Flexibilität lautet die Vorgabe für den digitalen Arbeitsplatz, neudeutsch "Digital Workplace": mit jedem, zu jeder Zeit, von jedem Ort aus (zusammen)arbeiten. Entscheidungen werden unter Kollegen gemeinsam erarbeitet, Führungskräfte werden zu Mentoren und Organisatoren. Die Aussage 'Da muss ich erst den Chef fragen' kommt ins Museum - für viele kommt das einem Kulturschock gleich. Die Digitalisierung verändert, wie wir arbeiten, sie fördert Mobilität und steigert das Tempo der Kommunikation. Gefragt sind Flexibilität und Kollaboration. Wenn Arbeitgeber heute einen Digital Workplace gestalten, tun sie das im Regelfall mit Software-Tools, die neue Formen der Zusammenarbeit geradezu erzwingen.
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Dabei geht es um Zugriff und Austausch: Den Zugriff auf sämtliche für die Mitarbeiter relevanten Informationen aus den verschiedenen Softwaresystemen ermöglichen sogenannte Konnektoren. Sie sorgen für Datentransfer und -integration. Den Austausch verbessern Collaborations Tools, die beispielsweise ermöglichen, gleichzeitig an Dokumenten zu arbeiten. Was solche Tools können, ist beeindruckend - doch zunächst zweitrangig. Viel wichtiger ist die Frage, wie diese Tools den Mitarbeitern die Arbeit erleichtern. Beim Digital Workplace geht es also vorrangig darum, wie Menschen mit Unterstützung von Technologie besser zusammenarbeiten können.
Digital Workplace - drei Erfolgsfaktoren
Menschen verabschieden sich ungern von vertrauten und bewährten Abläufen, denn das Neue ist weder vertraut noch bewährt. Diese Skepsis lässt sich am besten auflösen, wenn die Mitarbeiter selbst feststellen, dass der Digital Workplace ihnen die Arbeit erleichtert. Zum Beispiel wenn nervige Abstimmungsschleifen entfallen, weil das Feedback schon ins Dokument eingearbeitet wurde. Oder weil der Kollege auch dann Input liefert, wenn er auf Geschäftsreise ist. "Der konkrete Nutzen muss in den Köpfen der Mitarbeiter verankert werden", sagt Lutz Hirsch, geschäftsführender Gesellschafter von Hirschtec, einer Full-Service Agentur für digitale Arbeitsplätze. "Sie müssen die digitalen Tools nicht nur kennen und verwenden können, sie müssen sie vor allem auch nutzen wollen."
Damit das funktioniert, müssen die Beschäftigten die Vorteile, die für sie in der täglichen Arbeit herausspringen, von Beginn an begreifen - und annehmen. Dafür sind drei Erfolgsfaktoren essenziell:
Bevor über konkrete Tools diskutiert wird, muss der Arbeitgeber verstehen, wie seine Mitarbeiter arbeiten, was an den Abläufen funktioniert und was verbessert werden könnte. Auf dieser Basis lässt sich der Digital Workplace so entwickeln, dass sich die Mitarbeiter gehört, verstanden und mitgenommen fühlen.
Ist die Entscheidung für eine bestimmte Art von Kollaborationssoftware gefallen, gilt es, auf das Feedback der Mitarbeiter zu hören, vor allem wenn es um Anwendbarkeit und Praxisnähe der neuen Technologien geht. Schließlich besteht das Ziel darin, die Arbeit einfacher zu machen.
Neue Technologien können sehr viel, doch nicht alles wird von jedem gebraucht. Statt die Mitarbeiter mit übermäßig komplexen Collaboration Tools zu überfordern, ist es sinnvoller, erst einmal mit den wichtigsten Funktionen anzufangen.
Auf jeden Fall ist es sinnvoll, mit Pilotprojekten zu starten. Die bleiben überschaubar und bieten daher die Gelegenheit, aus Fehlern zu lernen und sie beim großen Rollout zu vermeiden.
