Die Anwender-Community Cross-Business-Architecture Lab (CBA Lab) hat sechs Tipps erarbeitet, wie IT, Enterprise Architecture Management und Fachbereiche zusammenarbeiten können. Mit den folgenden Ratschlägen will das CBA Lab dazu beitragen, dass Unternehmen die Chancen eines professionellen Architekturmanagements besser nutzen können, um den digitalen Wandel voranzutreiben.

1. EAM braucht Fürsprecher

Um im Unternehmen den Nutzen von EAM deutlich zu machen, ist es zunächst wichtig, die erreichbaren Hilfestellungen fall- und rollenbezogen konkret zu benennen. Zum Beispiel lassen sich Use Cases oder Anwender-Stories so erzählen, dass sie zeigen, wie Enterprise Architecture Managament Projektleiter dabei unterstützt, die Machbarkeit und den Aufwand von Projekten besser einzuschätzen. Architekten können etwa aufzeigen, wie viele zusätzliche Schnittstellen benötigt werden oder wie hoch die Kosten sind, um eine neue IT-Lösung in die bestehende IT-Landschaft zu integrieren.

Ein anderes Beispiel für den Nutzen sind monatliche Reports vom EAM-Team, die exakt auf den jeweiligen Informationsbedarf der verschiedenen Stakeholder zugeschnitten sind. Für das Marketing können das beispielsweise die wichtigsten digitalen Kundenapplikationen sein, sortiert nach Customer Touchpoints. Den Vorstand wiederum dürfte der Digitalisierungsgrad der einzelnen Geschäftsbereiche interessieren.

Mit EAM lassen sich Einsparpotenziale identifizieren und Abhängigkeiten erkennen. Budgetverantwortliche finden so beispielsweise heraus, wo IT-Infrastruktur ersetzt werden muss. Das sind nur zwei Beispiele. Gleichgültig, ob die Rolle Business Process Owner, Product Owner oder Service Manager heißt - für viele Rollen im Unternehmen lässt sich der spezifische EAM-Nutzen in Use Cases darstellen.

Dabei gilt, dass für Rollen, die bisher wenig mit IT und Digitalisierung in Berührung gekommen sind, der fallbezogene Nutzen einfach und klar dargestellt werden muss. Einem Sachbearbeiter in der Beschaffung könnte man beispielsweise zeigen, wie viel Zeit er bei einer Bestellung spart, wenn das Unternehmen bei den Tools für Supply Path Optimization auf den richtigen Cloud-Provider setzt und den Tool-Einsatz insgesamt sowie deren Kommunikation untereinander verbessert.

2. Gemeinsame Sprache sprechen

Das Enterprise Architecture Management bewegt sich immer mehr in Richtung einer Drehscheibe für Informationen. Damit wird der Architekt zum Vermittler und Informationsbroker, gleichzeitig wirkt er als aktiver Gestalter der digitalen Transformation. Die Beratung sowie das Darstellen von Zusammenhängen und Abhängigkeiten mit einem Fokus auf das Big Picture sind wertvoll und essenziell. Dafür muss er aber die gleiche Sprache sprechen wie die Kolleginnen und Kollegen in den Fachbereichen.

Informationen müssen einfach und zielgerichtet sein, Inhalte leicht auffindbar und zugänglich, damit alle Betroffenen sie verstehen und direkt nutzen können. Das bedeutet auch, dass der bereits angeführte nachvollziehbare Nutzen in der Sprache des betroffenen Fachbereichs erläutert werden sollte. Dabei geht es im Kern um die Beantwortung der Frage: Was habe ich davon?

3. EAM muss schneller werden

Mit der Explosion der Innovationsgeschwindigkeit und den 1.001 Digitalisierungsvorhaben sind auch die Enterprise Architects schneller geworden und müssen noch weiter beschleunigen. Architekten sind vielfach schon dabei, sich von außenstehenden Controllern zu involvierten Beratern und Coaches zu entwickeln. Sie sind Mitglieder der Teams, begleiten die Projekte, geben Rat und zeigen beispielsweise, wie sich eine einmal eingeschlagene, komplexe Multi-Cloud-Strategie durchhalten lässt.

4. EAM wird alltägliches Werkzeug

Der Ansatz des Architectural Thinking hilft dabei, EAM zu einem unternehmensweit genutzten Instrument zu machen. Ziel des aus der Verhaltenspsychologie stammenden Ansatz ist es, architekturbezogenes Denken und Handeln in den Köpfen der Mitarbeiter zu verankern (Normative Pillar). Dabei wird positives Verhalten anerkannt und herausgestellt (Cultural Cognitive Pillar), während Regeln, Leitplanken und Prozesse als elementare regulative Säulen unangetastet bleiben (Regulative Pillar).

