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Laut einer Studie von aconso stellen Fachkräftemangel und die Digitalisierung von HR-Prozessen die größten Herausforderungen für deutsche Personalabteilungen dar. Das überrascht nicht, denn beides hängt eng miteinander zusammen. Durch den Fachkräftemangel steigen die Anforderungen an Personalverantwortliche.
Sie müssen nicht nur neue Mitarbeiter gewinnen, sondern auch die Belegschaft im Unternehmen halten. Eine Mammutaufgabe - insbesondere, da auch HR-Abteilungen selbst unter dem Fachkräftemangel leiden. Es gilt also, möglichst viele wiederkehrende Personalprozesse zu digitalisieren, um die benötigten zeitlichen und personellen Kapazitäten freizuschaufeln.
Low Code als Digitalisierungsmotor nutzen
Vor allem die manuelle Dokumentenerzeugung hemmt in vielen HR-Abteilungen noch die Arbeitseffizienz. Personaler hantieren oftmals mit vielen verschiedenen Vorlagendateien, die sie zeitaufwändig von Hand ausfüllen. Das führt nicht nur zu potenziell schwerwiegenden Tippfehlern, sondern macht es auch schwierig, Rechtssicherheit und Datenschutz zu garantieren sowie benötigte Dokumente kurzfristig bereitzustellen.
Gerade im Recruiting kann das fatal sein. Wenn ein vielversprechender Kandidat zu lange auf seinen Arbeitsvertrag warten muss, hat er vielleicht schon bei einem Wettbewerber unterschrieben. Mit schnellen und durchgängig digitalen Dokumentenprozessen können Unternehmen solchen Szenarien entgegenwirken und sowohl bei Bewerbern als auch bei ihren Mitarbeitern punkten.
Low-Code-Ansatz geht auch im Mittelstand
Bisher verfügen vor allem große Unternehmen und Konzerne über Lösungen zur automatisierten HR-Dokumentenerzeugung. Dank moderner Personalsoftware, die einen Low-Code-Ansatz verfolgt, können jetzt aber auch KMUs mit kleineren IT-Abteilungen solche digitalen Prozesse lückenlos und einfach umsetzen. Denn Low-Code-Tools befähigen Personaler, Dokumentenprozesse selbst zu digitalisieren, ohne dass sie dafür Programmierkenntnisse oder externe Berater brauchen.
Nach der Implementierung muss die IT-Abteilung oder der Hersteller nur noch in Ausnahmefällen einspringen. So wird die HR-Abteilung schneller und flexibler. Sie ist in der Lage, notwendige Änderungen selbst umzusetzen und muss nicht jedes Mal erst ein Ticket erstellen.
Dokumentenprozesse auf Basis von Word-Vorlagen
Die meisten Personalabteilungen verwenden Microsoft Word, um Verträge, Bescheinigungen und andere Formulare als Textdokumente zu erstellen. Mithilfe von Low-Code-Automatisierungssoftware lassen sich diese Word-Vorlagen in sogenannte Masterdokumente umwandeln. Das Corporate Design, die Formatvorlagen sowie die Kopf- und Fußzeilen des Originaldokuments bleiben erhalten.
Die Mastervorlagen lassen sich anschließend einfach mit Datenquellen - etwa dem HCM- und ERP-System verknüpfen. So können Personaler einfach Textmarken bestimmen, die das System später automatisch mit Daten befüllt - etwa wiederkehrende Elemente wie Anrede, Vorname, Nachname, Adresse etc. ... Zudem haben HR-Verantwortliche die Möglichkeit, über Logiken festzulegen, welche textlichen Inhaltskomponenten - etwa bestimmte Vertragsdetails - unter welchen Bedingungen eingefügt werden sollen.
HR-Prozesse von Anfang an mitdenken
Um HR-Dokumentenprozesse durchgängig digital zu gestalten, bietet eine gute Low-Code-Automatisierungssoftware zudem die Möglichkeit, Prozesseigenschaften zu definieren: Wer ist an der Freigabe beteiligt? Wer kann welche Prozesse von wo aus anstoßen? Wo soll das Dokument am Ende abgelegt werden? Dafür ist es notwendig, das Tool mit vor- und nachgelagerten HR-Systemen wie der Recruiting-Plattform oder der digitalen Personalakte zu integrieren.
