Ein zentrales Adressbuch konsolidiert alle Kontaktdaten, intern wie extern, und stellt sie in einer Art Telefonbuchansicht online zur Verfügung. Integrierte Suchfunktionen helfen Anwendern, den richtigen Kontakt zu finden. Für große und mittlere Betriebe ist das besonders sinnvoll: Nicht alle Kollegen kennen einander und wissen, wer für was der richtige Ansprechpartner ist.

Ein zentrales Adressbuch stellt alle Kontakte zur Verfügung, ganz egal wo sie gebraucht werden, und das in aktueller Form. Kontakte müssen nicht mehr abteilungsweise oder von einzelnen Personen gepflegt werden, was ja auch heute noch oft in unterschiedlichen Programmen geschieht. Vorteile sind eine zentrale Datensicherung für das Adressbuch und die Einbindung in Anwendungen des Unternehmens, in denen diese Daten benötigt werden.

Ein zentrales Adressbuch spart Arbeitszeit und Geld

Die User müssen nicht mehr umständlich nach den richtigen Kontaktdaten suchen. Das spart Arbeitszeit, entlastet die Menschen und stellt sicher, dass Telefonate, E-Mails oder andere Kommunikationsmöglichkeiten überall konsistent zur Verfügung stehen. Damit das funktioniert, ist die Pflege der Daten am wichtigsten, sie müssen aktuell und korrekt sein. Nur dann zeigen sich die Vorteile, nur dann lohnen sich die Zugriffsmöglichkeiten von verschiedenen Stellen aus.

Wie also sollten Firmen vorgehen? Wenn sie bereits mit Active Directory und Microsoft 365 (und damit mit Azure AD) arbeiten, ist es sinnvoll, deren Möglichkeiten auszuschöpfen. Nutzen sie Exchange, SharePoint oder auch Microsoft Teams, ist ein zentrales Adressbuch zu empfehlen. Aber auch beim Verwenden von anderen Kommunikationslösungen wie Zoom, Cisco WebEx, GoToMeeting oder Jitsi ist es vorteilhaft, wenn Mitarbeitende Zugriff auf ein gemeinsames Adressbuch haben, damit Videokonferenzen einfacher zu planen sind. Daher sollten die Daten auch im Home-Office zur Verfügung stehen, ebenso für mobile Anwender. Es gibt aber noch mehr Möglichkeiten, diese Daten einzubinden und bestmöglich zu nutzen.

Unternehmen mit Cloud-first- oder Cloud-only-Strategie setzen gerne auf Daten, die weltweit verfügbar sind. In der Cloud-Welt von Microsoft sind die Kontaktdaten der Mitarbeiter in Azure AD/Microsoft 365 gespeichert. Ob im Büro oder im Home-Office: Sie sind überall abrufbar. Durch Outlook, Microsoft Teams und auch andere Anwendungen kann jederzeit eine Verbindung zu Microsoft 365 aufgebaut werden.

Leider ist die Darstellung der Kontakte in diesen Apps nur eingeschränkt konfigurierbar, so dass mitunter auch grundlegende Informationen nicht abrufbar sind. Weitere Quellen für Kontakte können nicht eingebunden werden. In der Praxis gibt es aber häufig verschiedene Datenquellen für Kontakte, wie das lokale Active Directory oder Exchange-Ressourcen-Postfächer.

Um diese Daten auszulesen und allen Mitarbeitern anzubieten, helfen native Cloud-Lösungen, wie zum Beispiel my-IAM PeopleConnect. Die Cloud-Lösung kann ein zentrales Adressbuch in Microsoft 365 und damit in Outlook und Microsoft Teams zur Verfügung stellen. Dabei ist eine Anbindung verschiedener externer Datenquellen möglich. Als Datenquellen kann es sich dabei neben Microsoft 365/Azure AD um Active Directory handeln, aber auch um CSV-Dateien, Datenbanken und andere Lösungen.

