Mittlerweile nutzen viele Unternehmen Microsoft SharePoint als zentrale Kollaborationsplattform. Dabei handelt es sich um ein offenes System, das eine hohe Flexibilität bezüglich der Integration mit anderen Lösungen bietet. Allerdings ist bei SharePoint nicht alles Gold, was glänzt und auch diese Plattform birgt Nachteile.

So hat die Hochschule der Medien in Stuttgart in Zusammenarbeit mit dem Themenportal www.sharepoint360.de eine Anwenderstudie zum Einsatz von SharePoint in deutschen Unternehmen erstellt. Sie liefert unter anderem Informationen über die Anwendung, die Zufriedenheit und die Benutzerfreundlichkeit dieser Plattform in der Praxis. Insgesamt haben im Zuge einer Online-Befragung 300 Entscheider aus mittleren und großen deutschen Unternehmen an der Studie teilgenommen. Hier die Ergbnisse:

Anwender nutzen SharePoint im On-Premise-Betrieb für kollaborative Aufgaben

Den Weg in die Cloud stehen viele deutsche Unternehmen noch recht skeptisch gegenüber. So betreiben 65 Prozent der Unternehmen die Plattform im eigenen Haus. Nur 17 Prozent der Anwender nutzen die Anwendung als Cloud-Service, entweder als gehostete Lösung bei einem Dienstkleistert oder als integraler Bestandteil von Office 365 in der Microsoft-Cloud.

SharePoint erfreut sich bei den Anwendern steigender Beliebtheit, denn die SharePoint-Versionen 2013 nutzen aktuell 59 Prozent (Vorjahr 53 Prozent) der befragten Unternehmen. Mit der Vorgängerversion 2010 arbeiten noch 39 Prozent (Vorjahr 61 Prozent) der Anwender. In Bezug auf die gerade offiziell vorgestellte SharePoint-2016-Plattform dürften ähnliche Entwicklungen zu erwarten sein, allerdings wird die Ausbreitung nur zögerlich erfolgen, so die Studie.

Microsoft hat in SharePoint bis heute eine Vielzahl von Aufgaben integriert, so kann man die Plattform für Teamarbeit oder Social Collaboration nutzen, aber auch für die Koordinierung von Workflows oder als Web-Content-Management-System einsetzen. Doch die Kernaufgabe von SharePoint ist und bleibt der Einsatz im Intranet als intelligenter Fileserver zur Bearbeitung und Verwaltung von Office-Dokumenten. Dies belegen auch die Zahlen der Studie: So setzten 88 Prozent der Befragten SharePoint als Mitarbeiterportal ein. Dabei fungiert die Plattform hauptsächlich als Dokumentenmanagement-System und Dateiablage - mit steigender Tendenz. Weitere Einsatzszenarien sind Wissensmanagement mit 59 Prozent, Content-Management mit 53 Prozent und Workflows mit 52,5 Prozent.

Benutzerfreundlichkeit mit Schwächen

Ob und welche Software in einem Unternehmen das Wohlwollen der IT-Verantwortlichen findet, hängt entscheidend von der Benutzerfreundlichkeit ab. In der Anwenderstudie finden 71 Prozent der Befragten die Usability als Auswahlkriterium sehr wichtig und nur 3 Prozent als eher unwichtig. Auch die Dienstleister bewerten den Stellenwert der Benutzerfreundlichkeit mit 86 Prozent extrem hoch.

Kann SharePoint die hohen Ansprüche der Anwender in Bezug auf Usability gerecht werden? Nur 5 Prozent der Teilnehmer meinen, dass die Plattform ein sehr gutes Handling aufweist und 52 Prozent vergeben noch ein Gut in dieser Disziplin. Weniger zufrieden sind 32 Prozent der Befragten, die SharePoint die Note Befriedigend attestieren und 10 Prozent bezeichnen die Benutzerfreundlichkeit als mangelhaft. Fazit: Hier besteht für Microsoft akuter Handlungsbedarf zum Nachbessern.

