Foto: SQS - shutterstock.com
Contract Lifecycle Management (CLM) bietet die Chance, Vereinbarungsprozesse durchgängig zu automatisieren. Das ist das Thema eines Webcasts der Computerwoche. Frank Harter, Area VP Enterprise Sales & Managing Director bei DocuSign Germany, und sein Kollege Jack Surujon, Enterprise Solution Consultant, zeigen anhand einer Demo, wie digitales Transaktions-Management in der Praxis abläuft. Fachjournalistin Simone Ciganek von der Computerwoche moderiert den Webcast.
Dieser beginnt mit einer Definition der vier Hauptphasen des Vertrags-Managements: Vorbereiten, Signieren, Ausführen und Verwalten. Hier holt die Moderatorin die Webcast-Zuschauer mit ins Boot: sie startet eine Abstimmung über die Frage, welche dieser Phasen im Unternehmensalltag am Längsten dauert. Das Ergebnis ist eindeutig: 48 Prozent nennen die Vorbereitung. Es folgt mit 34 Prozent das Signieren. Ausführen und Verwalten nennen jeweils rund 28 Prozent.
Beim Stichwort "Dauer" steigt Harter ein: "85 Prozent der Dokumente, die elektronisch verschickt werden, kommen am selben Tag zurück", sagt er. Die DocuSign Agreement Cloud legt einen integrierten Prozess über das Ganze und bietet damit mehr Geschwindigkeit und geringere Kosten. Hier spielt vor allem Reduktion der Fehlerquote eine Rolle, so Harter. Außerdem sinken die Risiken des Anwenders und er profitiert in puncto Erfahrung, konkret: "Die Nutzererfahrung muss so einfach wie möglich sein, das wird heute oft unterschätzt", so Harter. Die Cloud verfügt über mehr als 350 vorgefertigte Schnittstellen, etwa zu SAP, Google, Microsoft und weiteren.
Komplexe Abläufe orchestrieren
Die minimalen Schritte in jedem Vertragsprozess sind folgende: Dokumentenerstellung, Anmerkungen des Kunden, Überprüfung und Überarbeitung im Haus, erneutes Senden an den Kunden bis zur Einigung, Überprüfung durch die Rechtsabteilung, Zustimmung der Geschäftsleitung, Unterschriften und Vertragsabschluss. Harter kennt Studien, laut denen rund zwei Drittel der Unternehmen über verlangsamte Vertriebsprozesse klagen. Hier kann Contract Lifecycle Management unterstützen, indem manuelle Aufgaben automatisiert und komplexe Arbeitsabläufe orchestriert werden. "Dadurch vermeiden Unternehmen unnötige Risiken", sagt er. "Wir bieten ein sicheres, durchsuchbares Repository sowie akkurate Verfolgung und Berichterstattung." Außerdem erinnert eine solche Lösung den Anwender an Fristen oder Ablaufdaten von Verträgen.
Wie das in der Praxis aussieht, zeigt sein Kollege Surujon anhand einer Demo. "Das Dashboard kann der User per Drag and Drop so gestalten, wie er es haben will", steigt er ein. Über "Actions" generiert der Nutzer einen Vertrag und bekommt von der Lösung gleich Möglichkeiten für die verschiedenen Vertragsarten. Auf diese Weise wird der Anwender durch den gesamten Vorgang geführt.
An dieser Stelle schaltet sich ein Webcast-Zuschauer ein. "Braucht der externe Vertragspartner auch ein Docusign-Konto?", so seine Frage. Surujon antwortet: "Nein, braucht er nicht. Er bekommt eine Email und kann das Dokument herunterladen, auf seinem Desktop speichern und öffnen." Das CLM-System zeigt dem Absender danach an, wo der externe Partner was geändert hat.
Compliance und Nachvollziehbarkeit am Wichtigsten
Besonders viele Fragen haben die Webcast-Zuschauer zur Rechtssicherheit, zum Beispiel in puncto elektronische Signatur: "Diese ist der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt, das ist rechtsgültig", bestätigt Harter. Eine weitere Abstimmung zeigt denn auch, dass 65 Prozent der Faktor "Compliance und Nachvollziehbarkeit" bei einer CLM-Lösung am wichtigsten ist. Die Lösung von DocuSign stellt jedem Vertrag außerdem ein Abschlusszertifikat aus. Anwender können die Dokumente entweder selbst herunterladen oder auf der Plattform des Anbieters lassen. Ein weiterer Zuschauer will wissen, wo die Rechenzentren von DocuSign stehen. Das ist schnell beantwortet: "In Europa!"