Der Corona-Lockdown hat zweifellos die Art und Weise verändert, wie Angestellte und Unternehmen hierzulande arbeiten. Die Vorgabe, "zu Hause zu bleiben", hat Hundertausende von Deutschen plötzlich zu Remote-Mitarbeitern gemacht. Digitales Arbeiten und Videokonferenzen waren plötzlich alltäglich, wo vor Monaten noch eher konservativ gedacht und Arbeiten vor Ort vorgeschrieben war. Als positiver Nebeneffekt hat der Berufsverkehr massiv abgenommen und damit die Menge der Emissionen.

Wenn nun der Alltag und die Angestellten an ihre Schreibtische zurückkehren, sollten Firmen und Behörden Lehren aus den jüngsten Erfahrungen ziehen und überlegen, welche Verhaltensweisen auch nach dem Lockdown ihren Wert haben. Das gilt auch für Umweltfragen.

5,8 Millionen Tonnen CO2 durch Dark Data

So haben wir etwa in einer Analyse herausgefunden, dass allein in diesem Jahr 5,8 Millionen Tonnen CO2 in die Atmosphäre gepumpt werden, weil unnötige Daten - so genannte Dark Data oder "dunkle Daten" - gespeichert werden. Das sind mehr Emissionen als in 80 einzelnen Ländern pro Jahr zustande kommen. Um diese CO2-Menge zu kompensieren, müsste ein Wald gepflanzt werden, der 500 mal so groß ist wie Manhattan. (30.000 Quadratkilometer = Vier Millionen Fußballfelder)

Dark Data sind Dokumente und Files, die Unternehmen für ihr Geschäft nicht mehr brauchen oder die sie schlicht aus dem Blick verloren und vergessen haben. Sie machen jedoch die Hälfte (52 Prozent) aller Daten aus, die von Unternehmen jeden Tag gespeichert werden.

Firmen haben diese Massen an Daten gehortet, weil es billiger war, neuen Speicher zu kaufen als den Inhalt aller Daten zu untersuchen, zu kategorisieren und ihnen so einen Wert beizumessen. Dieses Horten von Daten ist schlecht für die Umwelt. Unternehmen können dem jedoch entgegenwirken.

Wie Daten dunkel werden

Je mehr Daten isoliert und fragmentiert werden, desto schwieriger wird es, sie zu finden und zu verwalten. Die Mitarbeiter nutzen im Alltag häufig eine Fülle von Datenquellen und Werkzeugen sowie Programmen, um mit Daten zu arbeiten. Dieses Sammelsurium ist jedoch selten in eine Datenstrategie eingebettet oder mithilfe von Sicherheitslösungen umfassend vor Infektionen oder Verlust geschützt. So haben Firmen in den vergangenen Jahrzehnten Berge von Daten angehäuft, deren Inhalte sie nicht mehr kennen.

Die Technik entwickelte sich weiter und alte Datenbestände werden immer weniger geöffnet und weitergenutzt. Nach einer gewissen Zeit verlieren die Mitarbeiter die Daten dann aus dem Blick. Diese Daten werden obsolet und nicht mehr gepflegt, da es in der Regel an einer Management-Strategie für Daten fehlt. So verschwinden die Daten vom Radar und werden zu Dark Data. Sie werden zwar über Jahre hinweg nicht mehr geöffnet, sind aber immer noch auf den Systemen gespeichert. Sie nutzen wertvollen digitalen Speicher, der über aufwendige Kühlung und Zusatzsysteme täglich in Betrieb gehalten wird.

Dunkle Daten verursachen auf diese Weise CO2-Emmissionen und sind schlecht für die Umwelt und für das Geschäft. Denn neben höheren Speicherkosten können sie auch Sicherheitsrisiken auslösen, da die Firma schlicht nicht weiß, welche konkreten Informationen in den Daten abgelegt sind. Ohne dieses Wissen lässt sich das Risiko aber nicht richtig bewerten.

Auf der anderen Seite müssen einige Branchen hohe juristische Auflagen erfüllen. Diese starke Regulierung hat eine Kultur gefördert, in der Daten-Löschen ein größeres Risiko ist als Daten zu horten. Deshalb wollen IT-Teams selten ihre Datensätze verkleinern, weil sie befürchten, dabei etwas Kostbares zu löschen und für immer zu verlieren. Schließlich könnten alte Daten doch eine wertvolle Quelle für neue Erkenntnisse sein. Die Folge: Die Menge der Daten wächst ungebremst und es wird immer schwieriger und teurer sowieumweltschädlicher, diese Berge zu verwalten.

Löschen ist aktiver Umweltschutz

Die effektivste Verteidigung gegen dunkle Daten ist ein präventives Vorgehen. Um zu verhindern, dass dunkle Daten entstehen, müssen Unternehmen eine Strategie für ihre Daten entwickeln. Diese sollte festlegen, wie aktuelle Daten erfasst und ausgewertet, veraltete Daten identifiziert und schließlich gelöscht werden können. Im zweiten Schritt ist es wichtig, die Strategie mit den richtigen Werkzeugen umzusetzen. Diese Tools können Daten in unterschiedlichsten Datenquellen zuverlässig finden, ihren Inhalt klassifizieren und Dark Data risikofrei löschen.

Daneben ist es wichtig, die Mitarbeiter für das Problem zu sensibilisieren und ihnen klare Richtlinien an die Hand zu geben. Mitarbeiter vergessen im Alltag oft, Daten selbst korrekt zu kennzeichnen. Oder sie beschließen, aus Sicherheitsgründen eine zusätzliche Kopie zu speichern. Hier gilt es, dass Manager entsprechend eingreifen und Mitarbeiter in der richtigen Verwendung von Metadaten schulen und so unnötiges Kopieren verhindern. Entsprechende Standards für die Datenhaltung sollten von Anfang an vereinbart und von unten nach oben durchgesetzt werden. Jeder im Unternehmen sollte wissen, welche Datentypen und Formate es gibt und wo sie jederzeit gespeichert werden sollten.

Unternehmen sollten auch bereit sein, die neuesten Technologien einzusetzen. Eine zentrale einheitliche Datenverwaltungsplattform kann Mitarbeitern helfen, gesuchte Daten schneller zu finden. Wenn die Mitarbeiter einen Überblick über die Daten haben und ihren Wert besser verstehen, können sie fundiertere Entscheidungen darüber treffen, welche Daten sie aufbewahren und welche gelöscht werden können. Auf diese Weise sinkt die Wahrscheinlichkeit, dass Daten dunkel werden.

Automatisierung ist hierbei ein weiteres wichtiges Element in einem reifen Daten-Management. Sobald ein Unternehmen einen Überblick über seinen Datenbestand gewonnen hat, kann es mithilfe von Automatisierungs-Tools Richtlinien durchgängig durchsetzen und beispielsweise an verschiedene Datenquellen und Speicherorte wie die Cloud anpassen. So werden Daten beim Hochladen in die Cloud beispielsweise automatisch klassifiziert. Auch Speicherfristen lassen sich so für bestimmte Datentypen durchsetzen. Läuft die Frist ab, wird die entsprechende Datei automatisch gelöscht.

Wer Dark Data endgültig in den Griff bekommen möchte, muss in seinem Unternehmen nicht nur die richtigen Werkzeuge und Strategien einsetzen, sondern auch eine Datenkultur etablieren. Verantwortung für Daten zu übernehmen und diese zu löschen, sind zwei wichtige Bestandteile, um eine nachhaltige Datenkultur zu etablieren.