War in der Vergangenheit die IT-Abteilung eine verschlossene Einheit im Unternehmen, die sich nur um Computer und Server gekümmert hat, geht es heute um abteilungsübergreifende und technologiegestützte Geschäftsprozesse. Gerade hier benötigen Firmen oft genug externe Expertise. Damit diese Zusammenarbeit erfolgreich ist, sollten Unternehmen vor Beauftragung folgende Fragen klären:

An erster Stelle steht der Blick nach innen: Wie digital ist das Unternehmen? Wer kennt sich mit digitalen Technologien und Geschäftsprozessen aus? Lassen sich diese Fragen nur schwer beantworten oder führen sie sogar zur Antwort "niemand", braucht es die Hilfe von außen. Denn das Erarbeiten des fehlenden Digitalwissens im Selbststudium kostet Betriebe mehr Zeit und Geld. Im schlimmsten Fall verlieren die Firmen den zeitlichen Vorsprung gegenüber den Mitbewerbern. Grundsätzlich ist beim Beauftragen eines externen IT-Experten darauf zu achten, dass er sich mit der Vermittlung von Digitalwissen, der Branche und den damit verbundenen Kundenbedürfnissen auskennt.

Referenzen der Berater prüfen

Im Zentrum einer jeden Strategie stehen die Ziele. Für die IT-Abteilung lauten diese meist: einfacher, schneller und ausfallsicherer. Durch die digitale Transformation sind die Unternehmens- und Abteilungsziele anders zu formulieren - gerade für die IT als Bereitsteller der digitalen Infrastruktur. Die Ziele müssen kunden- sowie prozessorientiert und abteilungsübergreifend sein. Die IT-Abteilung trägt nämlich zukünftig genauso Verantwortung für die Geschäftsprozesse, wie die Fachabteilungen. Daher gilt es, die Formulierungen genau zu prüfen. Ein Berater kann hier bei der Schärfung helfen.

Zudem sollte sich der Mittelständler zunächst die Referenzen des Beraters in Bezug auf Geschäftsprozessanalyse genau anschauen. Diese Eigenschaft ist für den Erfolg seines Auftrages enorm wichtig. Es empfiehlt sich, mit dem Experten einen Digitalisierung-Workshop zu veranstalten, am besten mit allen Interessengruppen wie der Geschäftsführung und den Fachabteilungen. Darin sollten die Teilnehmer kurz-, mittel- und langfristige Ziele für die Digitalisierung erarbeiten. Danach ist es sinnvoll, alle Teilaufgaben zu ermitteln, die für die Strategie nötig sind. Dadurch lässt sich auch ableiten, wofür weitere externe IT-Berater nötig werden.

Erfolg des Beraters messen

Um den Erfolg des Beraters zu messen, braucht es klar und eindeutig formulierte Ziele, zum Beispiel mit der sogenannten SMART-Methode, heißt: Spezifikation-Messbarkeitsziele-Angemessenheitsfrage-Realitätscheck-Terminplan.

• Projektziel mit folgenden Kontrollfragen spezifizieren: Welches Ziel soll erreicht werden? Welche Eigenschaften sind gefordert? Was ist der Nutzen? Wer ist beteiligt?

• Messbarkeit der späteren Projektergebnisse prüfen und Kennzahlen festlegen, an der die Lösung gemessen wird.

• Angemessenheit des Projektes für das Gesamtziel hinterfragen: Kommt das Unternehmen damit weiter im digitalen Wandel?

• Berater fragen, ob sich das Projekt realistisch mit den vorhandenen Ressourcen umsetzen lässt.

• Terminplan festlegen: Wann werden Teilergebnisse fertig, wann das Endergebnis?

Die besten Ziele sind nicht umsetzbar, wenn die Verantwortung nicht klar definiert wird. Welche Rolle nimmt vor allem der IT-Berater ein? Und welche Aufgaben haben die anderen Team-Mitglieder? Die Rollen und deren Aufgaben innerhalb eines Projektes müssen beschrie­ben sein. Der Inhaber jeder Rolle muss zum Projektstart feststehen und die Aufgaben verteilt. Die Projektverantwortlichen in einem Projekt sind mit der entsprechenden Entscheidungsbefugnis auszustatten. Viele Projekte scheitern an ungeklärten Entscheidungskompetenzen, gerade bei der Durchsetzung von Prozessänderungen. Das Management sollte die Rollen, Aufgaben und Regeln im Sinne einer (neuen) offenen Unternehmenskultur trans­parent kommunizieren. So werden Mitarbeiter auf die künftigen Veränderungen vorbereitet und der Auftraggeber zeigt, dass dieser hinter den Veränderungsprozessen steht.

Das richtige Abrechnungsmodell

Umso besser das Ziel und die Aufgabe des Beraters definiert ist, desto genauer wird der Dienstleister sein Angebot formulieren können, bis hin zu einem Festpreisangebot, welches dann keine versteckten Kosten verbirgt. Solch ein Model empfiehlt sich gerade bei Digital-Workshops.

IT-Unternehmensberatung kann, je nach Rolle im Projekt, aber auch ein kontinuierlicher Coaching-Prozess sein, der auf einem monatlichen Besuch basiert. Die Abrechnung erfolgt dann nach Tagessatz. Die Wissensvermittlung und Unterstützung ist so kontinuierlich und die Kosten fallen monatlich an. Dabei darf das Ziel der Beratung auf keinem Falle aus den Augen verloren gehen. In regelmäßigen Audits sollte der Auftraggeber den Erfolg der Beratung messen.