Es gibt verschiedene Definitionen für Architectural Thinking, die einfachste besagt: Es geht darum, in jedem Nutzer das Wissen über gute und schlechte Architekturen zu verankern und ihn anzuspornen, sich diesem Wissen gemäß zu verhalten. Im Ergebnis würden solche Mitarbeiter etwa auf ineffiziente Abläufe, unnötig lange Wartezeiten oder auch schlechte Ergebnisse hinweisen. "Ist dieses Bewusstsein bei den Mitarbeitenden geweckt, erkennen sie den Nutzen von EAM schnell und das Interesse wächst", sagt Christian Schwaiger, Enterprise Architect bei KUKA und Leiter der Arbeitsgruppe Accessible EA im CBA Lab.

5. Architectural Thinking verankern

Ein mögliches Werkzeug zur Implementierung von Architectural Thinking stellt "Information Nudging" dar. Durch gezielt eingesetzte Impulse (Nudges) wird dabei das Verhalten von Personen nachhaltig beeinflusst. Prominente Beispiele aus dem täglichen Leben gibt es in den Bereichen der Verkehrserziehung oder ganz aktuell bei den Hygienehinweisen währen der Pandemie (AHA-Formel). Mitbürger werden mit einfachen Botschaften und Argumenten auf den Sinn und Nutzen bestimmter Verhaltensweisen hingewiesen.

Im Rahmen der Arbeitsgruppe Accessible EA im CBA Lab wurde ein prototypischer Information Nudge erarbeitet, der den Nutzen von Enterprise Architecture Management verständlich machen soll. Platziert man einen Nudge als Impuls an solchen Stellen im Unternehmen, an denen Entscheidungen getroffen werden, lassen sich Veränderungen schneller durchsetzen. Geeignete Stellen für das gezielte Platzieren eines solchen Impulses können Kaffeeküchen, Besprechungsräume, Büros der Entscheider/Führungskräfte, das Intranet, Videos oder die Firmenzeitschrift sein. Als Formate eignen sich Poster, Aufkleber, Aufsteller, Werbeträger und Ähnliches. Unternehmen können schnell herausfinden, was geeignete Stellen oder Formate sein können, mit denen Sie die größtmögliche Reichweite erzielen würden. Voraussetzung dafür ist natürlich, dass die einmal geweckte Erwartung auch erfüllt werden kann - in Zeit, Umfang, Ressourcen und Qualität.

6. Aktive Architekturberatung hilft

Um das Verständnis für EAM zu fördern, sollte im Unternehmen eine proaktive Architekturberatung stattfinden, die

• Empfehlungen für Lifecycle-Maßnahmen auf Basis von historischen Informationen gibt;

• Empfehlungen zum Abschalten wenig genutzter, kostenintensiver IT-Services und Applikationen gibt, indem Kosten und Nutzen gemessen beziehungsweise abgewogen werden;

• Architecture Self-Assessments unterstützt;

• Vorschläge zur Nutzung von Architektur-Pattern unterbreitet und

• Architektur-Anti-Pattern aufzeigt.

Um derartige Informationen an möglichst viele Adressaten zu bringen, könnte das Konzept "Social UI for EA" des CBA Lab genutzt werden. Es ähnelt dem von Social-Media- oder E-Commerce-Seiten: Nutzer erhalten passende Inhalte und automatisiert eingespielte Empfehlungen, die sich auf ihren aktuellen und historischen Kontext beziehen. Selbstverständlich wird dabei getrackt, was gesucht, empfohlen und letztlich eingesetzt wurde. Auf diese Weise entsteht in relativ kurzer Zeit ein Kanon viel benutzter Architekturkomponenten, auf den sich die Mitarbeitenden verlassen können und die nicht jedes Mal von Neuem erklärt werden müssen. Auf diese Weise könnte sich auch die Notwendigkeit einer strengen Governance erübrigen, weil sich in der Regel ein starker Zug hin zu den stark genutzten Methoden und Tools ergibt.

Eine weitere Möglichkeit ist es, die Ansätze von Self-Service BI aufzugreifen, um dem Stakeholder zu ermöglichen, seinen Informationsbedarf zielgerichtet, einfach und schnell zu befriedigen. Der Einsatz von Self-Service-Wissensdatenbanken mit interaktiven Drilldown-Möglichkeiten in Kombination mit verschiedenen UI-Technologien (Chatbots, sprachgesteuerte Assistenten etc.) können dabei helfen, Informationen zielgerichtet für den Empfänger aufzubereiten. (hv/fm)