Um Dokumentenprozesse nahtlos digital zu gestalten, sollten sich Verantwortliche an dieser Stelle auch über das Thema digitale Signatur Gedanken machen. Denn Nassunterschriften bremsen digitale Prozesse noch häufig aus. Grundsätzlich sind digitale Signaturen laut der eIDAS-Verordnung in der EU bereits seit 2014 rechtsgültig. Für Arbeitsverträge empfiehlt sich die sogenannte fortgeschrittene elektronische Unterschrift.
Mithilfe von kryptographischen Verfahren stellt diese die Identität des Unterzeichners eindeutig fest und garantiert, dass das Dokument anschließend nicht mehr verändert wurde. Zum Unterschreiben braucht man weder eine Chipkarte noch eine zusätzliche Software. Dokumente, die zwingend eine Nassunterschrift erfordern, lassen sich dabei weiterhin aus dem digitalen Prozess entnehmen, ausdrucken und nach Unterzeichnung wieder einschleusen. Ein QR-Code sorgt dafür, dass das Dokument beim Scannen richtig erkannt wird und wieder an der passenden Stelle im System landet.
Praxisbeispiel: Bescheinigungen und Arbeitsverträge digitalisieren
Konkrete Anwendungsbeispiele für die automatisierte Dokumentenerzeugung gibt es viele. Eine Führungskraft kann etwa direkt nach einem erfolgreichen Bewerbungsgespräch den Prozess der Vertragserstellung starten. Das System übernimmt die persönlichen Daten des Bewerbers wie Name, Adresse und Geburtsdatum aus dem Recruiting-Tool. Über eine Eingabemaske kann der Vorgesetzte zusätzliche Daten wie das vereinbarte Gehalt und das Eintrittsdatum ergänzen. Das Dokument wird nun automatisch aus gesicherten Textbausteinen erstellt und gegebenenfalls an den Betriebsrat zur Zustimmung weitergeleitet.
Währenddessen kann der Mitarbeitende jederzeit den Status des Prozesses im System überprüfen. Der genehmigte Vertrag wird dem Bewerber per E-Mail oder in seinem persönlichen Bereich auf der Recruiting-Plattform zugestellt. Sowohl der Bewerber als auch der Vorgesetzte haben die Möglichkeit, das Dokument sofort elektronisch zu unterzeichnen. Anschließend wird es in die digitale Personalakte überführt und rechtssicher archiviert. Für weitere Personalprozesse stehen alle Daten nahtlos und ohne Medienbruch zur Verfügung.
Den richtigen Anbieter finden
Wer Low Code gewinnbringend in der Personalabteilung einsetzen möchte, sollte bei der Suche nach einem passenden Anbieter einige Kriterien beachten. So muss die automatisierte Dokumentenerstellung einfach zu konfigurieren, zu bedienen und zu verwalten sein. Daneben ist auch ein benutzerfreundliches Supportportal wichtig, das jederzeit Informationen und Anleitungen zur Verfügung stellt. Personalverantwortliche erhalten so schnell Hilfe zur Selbsthilfe und müssen nicht auf einen Termin mit einem Berater warten. Um die IT-Abteilung zu entlasten, empfiehlt sich zudem eine Cloud-Lösung.
Software sollte möglichst viele Sprachen unterstützen
Der Anbieter übernimmt dann die Verantwortung für Patches, Sicherheitsupdates und den laufenden Betrieb. Zudem ist ein Cloud Service schnell einsatzbereit, erfordert keine aufwändige lokale Installation und unterstützt hybrides Arbeiten. Unternehmen sollten sich weiterhin für eine Lösung entscheiden, die in einem EU-Rechenzentrum gehostet wird und die Anforderungen der DSGVO erfüllt, da es in der Personalabteilung um sensible personenbezogene Daten geht.
Rollen- und Berechtigungskonzepte legen fest, wer auf welche Daten zugreifen darf. Wichtig ist auch, dass die Lösung über REST-APIs verfügt. Über diese lassen sich vor- und nachgelagerte HR-Systeme einfach anbinden. Die Software sollte im Idealfall auch alle Sprachen im europäischen und amerikanischen Raum unterstützen, um Prozesse weltweit auszurollen.
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