Ob im professionellen Kundengespräch oder beim Plausch mit Freunden oder Verwandten: Im vergangenen Jahr gingen in Deutschland erstmals mehr Telefonminuten über das Mobilfunk- als über das Festnetz. Fast 119 Milliarden Gesprächsminuten wurden insgesamt von Mobilfunkteilnehmern im Inland geführt, heißt es im Jahresbericht 2018 der Bundesnetzagentur. Im Vorjahr lag das Festnetz noch knapp vorn.

Nicht nur im Privatleben, auch im Unternehmen wächst die Bedeutung der mobilen Kommunikation weiter: Mobiles Arbeiten und flexible Arbeitszeiten gelten zunehmend als Erfolgsfaktoren. Es ist zu erwarten, dass sich der Trend zum mobilen Telefonieren in den nächsten Jahren weiter verstärken wird. Dank mobiler Lösungen sind Mitarbeiter trotz physischer Abwesenheit erreichbar und können ihre Arbeit praktisch von überall erledigen. Ein klarer Vorteil in Zeiten, in denen Fachkräfte knapp sind und der Ruf nach einer besseren Work-Life-Balance stetig lauter wird.

Doch birgt die neue Mobilität auch Herausforderungen im Kommunikationsalltag. Medienbrüche sind vielerorts nach wie vor an der Tagesordnung, Mitarbeiter im Außendienst oder im Home Office sind oft schlecht angebunden an die zentralen Kommunikationskanäle des Unternehmens. In Firmen, in denen Dienst-Handys nicht zentral verwaltet werden, zudem eher Bring your own Device (BYOD) praktiziert wird, stellen sich außerdem Sicherheitsfragen. Offene Netzwerke wie WhatsApp, über die aus Bequemlichkeit geschäftlich kommuniziert wird, weil die meisten Mitarbeiter die Anwendung ohnehin privat nutzen, bergen große Risiken.

Der Verlust von Geschäftsdaten oder das ungewollte Übermitteln von Daten an Dritte wären für Unternehmen katastrophal. Hinzu kommt, dass Verstöße gegen die DSGVO ein hohes Bußgeld nach sich ziehen können. Hier haften Unternehmen auch für die privaten Endgeräte der Mitarbeiter, sollte die Erlaubnis erteilt worden sein, dass diese für geschäftliche Zwecke benutzt werden dürfen. Die Entscheidung über den Einsatz dienstlicher Mobiltelefone liegt bei der Geschäftsführung. Diese ist sowohl für das Risikomanagement als auch für die IT-Sicherheit verantwortlich.

Tendenz steigend: Immer mehr Nutzer greifen zu Zweitgeräten

Doch ist der Einsatz von Mobiltelefonen in vielen Unternehmen eher unübersichtlich geworden. Oft sind die Kommunikationskanäle auf den Mobilfunkgeräten der Mitarbeiter nicht eindeutig der privaten oder der geschäftlichen Kommunikation zugeordnet. Es macht daher für Unternehmen durchaus Sinn, die für die Geschäftskommunikation eingesetzten Mobiltelefone der Mitarbeiter zentral zu erfassen und die darauf eingesetzten Applikationen transparent zu managen.

Mobilität macht erfolgreich

Eine praktikable Möglichkeit, reibungslose Kommunikationsabläufe im Unternehmen zu gewährleisten, versprechen Unified-Communications- und Collaboration-Lösungen (UCC). Entsprechende Plattformen bieten im Idealfall die nahtlose Integration von Mobilfunk, Festnetztelefonie und UC-Funktionalitäten über alle Endgeräte hinweg.

Die Kommunikation über das betriebliche Smartphone wird dabei mit der IP-Telefonie am Desktop verknüpft sowie durch Video-, Chat- und Filesharing-Funktionen auf einer zentralen Cloud-PBX ergänzt. Auf diese Weise sollen die Unternehmen jederzeit für ihre Kunden und Partner erreichbar sein und auch die interne Kommunikation verbessert werden.

Nahtlose Integration in UCC-Software

Doch unterscheiden sich die angebotenen Lösungen durchaus in Bezug auf ihren Leistungsumfang: Viele Anbieter der angesprochenen Fixed-Mobile-Convergence (FMC) bieten diese über eine Einbindung entweder per App oder über einen Client. Nach der Installation können Anwender auf die Funktionen der im Betrieb genutzten TK-Anlage zugreifen. Anrufe, die im Büro eingehen, erreichen - sofern gewünscht - gleichzeitig auch das Dienst-Handy. Dieses wird somit zur mobilen Nebenstelle. Die Rufnummer auf dem Desktop- und dem Mobiltelefon ist identisch.

Der Nachteil: Es muss eine Software auf dem mobilen Gerät installiert werden. Bei einer nativen Integration hingegen wird das mobile Endgerät unmittelbar über das Mobilfunknetz in die TK-Anlage eingebunden. Diese Möglichkeit bieten jedoch nur Anbieter von IP-Centrex-Systemen, die zugleich als Mobile Virtual Network Operator (MVNO) auftreten.

Fazit: Die neue Komplexität lässt sich beherrschen

Mobilfunk ist auch im Unternehmenskontext auf dem Vormarsch. Mit der richtigen UCC-Plattform steht eine bessere Verfügbarkeit auch im mobilen Arbeitsalltag nichts im Wege. Die Möglichkeit, ständig und ortsunabhängig erreichbar zu sein, birgt aber auch Risiken, nicht nur in Bezug auf die Informationssicherheit: Bei dauerhafter Erreichbarkeit bleiben häufig andere Aufgaben auf der Strecke.

Die eingesetzte UCC-Lösung sollte daher die Möglichkeit bieten, die individuelle Erreichbarkeit zu steuern. So können User selbst entscheiden, für wen sie wann auf welchem Gerät verfügbar sind. Durch die Priorisierung und die damit einhergehende Planbarkeit wird die Konzentration verbessert und Anwender sind grundsätzlich weniger gestresst. Selbst über die Erreichbarkeit entscheiden zu können, steigert folglich nicht nur die Mitarbeiterzufriedenheit, es wirkt sich letztendlich auch positiv auf die Produktivität aus.