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Jeder Mitarbeiter ein Wissensarbeiter - wer diese Erkenntnis zu Geld machen will, muss Collaboration über Abteilungsgrenzen hinweg ermöglichen. Ein Webinar der Computerwoche zeigt, worauf IT-Entscheider in Sachen Sicherheit und Compliance achten müssen.
Konkret geht es darum, was IT-Chefs vor den während des Einsatzes von Enterprise File Share & Sync-Lösungen beachten müssen. Christian Buschfort, Senior Technical Solution Manager bei BlackBerry Deutschland, und seine Kollegin Racha Ejjeh, Enterprise Account Manager, skizzieren die entscheidenden Punkte bei der EFSS-Nutzung. Fachjournalist Detlef Korus moderiert das Webinar.
"Die Mitarbeiter sind zunehmend mobil, das heißt, dass sie das geschützte Netzwerk verlassen und trotzdem auf Unternehmensdaten zugreifen müssen", so Ejjeh zur Ausgangslage der Unternehmen heute. Buschfort ergänzt: "Die größte Herausforderung liegt nun darin, die Akzeptanz beim Mitarbeiter zu schaffen." Konkret: die Mitarbeiter müssen verstehen, dass die Dokumente, mit denen sie arbeiten, das geistige Eigentum und Kapital des Unternehmens darstellen.
Fünf zentrale Anwendungsbereiche
EFSS umfasst fünf zentrale Anwendungsbereiche: Sicheres File Sharing, sichere Dateisynchronisation, Mobilisierung vorhandener Repositories, sichere mobile Produktivität, sichere Übertragung großer Daten. Den Fokus auf Sicherheit kommentiert Ejjeh so: "Die heutige Mobilisierung der Business- und Arbeitswelt schafft neue Angriffsziele, sei es für finanziell oder politisch motivierte Angriffe. Der User ist hier die Schwachstelle." Der Grund dafür ist menschlich: jeder Anwender will sich sein Arbeitsumfeld so einfach wie möglich gestalten.
Leider leben C-Level-Manager das auch vor, indem auch sie sich ungern auf neue Abläufe einstellen, beobachten beide Experten. Ejjeh ergänzt: "Die Technik sitzt auch oft in der Blase und weiß nicht, was für Gefahren auf das Unternehmen zukommen."
Buschfort appelliert daher an Unternehmen, zunächst einmal eine passende Strategie zu entwickeln. "Jeder Mitarbeiter bekommt nur Zugriff auf die Daten, die er braucht", erklärt der Manager. Entscheider müssen klären, welche Dokumente mobil verfügbar gemacht werden müssen und welche nicht.
Ganz praktisch zeigt das das Beispiel einer Bank. Hier kann festgelegt werden, dass Anwender bestimmte Dokumente nur empfangen und auch nur geschützt herunterladen dürfen. So kann ein Mitarbeiter einem Kunden bestimmte Informationen bereitstellen. Dabei kann die Bank einrichten, dass der Kunde die Dokumente ansehen, aber nicht Ausdrucken oder Versenden darf.
Das Berechtigungs-Management greift auch auf dem Desktop des Kunden
Legt sich der Kunde von den Dokumenten eine Sicherungskopie auf dem Desktop an, greift das Berechtigungs-Management auch hier. Verliert der Kunde bestimmte Berechtigungen, bekommt er, wenn er mit der Sicherungskopie arbeiten will, eine entsprechende Nachricht. "Die Sicherheit reist mit dem Dokument", erklärt Buschfort.
Zurück zur Unternehmensseite: "Bei der Einführung dieses Tools müssen die Mitarbeiter abgeholt werden", betont Ejjeh. Das Unternehmen muss sie im Umgang mit dem Tool schulen, die IT muss prüfen, ob das Produkt regelmäßig genutzt wird. Ihr Kollege Buschfort ergänzt: "Dabei darf die Hürde darf nicht zu hoch werden, Stichwort Usability." Bekanntlich werden User "gerne kreativ" wenn ihnen etwas zu kompliziert wird. "IT und Datenschutzbeauftragter stehen hier in rechtlicher Verantwortung", erkärt der Experte. Vor diesem Hintergrund sieht Ejjeh die EU-Datenschutznovelle (DSGVO), die seit Mai diesen Jahres umgesetzt sein muss, als "wichtigen Meilenstein". Ihre Erfahrung: "Die Akzeptanz der Enduser ist schon gestiegen, die Leute haben verstanden, dass man das Handheld entsprechend benutzen muss!"