Vor der Pandemie eher die Ausnahme, heute Gebot der Stunde: Ende 2020 arbeiteten laut einer Bitkom-Studie mehr als zehn Millionen Deutsche ausschließlich im Homeoffice. Zwei Unternehmen, die auf Homeoffice in Verbindung mit Microsoft Teams setzen, sind der Immobiliendienstleister PlanetHome und die Kölner Agentur Palmer Hargreaves. In beiden Unternehmen ersetzt Teams sogar die klassische TK-Anlage und die Beschäftigten sind dennoch unter ihrer gewohnten Büronummer erreichbar.

Der Immobiliendienstleister PlanetHome mit Sitz in München startete bereits zwei Jahre vor der Corona-Krise eine umfassende Digitalisierungsstrategie. In Köln stellte die inhabergeführte Agenturgruppe Palmer Hargreaves ebenfalls früh die Weichen in Richtung Digitalisierung. Ein Teil der Digitalisierungsstrategie ist bei beiden Unternehmen Microsoft Teams.

Planet Home: Mit Teams nahtlos ins Homeoffice

Das Collaboration Tool reitet spätestens seit Beginn der Pandemie auf einer Welle des Erfolgs: Im Oktober 2020 hatte Microsoft Teams weltweit schon rund 115 Millionen aktive Nutzer - und Konkurrenten wie Slack in puncto Nutzerzahlen abgehängt. Den letzten bekannten Zahlen zufolge zählt Slack etwa 12 Millionen Nutzer. Zudem hat Teams einen großen Vorteil: Es ist im Komplettpaket Microsoft 365 bereits integriert - und steht damit praktisch vielen Unternehmen ohnehin kostenlos zur Verfügung.

Ein weiterer Grund für den Siegeszug ist die Vielfältigkeit. So ist Microsoft Teams nicht nur aufgrund seiner Chat- und Videofunktionen beliebt. Unternehmen können Teams mithilfe einer Zubuchoption auch als Telefonie-Lösung für den gesamten Betrieb einsetzen - und so das Potenzial der Anwendung voll ausschöpfen. Eine nützliche Funktion, die längst nicht alle Betriebe auf dem Schirm haben. Zudem kommen ständig neue Funktionen hinzu.

Während wenig digitalisierte Unternehmen im März 2020 das Nachsehen hatten und ihre Mitarbeiter von heute auf morgen unvorbereitet ins Homeoffice schicken mussten, stellte die neue Situation PlanetHome vor weitaus weniger Probleme. "Während der Lockdown-Phasen aufgrund der Corona-Pandemie können unsere Makler problemlos von zu Hause arbeiten", erklärt Felix Geier, Teamleiter IT Infrastructure, Network & Security bei PlanetHome. "Mobile Lösungen werden aber auch nach der Pandemie besonders praktisch für unsere Makler sein, da diese oft wegen Kundenterminen unterwegs sind."

Mit Microsoft Teams sind alle rund 700 Beschäftigten von PlanetHome auch unterwegs oder in Corona-Zeiten im Homeoffice für Kollegen und Kunden unter der bekannten Unternehmensnummer erreichbar; ihre Smartphones werden sozusagen zur mobilen Nebenstelle. Mit ihren mobilen Geräten telefonieren sie per Internetverbindung über Microsoft Teams auch mit Gesprächspartnern außerhalb Europas, ohne dass Roaming-Gebühren über das Mobilfunknetz anfallen.

Palmer Hargreaves: Teams als zentrales Kollaborations-Tool

Auf Teams Telefonie setzt auch die Kölner Marketing- und Kommunikationsagentur Palmer Hargreaves. 2020 wollte das Unternehmen seine alte Telefonanlage durch einen IP-basierten Anschluss ablösen. "Microsoft Teams hat sich bei uns längst als zentrales Collaboration Tool bewährt", erzählt Geschäftsführerin Iris Heilmann. "So lag es auf der Hand, auch die Telefonie-Lösung über das Tool laufen zu lassen."

Mit Microsoft Teams Telefonie stehen den Beschäftigten alle Funktionen einer herkömmlichen Telefonanlage zu Verfügung - von der Organisation und Verwaltung von Kontakten, Durchstellen und Weiterleiten über Anrufhistorie und Anrufbeantworter bis hin zu Telefonkonferenzen und Routing-Optionen. Praktisch für die Mitarbeiter: Bei 1:1-Gesprächen können sie bequem weitere Teilnehmer zum Telefonat hinzufügen und sogar aus einer Telefonkonferenz heraus eine Videokonferenz starten. Ein weiterer Vorteil: Bei Online-Meetings mit Microsoft Teams entpuppte sich der Audiokanal auf Kundenseite früher häufig als Problem - dies ist mit der Teams-Telefonie-Lösung heute nicht mehr der Fall.

Um die Verknüpfung von Telefonie und Teams zu realisieren, nutzt Palmer Hargreaves ein Komplettpaket der Deutschen Telekom: Dazu gehört ein IP-basierter Telefonanschluss, um Microsoft Teams in Sachen Telefonie zu erweitern, die Teams-Telefonie-Infrastruktur, die passenden Lizenzen und die Add-on-Lizenz für Microsoft Telefonie. Den Wechsel von der herkömmlichen Telefonanlage betreuten interne IT-Experten sowie ein externer Dienstleister. Diese stellten auch sicher, dass die von Industriekunden geforderten Sicherheitszertifizierungen der Cloud-Telefonie nach ISO 27001 erfüllt sind.

"Da wir den Wechsel unseres Providers um die Weihnachtsfeiertage vorgenommen haben, war es eine Herausforderung, die Telefonnummern unserer Mitarbeiter rechtzeitig vom alten zum neuen Anbieter zu portieren", blickt Heilmann zurück. "Das sollte unbedingt reibungslos funktionieren." Dabei ist jede Telefonnummer an das Micorosoft-365-Konto des jeweiligen Beschäftigten gebunden, sodass alle Beschäftigten überall unter ihrer Telefonnummer erreichbar sind. Das klappt auch im Homeoffice problemlos - sogar bei Beschäftigten auf dem Land mit einer schlechteren Netzabdeckung, denn Teams Telefonie erfordert keine besonders hohe Bandbreite.