Die projekt- und standortübergreifende Zusammenarbeit mehrerer Personen, Teams oder Abteilungen spielt für viele Unternehmen eine zunehmend wichtige Rolle. Zum einen, weil heute das Internet und mobile Endgeräte das Arbeiten von jedem Ort aus ermöglichen und Teams immer häufiger räumlich voneinander getrennt arbeiten. Zum anderen ist ein effizienter Know-how-Transfer innerhalb eines Unternehmens entscheidend, um in einer komplexen und vernetzten Arbeitswelt erfolgreich zu agieren.

Jeder Mitarbeiter und jeder Job ist wichtig

Erstaunlich häufig ist Mitarbeitern gar nicht klar, dass sie über wertvolles Spezialwissen verfügen. Wer in seinem Bereich eine Aufgabe bearbeitet, auf eine Herausforderung stößt und diese löst, hat oft das Gefühl "ich habe ja nur meine Arbeit gemacht". Meist wird in diesem Moment nicht daran gedacht, dass früher oder später ein Kollege vor einer ähnlichen Herausforderung stehen und dann von dem bereits im Unternehmen vorhandenen Wissen profitieren könnte.

Unternehmen sollten ihre Mitarbeiter daher immer wieder dazu ermutigen, in solchen Situationen einen Eintrag ins Unternehmens-Wiki, -Forum oder Ähnliches zu machen. Dabei muss es sich nicht um umfassende, detaillierte Dokumentationen handeln muss. Ein kurzer Blogbeitrag oder auch nur eine sinnvoll verschlagwortete Notiz ist völlig ausreichend. Bei Bedarf kann ein ratsuchender Kollege den Verfasser dann persönlich kontaktieren.

Hoher Bedienkomfort und niedrige Zugriffsschwellen

Unternehmen möchten natürlich, dass die Mitarbeiter eine Collaboration-Software gerne und häufig benutzen. Dann sollten sie ihnen auch keine (technischen) Steine in den Weg legen. Dazu sollten möglichst umfassende Zugriffs- und Editier-Rechte sichergestellt sein. Auch einfache Interaktionsmöglichkeiten wie "Likes" und Kommentarfunktionen sollten möglich sein. Je intuitiver der Umgang mit der Software, desto eher wird sie auch von allen Mitarbeitern genutzt. Fast jeder nutzt heute privat soziale Netzwerke, Wikipedia, Chats und Foren – die Usability einer Collaboration Software sollte vergleichbar sein.

Starten mit einem Piloten

Firmen sollten nach einer Gruppe von freiwilligen Early Adopters suchen:

• Für wen kann eine Collaboration-Lösung in einem Unternehmen am schnellsten einen Nutzen bringen?

• Gibt es eine Gruppe/ein Team, das in puncto Zusammenarbeit einen besonderen Schmerzpunkt hat?

Mit einer solche Gruppe lassen sich im Zuge eines Pilot-Projektes erste Erfahrungen und Feedback sammeln. Anschließend lassen sich gegebenenfalls erste Optimierungen vornehmen. Idealerweise können diese Erstnutzer später auch als "Projekt-Paten" auftreten, Schulungen für Kollegen durchführen und die interne Weiterentwicklung der Collaboration-Software vorantreiben.

Integrieren und personalisieren

Bei der Einführung einer Collaboration-Software sollte darauf geachtet werden, gewünschte und bereits vorhandene Tools zu integrieren – am besten auf einer zentralen Plattform. Idealerweise ermöglicht diese jedem Nutzer die individuelle Anpassung einer personalisierten Startseite, von welcher aus der Mitarbeiter Zugriff auf alle für ihn wichtigen Funktionen und Inhalte hat.