Im Fokus stehen der Zugriff auf Kontaktdaten in Teams und Exchange sowie das einfache Kontaktmanagement für alle Benutzer. Dazu steht eine intelligente Suche zur Verfügung. Durch die individuellen Konfigurationen von Kontaktressourcen und verschiedenen Objekttypen entsteht ein globales Adressbuch, indem das Suchen und Finden von Kontakten schneller funktioniert als mit Bordmitteln in Outlook, SharePoint oder Teams.

Software für zentrales Adressbuch kann umständlich werden

Als weitere Option kommen Anbieter von Adressbuch-Software in Frage. Sie bieten eine Adressdatenbank mit zahlreichen Funktionen an. Der Nachteil solch klassischer Client-Server-Lösung ist, dass sie extra lizenziert, gewartet und auch aktualisiert werden müssen. Dazu kommt, dass nicht immer sicher ist, dass die Anwender auch aus allen Programmen auf die Daten des Adressbuchs zugreifen können.

Häufig sind Importe oder Exporte möglich (und notwendig), damit die Daten in Exchange, Active Directory oder Teams zur Verfügung stehen. Zusätzlich müssen die Daten extra gesichert werden und auch ein Wiederherstellungsplan sollte vorliegen. Es handelt sich dabei um eine externe Lösung, die wiederum Schnittstellen zu zentralen Lösungen benötigt. Hier besteht die Gefahr von Sicherheitslücken, die durch die Verbindung mit Active Directory und Exchange durchaus problematisch werden können.

Der Vorteil solcher Lösungen besteht darin, dass sie für den Einsatz als zentrales Adressbuch optimiert sind und dass durch die in der Datenbank des Tools gespeicherten Daten andere Systeme wie Active Directory oder Exchange entlastet werden. Die Software ist für die Verwaltung von Adressen optimiert und erkennt Dubletten, deren Daten zusammengeführt oder auch gelöscht werden können. Oft sind auch die Suchfunktionen besser und effektiver, als deren Pendants in anderen Systemen. Beispiele für solche Tools sind Addressware und DeskWare.

Adressbuch auf Active-Directory-Basis aufbauen

Natürlich lässt sich ein zentrales Adressbuch auch auf Basis von Active Directory aufbauen. Das hat gleich mehrere Vorteile. Zunächst steht in vielen Netzwerken Active Directory ohnehin zur Verfügung. Die Daten in Active Directory sind in den meisten Fällen in die Datensicherung eingebunden, und durch die Replikation der Domänencontroller stehen sie überall zur Verfügung. Active Directory ist zudem dafür optimiert, riesige Mengen an Kontakten zu speichern. Dazu kommt der große Vorteil, dass die Daten in allen Anwendungen zur Verfügung stehen, die mit Active Directory arbeiten. Dazu gehören unter anderem Exchange, SharePoint und natürlich auch Microsoft Outlook.

Auch in Active Directory lassen sich externe Kontakte anlegen, die sich nicht im Netzwerk anmelden können, aber für die Benutzerkonten in Active Directory zur Verfügung stehen. Die Pflege solcher Daten kann manuell mit Bordmitteln erfolgen oder mit Zusatzwerkzeugen. Bei einem zentralen Adressbuch auf Basis von Active Directory können auch die internen Kontaktdaten der Benutzer richtig gepflegt werden, so dass sich Mitarbeitende untereinander mit den verschiedenen Lösungen kontaktieren können.

Active Directory ist dadurch auch in der Lage, mit HR-Systemen zusammenzuarbeiten, aus denen sich Informationen auslesen lassen und die wiederum Daten von Active Directory erhalten. Solche Schnittstellen sorgen dafür, dass im HR-System die richtigen Daten vorliegen und gleichzeitig auch Active Directory über die richtige Datenbasis verfügt. Die Daten müssen richtig, vollständig und für alle Mitarbeiter und externen Kontakte im Detail gepflegt sein, damit Active Directory als zuverlässiges zentrales Adressbuch zum Einsatz kommen kann.

