So zeigt eine "Borderstep Institut"-Befragung unter 500 Geschäftsreisenden: Wenn sich auch nach der Pandemie das Dienstreiseverhalten deutlich ändert und eine dauerhafte Verlagerung auf virtuelle Meetings erfolgt, dann ist eine starke Reduktion der Treibhausgasemissionen durch den Verkehr zu erwarten. Doch dies ist nur ein Aspekt der Nachhaltigkeit. Auf der Gegenseite stehen hoher Stromverbrauch durch digitale Ressourcen, immer wieder stattfindende Neueinführungen von Plattformen und dadurch ein Einsatz hoher materieller und digitaler Ressourcen. Wie lässt sich das vermeiden?

Hybride Arbeitsmodelle: Zwischen Wunsch und Wirklichkeit

Ein paar Beispiele, wie sich Konzepte der Nachhaltigkeit auch auf die digitale Welt übertragen lassen: Durch den Einsatz von Standardsoftware - statt individueller Programmierungen - bei Digital-Workplace-Projekten lassen sich Projektlaufzeiten verkürzen und dadurch Ressourcen schonen. Zudem sollten Arbeitgeber auch bei digitalen Plattformen auf Kreislaufwirtschaft achten (etwa indem Unternehmen Intranets und Digital Workplaces redaktionell optimieren statt "abreißen" und neu aufbauen, Programmcodes wiederverwenden und Navigationsstrukturen verschlanken).

Gleichzeitig helfen logisch aufgebaute Informationsarchitekturen dabei, zeitintensive und damit stromfressende Suchanfragen zu minimieren. Wäre da noch die Etablierung hybrider Arbeitsmodelle mit dem Digital Workplace als dem zentralen Element. Sie rückt vor allem auch den lokalen Aspekt der Nachhaltigkeit in den Fokus, indem Hybridkonzepte den Beschäftigten mehr Raum und Zeit in ihrer lokalen heimischen Umgebung geben. Dadurch können Arbeitgeber Mobilität und die damit verbundene Emission von Treibhausgasen reduzieren.

Doch klafft bei Hybridkonzepten zwischen Wunsch und Wirklichkeit eine große Lücke. So wünschen sich laut "Borderstep Institut"-Umfrage 44 Prozent der Befragten für die Zukunft zwei bis drei Tage Home-Office. Eine Umfrage des YouGov-Instituts im Auftrag von Hirschtec, das 508 Mitarbeiter ohne Führungsverantwortung befragte, ergab: Nur 27 Prozent der Unternehmen haben bereits ein hybrides Arbeitsmodell verabschiedet. Nicht einmal ein Drittel der Mitarbeiter wurde beziehungsweise wird bei dessen Entwicklung umfassend miteinbezogen.

Weleda: Digitale Vorhaben, die sich an Werten orientieren

Wie können hybride Arbeitsmodelle aber nun bestmöglich in der Praxis umgesetzt werden? Und wie schafft man es, Digitalisierung und Nachhaltigkeit miteinander zu verbinden? Mit diesen Fragen sah sich auch das Unternehmen Weleda, das als Hersteller von Naturkosmetik und anthroposophischen Arzneimitteln das Thema Nachhaltigkeit seit jeher in seiner DNA verankert hat, konfrontiert. Was folgte: Die Verabschiedung von 15 ethischen Prinzipien zur digitalen Unternehmensverantwortung.

"Die Richtlinien sind für uns ein Leitkompass. Sie dienen dazu, unsere Vorhaben im Digitalen an unseren Werten auszurichten. Deshalb haben wir auch ein Corporate Digital Responsibility (CDR) Council, einen Rat, geschaffen. Er hilft, bewusste Entscheidungen darüber zu treffen, welchen Weg wir gehen wollen und wie wir unsere Werte in die entsprechenden Tätigkeiten integrieren", so Jakob Wößner, Manager Organizational Development and Digital Transformation bei Weleda. Die CDR-Prinzipien sind den drei Bereichen "Guter Umgang mit Daten und Algorithmen", "Menschzentriertes digitales Arbeiten" und "Positiver Beitrag für Umwelt und Gesellschaft" zuzuordnen und im gesamten Unternehmen zu kommunizieren und anzuwenden.

Im digitalen Arbeitsalltag bei Weleda spiegeln sie sich wie folgt wider: Das "SharePoint Online"-basierte Intranet sorgt dafür, dass alle Mitarbeiter an allen Standorten transparent informiert werden und jederzeit auf die für sie relevanten Informationen zurückgreifen können. So erfahren sie etwa auf einer Sonderseite zum 100-jährigen Jubiläum des Unternehmens das Wichtigste zur Unternehmenshistorie, auf einer weiteren Themenseite bekommen sie aktuelle Corona-News und auf einer anderen praktische Tipps zur Stärkung des eigenen Wohlbefindens und zur Stressvermeidung.

