RPA als Heilsbringer?

Automation steht seit jeher im Zentrum des Einsatzes der Informationstechnologie. Doch die Lösungen von heute werden morgen zum Problem. Diese zeigt sich immer wieder - kämpfen doch aktuell viele Unternehmen mit der Ablösung ihrer in die Jahre gekommenen Legacy-Welt. Und so scheint es, dass sich dieser Zyklus immer wieder selbst nährt. Aktuell ist der Einsatz von Bots oder Softwarerobotern der letzte Schrei. Damit diese morgen nicht zu den nächsten Problemen mutieren, bedarf es einer strategischen Herangehensweise.

Roboter-gestützte Prozessautomatisierung (Robotic Process Automation, RPA) bietet den Vorteil, alltägliche, sich wiederholende und fehleranfällige Prozesse zu beschleunigen, während gleichzeitig die Kosten niedrig gehalten werden. Mitarbeiter können sich auf sinnvollere und effektivere Arbeiten konzentrieren.

Ein Beispiel aus der Versicherungsbranche ist ein Call-Center-Mitarbeiter, der möglicherweise auf über ein Dutzend verschiedene Anwendungen zugreifen muss, um einem Kunden bei seinen Fragen zu helfen. In vielen Fällen muss dieser Mitarbeiter Daten aus einer Anwendung nehmen und in eine andere Anwendung eingeben. Dieses lässt sich selbstverständlich mit einem Softwareroboter automatisieren.

Robotic Process Automation scheint damit den Weg für die digitale Transformation zu ebnen. Besser wäre es jedoch, die ganze Interaktion im Sinne des Servicemodells bezüglich seiner Ende-zu-Ende-Automation aus strategisch zu hinterfragen und ein Zielbild zur Automation zu verwenden. Entlang des Zielbilds erfolgt dann die Abwägung des RPA-Einsatzes entlang folgender Automationsprinzipien.

Prinzipien zur RPA-Automation

• Starten Sie mit der Betrachtung des Geschäftsprozesses

Wenn Sie einen schlechten Geschäftsprozess haben, kann es Ihnen helfen, diese unter einer RPA-Lösung zu vergraben. Das zugrunde liegende Problem ist allerdings nicht gelöst. RPA macht es nicht nur schwieriger, bestimmte Anwendungen zu ändern, sondern auch Ihren gesamten Geschäftsprozess.

• Führen Sie eine Nutzenanalyse durch

Viele Unternehmen starten ihre RPA-Initiativen an unbedeutenden Prozessschnittstellen, an denen der Einsatz von RPA nicht wirklich lohnenswert ist. Um den Nutzen zu bewerten, bedarf es eines entsprechenden Mengengerüsts in Form einer Stückzahl sowie der eingesetzten Ressourcen. Hier kann unter Umständen ein "Process Mining" im Vorfeld für die notwendige Transparenz zur Abschätzung sorgen.

• Verwenden Sie nach Möglichkeit verfügbare Systemschnittstellen.

Wenn Sie eine Anwendung als Kandidaten für eine Automatisierung mit RPA betrachten, erkundigen Sie, ob eine Nicht-GUI-Schnittstelle erstellt werden kann und wie hoch die Kosten dafür ausfallen. Die GUI-Schicht in den meisten Anwendungen steuert eine zugrundeliegende Business-Logikschicht und es könnte weniger Arbeit sein, als Sie denken, diese Business-Logik direkt zur Automation zu nutzen. Sie können immer noch ein RPA-Tool verwenden, um zwischen Anwendungen zu orchestrieren, aber Sie gewinnen an Zuverlässigkeit und Geschwindigkeit, indem Sie die Benutzeroberfläche umgehen.

• Starten Sie klein und versuchen Sie keine Automation der Welt

Viele Unternehmen versuchen, komplexe, Ende-zu-Ende-Prozesse mit RPA zu automatisieren und geraten schnell in Schwierigkeiten. Starten Sie Ihre RPA-Initiative, indem Sie klein anfangen - selbst ein einfacher Prozess, der von einem Roboter effektiv gesteuert wird, kann mit der Zeit zu einem großen Gewinn führen.

• Verwenden Sie RPA als Ansatz in Ihrem Legacy Modernisierungs-Toolkit

Stellen Sie Sie sicher, dass Ihre strategische Roadmap alle von Ihnen geplanten Modernisierungsansätze berücksichtigt. Es ist wenig sinnvoll, RPA zur Automatisierung eines Prozesses zu verwenden, der in sechs Monaten verschwindet, wenn ein völlig neuer Prozess oder ein völlig neues System den bestehenden ersetzt.

• Erwarten Sie mehr Testbedarf für Ihre Anwendungen

Die Implementierung einer RPA-Lösung zum Betreiben von GUI-Anwendungen koppelt sie miteinander. Zu viel oder eine versehentliche Kopplung kann zum Problem werden. Wenn Sie RPA verwenden, um eine GUI-Anwendung zu steuern, dann veranlassen Sie, dass Robotertests Teil des Softwarefreigabeprozesses sind.

RPA sollte Teil Ihrer Strategie sein, ein Werkzeug in der Toolbox, das in Verbindung mit einer langfristigen Perspektive und einer ganzheitlichen Technologiestrategie in Ihrem Unternehmen eingesetzt wird.

RPA mit gutem Gewissen nutzen

Modernisierungsbemühungen können Jahre dauern. Unternehmen können es sich nicht leisten, auf verbesserte Effizienz zu warten. RPA kann daher ein geeigneter Weg sein, um kurzfristige Verbesserungen zu erzielen. Die Unternehmen müssen sich jedoch daran erinnern, dass es einen zukünftigen Preis zu zahlen gibt: RPA macht es schwieriger, Systeme zu ändern, da es sie direkt miteinander verbindet. Sobald eine RPA-Lösung vorhanden ist, werden Sie feststellen, dass die Entwicklung eines mit RPA verbundenen Systems mehr Aufwand bedeutet. Ein strategisches Vorgehen entlang eines Zielbilds sorgt für Abhilfe und sorgt dafür, dass die Lösungen von heute nicht zum Problem von morgen werden. (mb)