategie haben: Welche davon enthalten die "richtigen" Informationen, die die KI-Software benötigt? Wenn Ihr Vorgesetzter oder dessen Titel im Active Directory falsch hinterlegt ist, schlägt Copilot möglicherweise Aufgaben vor oder leitet Sie an, bei der falschen Person weitere Informationen einzuholen.

Jetzt ist noch ausreichend Zeit, zu handeln. Es mag angesichts der verlockenden KI-Aussichten als langweilige Aufgabe klingen. Doch wenn Sie Copilot und anderen KI-Komponenten in Ihrem Tenant* Entscheidungen anvertrauen, sollten diese zwingend auf der Grundlage von relevanten und gepflegten Daten und Inhalten getroffen worden sein!

Schritt 3: Die Entwicklung der Organisation

• Wer übernimmt das funktionsübergreifende Sponsorship für das Thema KI/AI im Unternehmen?

• Wie gelingt es, dass sich Schlüssel-Stakeholder etwa aus IT, HR und der Unternehmenskommunikation auf einen gemeinsamen Fahrplan rund um Tool-Rollouts, Befähigung und Governance verständigen?

• Wie werden Anwendungsfälle, Erfahrungen, Best und Worst Practices im Umgang mit KI gesammelt und den Mitarbeitenden zugänglich gemacht?

*Man mietet eine Software/Rechenleistung in der Cloud. Und der Tenant ist die Einheit, in der - separat von anderen - ausschließlich die eigenen Daten/die der eigenen Organisation gespeichert und verarbeitet werden, wodurch sichergestellt ist, dass auch nur die Nutzerinnen und Nutzer darauf Zugriff haben, die ihn haben dürfen.