Doch nicht nur das Intranet, auch das Social Networking Tool Yammer spielt eine wichtige Rolle. Es stärkt die Mitarbeiterpartizipation und den internationalen Austausch. So können Mitarbeiter in der Yammer-Gruppe "idea garden" eigene Ideen (wie Optimierungsvorschläge, Innovationen etc.) einbringen und offen diskutieren. Geht es hingegen um die abteilungs-, projekt- und standortübergreifende Zusammenarbeit, so wird diese heute enorm durch das Kollaborations-Tool Microsoft Teams, was für alle 20 Ländergesellschaften ausgerollt wurde, erleichtert. Und nicht nur das: Über Microsoft Teams finden inzwischen globale Townhall Meetings statt.

Die Feier zum 100-jährigen Firmenjubiläum fand komplett über Microsoft Teams statt - inklusive Rede der Geschäftsführung und mit virtuellem Weleda-Quiz, an dem 700 Mitarbeiter teilnahmen. Auch das Onboarding neuer Mitarbeiter ist mittlerweile digital möglich: So wird diesen in Microsoft Teams ein digitales Willkommenspaket mit Videos und Informationen zur Firma bereitgestellt. Und im, von der Personalabteilung ebenfalls ins Leben gerufenen, virtuellen Kultur-Café wird für Neulinge das Unternehmen - gerade auch durch den Austausch mit anderen Mitarbeitenden - direkt erleb- und spürbar.

Mit der festen Verankerung all dieser Tools im Arbeitsalltag gestaltet der Naturkosmetikhersteller nicht nur die digitale Zusammenarbeit effizient und effektiv. Durch innovative Formate für die Mitarbeiterpartizipation werden diese auch aktiv ins Unternehmensgeschehen einbezogen und ein starkes Wir-Gefühl erzeugt. Und da es aufgrund von Videokonferenzen heute nicht mehr entscheidend ist, ob jemand gerade im Büro oder von zu Hause aus arbeitet, gibt es bei Weleda auch keine Obergrenze für mobiles Arbeiten mehr. Empfohlen wird nur, 50 Prozent der Arbeitszeit im Büro und 50 Prozent an einem mobilen Arbeitsort (zum Beispiel zu Hause) zu verbringen.

Diese neuen hybriden Rahmenbedingungen orientieren sich stark an den Bedürfnissen der Mitarbeiter. Gleichzeitig stellt es die IT-Abteilung vor neue Herausforderungen, wie Sandra Mettmann, Leiterin IT-Services bei Weleda, erzählt: "Vor Corona haben wir ausschließlich persönlichen Support vor Ort geleistet. Als die Pandemie begann, mussten wir schlagartig dafür sorgen, dass ein Großteil der Mitarbeiter auch vom Home-Office aus arbeiten konnte und Zugriff auf alle Systeme und Anwendungen hatte."

Nicht überall geht Home-Office

Die größte Herausforderung dabei war, in kurzer Zeit Hard- und Software für das Home-Office bereitzustellen und einen reibungslosen Support dafür zu gewährleisten. "Heute, im hybriden Arbeitsmodell, organisieren wir uns als Team in der IT daher so: Die digitale Zusammenarbeit und die Abstimmungsprozesse sind dank MS Teams einfacher geworden und machen die Vernetzung standortunabhängig möglich", berichtet Mettmann.

Auch einen Großteil des Supports ließ sich für die Beschäftigten digital abwickeln. In der Firma sei man nur noch, um beispielsweise Störungen an Geräten zu beheben. Denn trotz hybridem Arbeiten gebe es einige Bereiche, in denen Home-Office nicht möglich ist. Die Kollegen in der Produktion, Logistik, Forschung oder Qualität zum Beispiel sind weiterhin direkt am Standort tätig und benötigen nach wie vor den Vor-Ort-Support.

So ganz ohne Vor-Ort-Präsenz geht es folglich nicht. Das sollte für Unternehmen aber auch nicht das Ziel sein. Denn hybrid arbeiten, heißt vor allem: Den richtigen Mix aus persönlicher und digitaler Zusammenarbeit finden und leben - und der kann für jedes Unternehmen unterschiedlich aussehen. Fakt ist aber: Hybride Arbeitsmodelle mit dem Digital Workplace als Herzstück können Nachhaltigkeit fördern - aus wirtschaftlicher, ökologischer und sozialer Perspektive.

Und Unternehmen sollten bei ihren Mitarbeitern auch immer wieder das Bewusstsein für Nachhaltigkeit schärfen. Weleda macht dies zum Beispiel, indem es derzeit die Klima-App Codyo testet. Dort können die Beschäftigten Angaben zu Aktivitäten wie mobilem Arbeiten, Urlaub zu Hause, Mobilität, Heizverhalten oder Ernährungsweise machen und sehen so direkt, wie viel sie CO2 dadurch einsparen. Bleibt festzuhalten: Digitalisierung und Nachhaltigkeit - das sollte Hand in Hand gehen!