- 6 Tipps für Digital Workplaces
Unternehmen, die Digital Workplaces einführen wollen, sollten im Vorfeld richtig planen. Der Ratgeber der Hirschtec GmbH nennt die wichtigsten Planungsschritte. - 1. Ist-Zustand der Technik ermitteln
Damit Arbeitgeber einschätzen können, wie weit der Weg zum Ziel "Digital Workplace" ist, müssen sie um den Ist-Zustand wissen. Daher gilt es im ersten Schritt, den Ist-Zustand der IT-Infrastruktur zu analysieren. Welche Systeme sind vorhanden und wie werden sie eingesetzt? - 2. Ist-Zustand der Prozesse analysieren
Von außen übergestülpte Prozesse werden von den Mitarbeitern abgelehnt. Deshalb ist es wichtig, zu verstehen, welche Arbeitsabläufe sich bewährt haben und bei welchen es Optimierungspotenziale gibt. Wünsche der Mitarbeiter und Möglichkeiten der IT sollten miteinander verzahnt werden. - 3. Anforderungsprofile festlegen
Erst nach den beiden ersten Maßnahmen kann detailliert geklärt werden, worin das Ziel überhaupt besteht. Dabei kann der Digital Workplace von Abteilung zu Abteilung unterschiedlich aussehen – nicht jeder braucht alles. So entstehen Anforderungsprofile, die zur entscheidenden Frage führen: Was brauchen wir überhaupt? - 4. Standard- und Speziallösungen unterscheiden
Systeme wie etwa Office-Programme oder Dokumenten-Management werden an nahezu jedem Arbeitsplatz benötigt. Hier ist es sinnvoller und preiswerter, auf Standardlösungen zu setzen. So wird klarer, wo überhaupt speziell zugeschnittene Individuallösungen gefragt sind. - 5. Speziallösungen auswählen
Im Kern des Digital Workplace steht eine reibungslose Kommunikation über Collaborations-Tools – sowohl intern als auch extern. Für bestimmte Abteilungen oder Mitarbeiter können beispielsweise auch Data-Analytics-Software und spezielle CRM- oder Digitalmarketing-Tools wichtig sein. Herauszufinden, wer welche Speziallösung braucht, legt die Basis für passgenaue Digital Workplaces. - 6. IT-Sicherheit überdenken
Je mehr Informationen digital ausgetauscht werden, desto wichtiger wird die IT-Sicherheit. Um die Risiken minimal zu halten, muss der jeweils passende Mix aus On-Premise-Systemen und Cloud-Diensten gefunden werden. Außerdem müssen Arbeitgeber entscheiden, ob Mitarbeiter mit Blick auf Datenschutz und -sicherheit Firmengeräte für ihre Arbeit nutzen oder auf ihre eigenen mobilen Endgeräte zurückgreifen sollen.
Kollaborationssoftware steht hoch im Kurs
Kern des Digital Workplace sind virtuelle Teamräume, die den direkten Austausch ermöglichen. Kollaborationssoftware wie Microsoft Office 365 oder die G Suite von Google werden vor allem von jungen Mitarbeitern als State-of-the-art-Werkzeuge zur Kommunikation und Collaboration fast schon vorausgesetzt, heißt es in der Online-Umfrage "Der digitale Arbeitsplatz ganzheitlich gedacht", die YouGov im Auftrag von Hirschtec 2019 durchführte. Der Erhebung zufolge sehen rund 40 Prozent der jungen Berufstätigen in Deutschland dringenden Modernisierungsbedarf in Sachen digitaler Arbeitsplatz.
"Viele Unternehmen stehen vor der Herausforderung, dass sie schlicht und ergreifend uralte Systeme verwenden und diese dringend modernisieren müssen", erklärt Hirsch. Für digital Workplaces, so der Geschäftsführe, spreche, dass die Kosten für die Tools stark gesunken sind und die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung DSGVO sich ebenfalls erfüllen lassen.
Wer Digital Workplaces für seine Mitarbeiter schaffen will, muss zweigleisig fahren. Zum einen gilt es, für die technologischen Voraussetzungen zu sorgen. Zum anderen sicherzustellen, dass diese Technologien auch angenommen und genutzt werden. Das ist eine Frage der Unternehmenskultur. (pg/fm)