Es verwundert kaum, dass 60 Prozent der Unternehmen grundlegende Anpassungen an SharePoint in puncto Logo oder Farben vornehmen. Als Kollaborations-Plattform soll natürlich das Corporate Design für alle sichtbar sein. Doch vielen Nutzern reicht das nicht aus, denn 28 Prozent passen die Software zusätzlich an Ihre individuellen Bedürfnisse im Unternehmen an.

SharePoint ist zwar eine multifunktionale Plattform, doch auch sie hat historisch bedingt ihre Paradedisziplinen und Schwachstellen. Bei den Studienteilnehmern liegen das Dokumentenmanagement (95 Prozent), die Teamsites (89 Prozent), die Projekt Websites (83 Prozent) und die Suche (89 Prozent) auf den vordersten Plätzen. Die Zufriedenheit mit den Lösungen reicht dabei von 81 Prozent beim Dokumentenmanagement über 78 Prozent bei Teamsites bis hin zu 67 Prozent bei der Suche und den Projektwebsites.

Überraschend ist die schlechte Akzeptanz von OneDrive. Diese liegt lediglich bei 44 Prozent und 29 Prozent Zufriedenheit. Microsoft positioniert OneDrive zwar als strategisches Produkt, doch gegenüber der Konkurrenz Dropbox wird es OneDrive schwer haben sich durchzusetzen.

Das Thema Social Collaboration wird aktuell stark vorangetrieben, allerdings reagieren die Anwender auf diese Lösungen eher zurückhaltend. Laut Anwenderstudie nutzen 30 Prozent solche Tools und nur 27 Prozent planen eine geeignete Social-Collaboration-Plattform einzusetzen.

Auf der Grundlage von SharePoint wollen die Studienteilnehmer die Social-Business-Funktionen überwiegend zur besseren Vernetzung und Zusammenarbeit der Mitarbeiter sowie zur Verringerung des E-Mails Aufkommens nutzen.

Allerdings betrachten die IT-Verantwortlichen in Unternehmen Social Collaboration auch durchaus kritisch. So fehlt 54 Prozent der Befragten der geschäftliche Nutzwert und 50 Prozent befürchten ein Anwachsen von unkontrollierbaren "Informationsmüll." Auch fehlendes Know-how (39 Prozent) nennen die Teilnehmer als Hemmnis, um soziale Netzwerk-Tools zu nutzen.

Gerüstet für die Zukunft?

Auf der Strategieseite der SharePoint-Plattform stehen bei den Unternehmen die Themenfelder Dokumentenablage beziehungsweise Projekträume mit 88 Prozent sowie vernetztes Arbeiten mit 83 Prozent ganz weit oben auf der Prioritätenliste. Dagegen landet das Trendthema Digitalisierung mit 39 Prozent auf Platz 5 und die Kostensenkung mit 26 Prozent rangiert an siebter Stelle. Doch wie gut sind die Unternehmen im Umfeld von SharePoint für dir Zukunft gerüstet? Technisch sehr gut aufgestellt, meinen fast 90 Prozent der Anwender. Allerdings sehen 33 Prozent starke Defizite im organisatorischen Betrieb von SharePoint. Auch in puncto Finanzen und Qualität der Mitarbeiter könnte es besser bestellt sein.

Um SharePoint in ein Unternehmen richtig zu integrieren, muss es sowohl technisch als auch organisatorisch an die vorhandenen Gegebenheiten angepasst werden. Kann die interne IT das nicht übernehmen, müssen externe Dienstleister helfen.

Laut Studie wollen 55 Prozent der Unternehmen technischen Support über externe Partner in Anspruch nehmen. Mehr als 75 Prozent wollen Hilfe bei technischen IT-Beratungsunternehmen suchen und nur 20 Prozent wenden sich an freie IT-Berater.

Weitere detaillierte Ergebnisse und Bildmaterial der SharePoint Anwenderstudie 2016 können Sie unter www.sharepoint360.de abrufen. (hal)