Hier kann es sinnvoll sein, auf zusätzliche Lösungen zu setzen, die Active Directory korrekt pflegen können und Schnittstellen zu HR-Systemen bei Bedarf zur Verfügung stellen. Idealerweise sollte die Pflege dieser Daten in Active Directory nicht mit Tools erfolgen, die die Installation eines Clients benötigen. Das ist umständlich, muss verwaltet und aktualisiert werden und ist gleichzeitig auch anfällig für Fehler. Bei der Verwendung von Weboberflächen ist der Zugriff einfacher und von überall aus möglich.

Dazu kommt die Möglichkeit des Delegierens der Datenpflege in Active Directory: Fotos, Telefonnummern, Kontaktdaten oder andere Informationen aktuell und konsistent zu halten, sollte eine leicht delegierbare Aufgabe sein. Ein Webportal ist dazu ideal, auch weil es sich in die Corporate Identity (CI) eines Unternehmens integrieren lässt.

Ein Identity-Management-System ermöglicht die einheitliche Pflege der oben beschrieben Daten sowie das Hinterlegen von vorgegebenen Daten und Skripten, mit denen dann Benutzer einheitlich angelegt werden können. Dadurch können Unternehmen sicherstellen, dass User und Kontakte konsistent angelegt und alle Daten schnell und einfach gepflegt werden können. Das ist eine wichtige Grundlage für zuverlässige Kontaktdaten in Active Directory. Mit Vorlagen, CSV-Dateien oder PowerShell-Skripten können diese Systeme dafür sorgen, dass die Verwaltung von Benutzerkonten und Kontakten viel einfacher wird.

Gleichzeitig reduzieren sich die Fehlerquellen. Nebenbei lassen sich auch Gruppenmitgliedschaften verwalten und Unternehmen können Anpassungen jederzeit zentral vornehmen. Durch die Integration in Active Directory replizieren sich die Daten sofort mit den anderen Datenquellen. Beispiel für eine solches Identity-Management-System ist das IDM-Portal von FirstWare. Dieses System setzt als Datenbasis auf Active Directory und greift direkt auf dessen Datenbank zu, so dass eine alternative Datenbank nicht notwendig ist.

Kommen solche Systeme zum Einsatz, lässt sich mit einer Replikation mit Azure Active Directory noch sicherstellen, dass die Kontaktdaten und die Daten der Benutzer auch in der Cloud zur Verfügung stehen. Hier sind dann auch Microsoft 365 mit Teams, Exchange Online und SharePoint in der Lage auf die Kontaktdaten zuzugreifen. Dadurch können auch mobile Anwender und Mitarbeiter im Home-Office die zentrale Datenbank von Active Directory nutzen.

Mitarbeiter können so in einer zentralen Oberfläche Kontaktdaten auslesen, die sie aus mehreren Datenquellen in einem zentralen Adressbuch zusammenführen. Die Lösung bietet eine umfassende Suche über die angebundenen Quellen und kann daher auch schnell Kontakte finden und Kommunikation ermöglichen. Vor allem Microsoft Teams profitiert davon, da hier nicht nur eine Liste der Teams-Kontakte erscheint, sondern sämtliche Kontakte von allen angebundenen Quellen. Dazu kommt die Möglichkeit, auch erweiterte Informationen zu den Kontakten zu hinterlegen. Geschäftsbereiche, Abteilungen oder Skills lassen sich ebenso pflegen. Benutzer können Sie auf diesem Weg auch filtern und nach Attributen zu sortieren.

Wie der Beitrag zeigt, gibt es viele Möglichkeiten, um im Unternehmen ein zentrales Adressbuch für die Anwenderinnen und Anwender zur Verfügung zu stellen. Ideal sind sicherlich Active Directory und Azure AD als Datenbasis, vor allem wenn im Unternehmen auch andere Microsoft-Lösungen zum Einsatz kommen, wie zum Beispiel Microsoft 365 mit Teams und Exchange Online oder auch lokal installierte Exchange-Server. (hv)